Home

Для прочтения электронных документов нужен и компьютер и программное обеспечение, соответственно они уязвимы перед устареванием и аппаратного и программного обеспечения, которое происходит всего за несколько лет. Поэтому электронные документы не могут быть просто положены на полку и забыты, иначе существует риск потерять их из-за невозможности прочитать их впоследствии. Электронные документы необходимо постоянно переносить на все более новые компьютеры и программы. Поэтому архиву необходимо предусмотреть расходы на поддержание электронных документов в течение неопределенного времени. Одной из альтернатив может быть перенос электронных документов либо на бумагу, либо на микрофильм. Возможность их прочтения не зависит от электронного оборудования и известно, что они могут храниться сотни или даже более лет, если с ними должным образом обращаться.

 

Архивист не должен принимать компьютерные дискеты как единственные копии институциональных документов. Протоколы Собрания, в особенности, должны быть распечатаны и подписаны секретарем, удостоверяя, что они утверждены Собранием. Архивист должен настаивать на получении бумажных копий документов, или, если это невозможно, сразу же после получения дискет распечатывать документы.

 

Документы в электронной форме хранятся по крайне мере по трем причинам:

  • Они были созданы в электронной форме.
  • Пользователям понадобится возможность производить машинный поиск в документах.
  • Документ представляет собой целое только в электронной форме, как например бухгалтерская программа выступает в роли бухгалтерской книги. Воспроизведение в печатном виде не всегда может быть возможно в таких случаях.

 

Документы из первых двух категорий можно хранить в электронной форме только по причине удобства использования, но их необязательно предоставлять в архив в электронной форме. Документы из последней категории необходимо выявлять и определять, если их необходимо хранить в течение длительного времени и осуществлять их перенос. В подобных случаях архиву потребуется получить метаданные о таких документах. Метаданные – это «данные о данных», т.е. информация, которая поможет при идентификации, аутентификации, описании, помещении в контекст и предоставлении доступа к документам и другой информации. Хотя метаданные, архивное описание также является таковыми, могут быть применимы к любой форме документов, они обычно используются при описании электронных документов.

 

Одна из стратегий сохранения электронных документов может выражаться в том, что их образователь продолжает поддерживать их, а не сдает в архив. Это позволит обеспечить переход электронных документов на новые форматы. Но помощь архивиста может потребоваться при определении документов, которые подлежат длительному хранению, а которые можно уничтожить. В идеале, работа с электронными документами должна быть начата до их создания, а именно с систем сортировки и хранения, чтобы персонал знал, куда помещать каждый документ. График документов должен включать как документы на бумаге, так и в электронной форме, и системы регистрации документов должны помогать в организации доступа и хранения. Место сохранения должно помочь в выяснении серии и дела, к которым относится документ и, следовательно, определить его срок хранения.

 

Имеется множество сложностей, относящихся к созданию и сохранению документов в электронной форме, которые не нашли отражение в этом руководстве, и представляющих значительную трудность для профессиональных архивов и организаций работающих с документами. Дополнительные источники указаны в библиографии и могут быть найдены в Интернет.

Если заметили ошибку, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter

Новый фильм к 200-летию Баба!

Фильм "Восхождение Света" к двухсотлетию рождества Баба

Скоро двухсотлетие!

Поделитесь идеями и материалами к 200-летию рождества Баба! Присылайте для размещения на сайте «Архивы — память общины» по эл. почте: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Рекомендуйте друзьям

Дома Поклонения Бахаи

Передать в архив

Отправить материалы в "Архивы — память общины" легко. Нажмите на картинку и загрузите файлы.

загрузить файл в архив

Yandex

BahaiArc — хорошая площадка, чтобы поделиться вашими переводами текстов бахаи. Присылайте: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.