Почему необходимы местные архивы?

Важность института архивов бахаи состоит не только в массе возможностей для обучения, которые он предоставляет, но, в особенности, в огромном количестве исторических сведений и информации, которые он может предложить сегодняшним администраторам Дела и историкам бахаи в будущем. Институт архивов бахаи, в действительности, служит ценнейшим хранилищем информации относительно всех аспектов Веры, как административных и исторических, так и относящихся к доктрине.

(Из письма от имени Шоги Эффенди одному Национальному Духовному Собранию, 25 сентября 1936)

 

Духовное Собрание, как постоянное учреждение, несёт ответственность за поддержание всех своих документов, включая протоколы, переписку и финансовые документы всё время своего существования как института бахаи. Соответственно, каждое должностное лицо при завершении своего срока служения должно передать Собранию все документы имеющие отношение к делам Собрания.

Какие документы следует хранить в архивах?

В архивах бахаи хранятся официальные неиспользуемые документы Духовного Собрания, его должностных лиц и комитетов. Кроме того, в архивах хранятся другие архивные материалы, имеющие отношение к общине бахаи, такие как памятные вещи, личные бумаги бахаи, фотографии, аудиозаписи, местные бюллетени и подшивки газетных статей.

Какие документы Собрания должны храниться в архивах на постоянной основе?

Документы Духовного Собрания имеющие постоянную историческую или административную ценность должны быть перемещены в архив, когда они более не требуются для ведения дел Духовного Собрания. Это можно делать раз в год после Ризвана. Другие документы могут быть уничтожены.

Неиспользуемые документы

Поместить в архив

Уничтожить

Годовые отчеты

Х

 

Протоколы

Х

 

Письма к Праздникам Девятнадцатого Дня

 

Х

Другие рабочие письма из Национального Центра

 

Х

Уникальная переписка с Национальным Собранием, Национальным Центром бахаи или другими учреждениями бахаи

Х

 

Переписка с отдельными людьми

Х

 

Реклама, и т.п. от небахаи

 

Х

Учет рождения, заключения брака и смерти

Х

 

Журнал учета наличности

Х

 

Ежегодный финансовый отчет

Х

 

Другие финансовые документы

 

Х

Отчеты местных комитетов

Х

 

Местные бюллетени, информационные письма или календари событий

Х

 

Местный архив общественной информации или подшивки вырезок

Х

 

Дела рассмотрения личных вопросов

Х

 

Списки местных членов или справочники

Х

 

Списки деклараций, изменений адресов и т. п., бланки

 

Х

Копии ежегодных отчетов, протоколов, бюллетеней и т.д.

 

Х

Фотографии Духовного Собрания, общины бахаи или общинной деятельности

Х

 

 

Кто ответственен за архивы?

Духовному Собранию следует назначить ответственного за архивы. Это может быть секретарь Собрания, иной член Собрания, член общины может быть также назначен архивистом.

Как выявить недостающие документы?

Следует проводить ежегодную инвентаризацию архивов и передавать копию описи Духовному Собранию. Опись можно сравнить с описью за прошлый год, чтобы убедиться, что ничего не пропало.

Следует ли допускать к архивам исследователей?

Духовному Собранию следует принять политику допуска к своим неиспользуемым документам. Собранию необходим свободный доступ к своим документам, когда нужно подготовить материалы к встрече Собрания. Для личных исследований необходимо разрешение Собрания или лица ответственного за архивы, а исследователям нужно показывать только материалы открытые для доступа. Следует вести учет всех, кто пользуется архивом и всех документов, взятых на дом, чтобы обеспечить своевременный возврат документов.

Что следует учесть при хранении и защите документов?

Документы не следует хранить в таких местах, как чердаки и подвалы, где они подвержены высокой температуре, колебаниям температуры и влажности или имеется риск затопления. Возможно, стоит хранить очень ценные документы в коммерческих хранилищах, таких как банковские ячейки. Нужно помнить о следующих врагах архивов: 1) Огонь 2) Затопление 3) Чрезмерная влажность (свыше 68%), способствующая появлению плесени 4) Высокая температура (свыше 27 C°) 5) Солнечный свет 6) Насекомые и грызуны 7) Резина, скрепки и клейкая лента 8) Воровство и "одалживание навсегда".

Как поступать с личными бумагами бахаи?

Иногда Духовным Собраниям передают личные бумаги бахаи. Это могут быть письма, книги, фотографии, памятные вещи, дневники, личные воспоминания или рукописи. Каждая коллекция личных бумаг должна оставаться цельной и не смешиваться с документами Собрания или другими личными бумагами. Детали можно узнать из информационного листка Национальных архивов о личных бумагах.

Если Собрание прекращает свое существование, как поступать с его документами?

Если возможно, бывшее должностное лицо или надежный член общины должны их хранить, пока не будет создано новое Собрание. Если ни одна из этих альтернатив неприемлема, документы Собрания и другие архивные материалы следует отправить в Национальный архив бахаи для хранения. Библиотеку Собрания, включая такие публикации как "Американ Бахаи", не нужно отправлять в Национальный архив бахаи.

Если заметили ошибку, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter