Home

Коллекции

База знаний

МСБ

СНМБ

BahaiArc

Вера Бахаи

Блог

Home
Документация НПО
  Документация НПО, память для всех. Практическое пособие с ответами на 60 вопросов. В формате PDF  
 

Содержание

Вы сказали "НПО"?

Документация: семена памяти

Документы НПО: мост между настоящим и будущим

Повседневно: качественное управление документацией

Долгосрочное хранение: внесите в перечень и упорядочьте ваши дела

Место для архива

Кто может помочь

 
 

Выражение признательности: Данное пособие было подготовлено старшим куратором Исторического центра Государственного архива Франции Армелль Ле Гофф. Международный центр архивов благодарит сотрудников своей Службы для
архивистов международных организаций за их вклад, а также Патрика Каделла, Маргарет Проктер и Дэвида
Лэйтча (Велокибритания) за перевод пособия
на английский язык, его адаптацию и редактирование.
Русскоязычная версия издана при поддержке
Государственного архива Франции и Архива «Открытое Общество» в Будапеште. Текст пособия адаптирован с учетом особенностей
и методики русскоязычного делопроизводства.
© ICA, 60, rue des Francs Bourgeois, 75003
Paris, France.


Воспроизведение

Воспроизведение посредством переиздания или
перевода целого текста или его частей некоммерческими
организациями будет разрешено при условии должного упоминания участников этого издательского проекта.


Издание 
Директор издания: Джоан ван Альбада
Координатор: Анна Свенсон Дизайн: Тереза Тройка, Франция
Перевод и адаптация: Анна Ястржембска, Будапешт
Верстка и печать: Jaffa Ltd., Hungary

 

 

ВОПРОСЫ:

  1. Что такое документы?
  2. Что такое «фонд»?
  3. Что такое «дело»?
  4. Текущая документация и исторические архивы: в чем отличие?
  5. Все ли документы имеют архивную ценность?
  6. Являются ли документами записи на дисках или кассетах?
  7. Следует ли организации считать, что электронные или произведенные с помощью других (не «бумажных») технологий документы являются частью ее фонда?
  8. Какие иные типы «цифровых средств» могут пролить свет на деятельность НПО и использоваться в качестве носителей памяти?
  9. Как быть с аудио- и видеоматериалами, которыми располагает НПО?
  10. Фоноархивами какого рода могут располагать НПО?
  11. Какие преимущества может дать качественное управление документацией в каждодневной жизни НПО?
  12. Почему архивы можно считать внутренней памятью НПО?
  13. Можно ли в силу вышесказанного говорить об архивах НПО как о «коллективной памяти»?
  14. Зачем исследователям могут понадобиться архивы НПО?
  15. Организация системы хранения документации представляется одной из важнейших задач НПО. Но как это сделать?
  16. Когда и как нужно открывать дело?
  17. Как обеспечивается целостность дела?
  18. Каким образом упорядочивать дело?
  19. Дела каких типов есть у НПО?
  20. С помощью каких процедур следует организовывать дела, содержащие стратегическую информацию?
  21. Что такое хорошее название?
  22. Как выбрать название дела?
  23. Что такое архивный индекс дела?
  24. Можно ли заблаговременно предпринять меры предосторожности, которые позволят физически сохранить документацию?
  25. Как следует хранить дела?
  26. Что необходимо сделать, прежде чем отправить дело на хранение?
  27. Что именно следует удалять?
  28. Нужно ли предпринимать какие либо меры предосторожности перед уничтожением дел?
  29. Как определить порядок делопроизводства внутри организации?
  30. Можно ли заранее составить план управления определенными категориями документации?
  31. Что такое управление документацией?
  32. Какова ценность схемы классификации дел?
  33. Как разработать схему классификации?
  34. Должна ли схема классификации быть одинаковой в случае электронных и «бумажных» архивов?
  35. Почему важно, чтобы схема классификации была общей для документации на любых носителях?
  36. Какой системой индексирования следует пользоваться?
  37. Как найти дело в правильно упорядоченной системе дел?
  38. Каковы преимущества электронных систем управления документацией?
  39. Нужны ли какие либо предосторожности в предоставлении доступа к документам?
  40. Какие практические шаги нужно предпринять для упорядочения электронного архива на компьютере?
  41. Какие электронные документы следует сохранять, и какие – удалять?
  42. Следует ли сохранять в электронном формате документы, хранящиеся в распечатанном или машинописном виде?
  43. Какие меры следует предпринимать для обеспечения сохранности электронных документов?
  44. Что происходит в случае замены операционной системы или аппаратного обеспечения в организации?
  45. В каких случаях следует распечатывать материалы электронного архива?
  46. Где можно найти дополнительную информацию по управлению электронным архивом?
  47. Как можно заполнить пробелы в архиве?
  48. Какую помощь могут оказать бывшие сотрудники?
  49. Какую пользу НПО может извлечь из личных архивов?
  50. Могут ли добровольцы, участники программ по сбору устных исторических свидетельств, помочь в восстановлении событий, оригинальные документальные подтверждения которых отсутствуют?
  51. Какое здание подходит для архива?
  52. Кто они – «враги архива»?
  53. Какие меры предосторожности нужно предпринять?
  54. Какие меры предосторожности нужно предпринимать при обращении с аудиоархивами?
  55. Как хранить дела?
  56. А как быть с электронными архивами?
  57. Что делать, если документ порвался, промок или испачкался?
  58. Как покрыть расходы на надлежащие организацию и содержание архива?
  59. Где достать специальное оборудование?
  60. Где получить помощь?

 


Документация НПО, память для всех.


У вас тоже есть полезные документы? Пришлите нам, мы опубликуем Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

 
Документация НПО, память для всех
  Документация НПО, память для всех. Практическое пособие с ответами на 60 вопросов. В формате PDF  
 

Содержание

Вы сказали "НПО"?

Документация: семена памяти

Документы НПО: мост между настоящим и будущим

Повседневно: качественное управление документацией

Долгосрочное хранение: внесите в перечень и упорядочьте ваши дела

Место для архива

Кто может помочь

 

Вступительное слово

Международный совет архивов (МСА) был образован под эгидой ЮНЕСКО в 1948 году. МСА предоставляет значительную техническую и профессиональную поддержку архивистам и архивным учреждениям во всем мире. Проводя исследования, организуя конференции и выездные экспертные миссии, разрабатывая нормы и стандарты, а также предоставляя информацию, МСА содействует осмыслению правительствами, гражданским обществом и международным сообществом значимости архивов.

Предлагаемое пособие дает практические рекомендации. Оно также преследует цель обратить внимание связанных с архивами должностных лиц, сотрудников и волонтеров неправительственных организаций (НПО) на ценность их документации и дать им рекомендации относительно управления этой документацией и ее хранения. Несомненно, часть такой документации очень важна и для самих организаций, и для обществ в тех странах, где работают эти организации.

Преимущества эффективного управления документацией внутри государственной или частной организации хорошо известны. Это – выигрыш во времени и в рабочем пространстве, сохранение юридической и административной информации, хорошая осведомленность относительно процесса принятия решений в прошлом и, наконец, открытость информации. Сегодня среднесрочное и долгосрочное хранение документации в электронном виде – достаточно сложная задача. Такое хранение требует, чтобы управление документацией начиналось на ранней стадии «жизненного цикла» документа. В данном руководстве предлагаются простые и действенные рекомендации по принятию соответствующих мер.

В некоторых странах, где НПО занимаются деятельностью, не поддерживаемой государством, архивы таких организаций приобретают исключительное значение для воссоздания истории отдельных людей, групп населения и объединений. В тех государствах, где в прошлом у власти находились репрессивные режимы и где государственные архивы полностью или частично уничтожены или недоступны, документация НПО представляет собой редкий источник информации, позволяющей жертвам упомянутых режимов лучше разобраться в механизмах репрессий, а также заявить свои права на правдивую информацию и компенсацию ущерба.

Настоящее пособие было создано по рекомендации, сформулированной директорами государственных архивов и руководителями профессиональных ассоциаций архивистов во время 35-ой Международной конференции «Круглого стола архивов» (CITRA), состоявшейся в Рейкьявике в 2001 году, на которой обсуждались вопросы сбора и отбора архивных материалов в современных обществах. Поскольку сегодня роль гражданских обществ в международной жизни растет, а сохранение документации НПО связано с трудностями, озабоченность и инициативность МСА представляются вполне оправданными и заслуживающими одобрения. За внешне скромными устремлениями МСА кроется твердая решимость принести пользу жителям Земли путем достижения большей открытости информации, эффективного управления памятью человечества и ее сохранения. Я с радостью приветствую изданиe данного пособия, как одно из проявлений последовательного стремления МСА сохранить память мира во всем ее бесконечном многообразии.

 

Коитиро Мацуура

Коитиро Мацуура

Генеральный директор ЮНЕСКО

 
Документация НПО, память для всех
  Документация НПО, память для всех. Практическое пособие с ответами на 60 вопросов. В формате PDF  
 

Содержание

Вы сказали "НПО"?

Документация: семена памяти

Документы НПО: мост между настоящим и будущим

Повседневно: качественное управление документацией

Долгосрочное хранение: внесите в перечень и упорядочьте ваши дела

Место для архива

Кто может помочь

 

 

Для кого?

 

Для вас, руководители, сотрудники и партнеры неправительственных
организаций (НПО)

 

I. ВЫ СКАЗАЛИ: «НПО»?

НПО: НОВОЕ ЯВЛЕНИЕ

 

Что такое НПО?

 

НПО = неправительственная организация

Многообразие и разносторонность деятельности неправительственных организаций усложняет краткое их определение. Но все же НПО имеют некоторые общие черты. В данном пособии речь идет об организациях, для которых характерно наличие трех признаков:

  • Первый признак очевиден из названия и состоит в независимости таких организаций от государства, хотя это и не исключает сотрудничества НПО с правительственными органами и получения от последних финансовой поддержки.
  • Но одного только указанного признака недостаточно: есть и другие международные организации, например, транснациональные корпорации, которые не зависят от государства. Вторым признаком НПО является статус объединения: НПО – это группа частных лиц, объединившихся для совместной некоммерческой деятельности.
  • Третьим признаком является характер этой деятельности. НПО обычно создаются с целью защиты определенных гуманистических, общечеловеческих и демократических ценностей. Таким образом, помощь (главный предмет этого пособия) является одной из основных целей в деятельности НПО.
Когда НПО впервые появились на международной арене?

Филантропия появилась не в ХХ веке. Благотворительные общества существовали с древних времен. Однако именно ХХ век можно назвать «веком НПО». НПО начали развиваться с 1945 года с образованием ООН (Организации Объединенных Наций). Следующая волна инициатив гуманитарной направленности относится к 1970-м годам, когда начали появляться организации «без границ». Сегодня НПО получили очень широкое распространение.

Согласно оценке Союза международных ассоциаций (UIA), в 2001 году в мире существовало около 40 000 международных НПО (МНПО).

… С РАЗЛИЧНЫМИ НАЦИОНАЛЬНЫМИ ОСОБЕННОСТЯМИ …

НПО – национальная или международная организация?

НПО может изначально базироваться в одной стране или же с момента своего образования развиваться как международная структура. Примерами организаций первого типа могут служить Oxfam (Великобритания) или CARE (США), которые начали свою деятельность, опираясь исключительно на источники средств внутри страны, и только позднее стали устанавливать связи с международными федерациями. Вторая категория включает в себя такие организации как «Международная Амнистия», образованная в Великобритании, но с самого начала обращавшаяся за поддержкой в другие страны.

МО, МПО, НПО, МНПО: Чем они отличаются?

МО (международная организация) – это собирательный термин, который охватывает всевозможные международные организации, тогда как термин МПО (межправительственная организация) относится к организации с региональными или международными  обязательствами, созданной несколькими государствами, как, например, ООН или ЮНЕСКО.

МНПО (международная неправительственная организация) – это организация, созданная транснациональными участниками (такими, как различные НПО, объединения, политические партии).

Чем отличаются друг от друга НПО разных стран?

Помимо различий в названиях, НПО разных стран отличаются друг от друга размерами, способами организации и степенью распространенности. Сходным образом государственная финансовая поддержка, получаемая НПО в разных странах, тоже различна. Она имеет особенно большое значение в Германии, Нидерландах и скандинавских странах.

АССОЦИАЦИИ: МНОГООБРАЗНЫЙ «ЛАНДШАФТ»

Во Франции ситуация неоднородна: наряду с большим количеством малых и средних ассоциаций существует несколько крупных, таких как «Врачи без границ» [MSF – Medecins sans frontieres] и «Врачи мира» [MDM – Medecins du monde].

В США, как и в Великобритании, ассоциаций относительно мало, но это в основном крупные организации, которые могут управлять значительными потоками средств.

В Нидерландах благотворительные ассоциации объединены в четыре крупных федерации: NOVIB (федерация светских организаций), HIVOS (федерация организаций гуманистической направленности), ICCO (федерация протестантских организаций), CEBEMO (федерация католических организаций).

Особенностью Германии является существование фондов, связанных с политическими партиями, например, Konrad Adenauer Stiftung (Христианско-демократический союз Германии), Friedrich Ebert Stiftung (Социал-демократическая партия Германии).

После смены политической системы в центральной и восточной Европе в этом регионе появилось много различных НПО. Как правило, они занимаются социальными вопросами, стремясь компенсировать недостаточно активную деятельность государства в этой области. …

НО ПРИЗНАННОЕ СЕГОДНЯ МЕЖДУНАРОДНЫМ СООБЩЕСТВОМ

Каков статус НПО по отношению к ООН?

В Статье 71 Устава ООН признается особая роль транснациональных объединений, в том числе, естественно, НПО, которые могут участвовать в консультационной деятельности Экономического и социального совета ООН (ЭКОСОЦ). Ряд резолюций ООН определяет условия такой консультационной деятельности1. Сегодня около 2 000 НПО так или иначе участвуют в работе ЭКОСОЦ.

Литература по теме: John Baylis and Steve Smith (eds) The Globalization of World Politics. An Introduction to International Relations. Oxford: Oxford University Press, 1997. Eurasia Resources. Published by Civil Society International (www.civilsoc.org/books/resource)

From the Roots Up: Strengthening Organizational Capacity Through Guided Self-Assessment. Published by World Neighbours (Mail order at Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.) Post-Communist Transition as a European Problem. Published by Longo Editore Ravenna (Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.) www.longo-editore.it.

Brian Pratt (ed.), Changing Expectations? The Concept and Practice of Civil Society in International Development. International NGO Training and Research Centre (INTRAC), Publications@ intrac.org (www.intrac.org)

 

1 288(X) B: принята в феврале 1950 г.; Резолюция 1296 (XLIV): принята в мае 1968 г.; Резолюции 1996/31 и 1996/297: приняты в июле 1996 г.

Документация НПО, память для всех
  Документация НПО, память для всех. Практическое пособие с ответами на 60 вопросов. В формате PDF  
 

Содержание

Вы сказали "НПО"?

Документация: семена памяти

Документы НПО: мост между настоящим и будущим

Повседневно: качественное управление документацией

Долгосрочное хранение: внесите в перечень и упорядочьте ваши дела

Место для архива

Кто может помочь

 

Почему?

Цель неправительственных организаций – активная оперативная деятельность. Однако они также производят документацию, которая может представлять собой долгосрочную ценность, даже если она и не воспринимается в таком качестве самими НПО. В документации неправительственных организаций – их память...

 

II. ДОКУМЕНТАЦИЯ: СЕМЕНА ПАМЯТИ

АРХИВ:

КОЛЛЕКЦИЯ ДОКУМЕНТОВ…

1. Что такое документы?

Документы содержат «информацию, которая произведена, получена и хранится в качестве свидетельства, либо информацию, которая создается организацией или человеком во исполнение определенных юридических обязательств или в ходе деловых трансакций». Кроме того, документы – это память: то, что содержат документы, можно «вспомнить». Но это «вспоминание » требует некоторого усилия: память требует заботы наподобие хорошо ухоженного сада. Документы  – это носители памяти.

2. Что такое «фонд»?

Все создают документы:

  • физическое лицо: например, писатель, ученый, художник и т. п.;
  • юридическое лицо: например, ассоциация;
  • государственное учреждение: правительственный орган или ведомство;
  • частная организация: корпорация или банк…

Совокупность всевозможной документации, растущая в ходе деятельности юридического лица, и является тем, что принято называть «фондом». Таким образом, совокупность документации какого-либо НПО также попадает в эту категорию.

Для НПО очень важно сохранить целостность своего фонда путем совместного хранения всех документов, производимых или получаемых в ходе деятельности НПО, или путем сведения этих документов в единое хранилище в случаях, когда они разрознены.

3. Что такое «дело»?

Дело – это группа документов, сводимых вместе в ходе работы над определенной темой или касающихся определенной области деятельности. Дело содержит описание той или иной работы и представляет собой ценность как административного, так и свидетельского характера. Документ нельзя перемещать из дела, частью которого он является. Вне контекста дела документ теряет смысл и информационную ценность. Каждый документ имеет свое место в деле, а каждое дело является частью фонда.

… В КОТОРОЙ ЗАФИКСИРОВАНА ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ЧЕЛОВЕЧЕСТВА В ТЕЧЕНИЕ ОПРЕДЕЛЕННОГО ПЕРИОДА ВРЕМЕНИ …

4. Текущая документация и исторические архивы: в чем отличие?

В англосаксонском мире существует четкое различие между текущей, или действительной, документацией, т.е. «документами, необходимыми в повседневной работе», и архивами, т.е. «документами, которые более не являются необходимыми в текущей деятельности и которые хранятся – после или без предварительной экспертизы – организацией, произведшей эти документы для своих нужд, или соответствующим архивным учреждением»2.

Можно выделить три категории документов:

  • документы, используемые в управлении текущей деятельностью, т. е. те, к которым приходится часто обращаться. Такие документы хранятся в офисе организации и поэтому легко доступны при необходимости.
  • документы, которые более не используются часто, но сохраняются в течение некоторого времени для справочных целей или в соответствии с юридическими обязательствами. Нет необходимости хранить такие документы непосредственно в офисе создавшей их организации. Обычно их содержат в хранилище недалеко от офиса. Если к документам обращаются реже 2/3 раз в месяц, их следует хранить в центре документации (очевидно, что роль такого центра может выполнять и специально отведенное под хранилище помещение в офисе организации). В США и в Европе многие НПО пользуются услугами специальных коммерческих хранилищ, имея возможность доступа к документации через посредство соответствующего коммерческого провайдера.
  • Долгосрочные или исторические архивы содержат документы, длительное хранение которых оправдано их административным значением или исторической ценностью. Это означает, что к таким документам следует открыть доступ для исторических исследований и что через мекоторое время они могут быть переданы архивной службе.
5. Все ли документы имеют архивную ценность?

Вовсе нет. Большинство организаций всевозможных типов уничтожают 95 % своей документации. Но в то же время многие документы уже с момента создания имеют потенциальную архивную ценность. Любой НПО необходимо определенным способом архивировать и хранить следующие типы документов:

  • все документы, устанавливающие или подтверждающие право собственности (дарственные, купчие, контракты, договоры и т. п.);
  • юридические документы (уставы, постановления, учредительные документы и т. п.);
  • дела, содержащие документы, которые связаны с историей организации: ее деятельностью и развитием (протоколы заседаний, документы, относящиеся к кампаниям по сбору средств, и т. п.);
  • отчеты и постановления правления;
  • стратегические руководства и процедурные правила;
  • дела, содержащие информацию о сотрудниках организации, волонтерах и партнерах;
  • дела, содержащие информацию о людях и странах, находящихся в поле деятельности организации;
  • дела, содержащие информацию о грантах;
  • дела, содержащие информацию о проектах;
  • ежегодные отчеты о деятельности и ежегодные финансовые отчеты;
  • публикации самой организации и публикации о ней.

Такое архивирование осуществляется еще до того, как дела вышли из текущего пользования! Учредительные уставы НПО имеют архивную ценность еще до публикации. Дело, приготовленное для запланированного общего собрания или для заседания правления, так же уместно в архиве, как и дело, содержащее документы общего учредительного собрания.

… И КОТОРАЯ МОЖЕТ СОХРАНЯТЬСЯ НА ЛЮБЫХ НОСИТЕЛЯХ

6. Являются ли документами записи на дисках или кассетах?

Да. Документы могут быть созданы на любом носителе, на котором можно записывать и с которого можно воспроизводить информацию. Документация НПО – это не только бумажные дела, содержащие написанные от руки или печатные документы, оригиналы и фотокопии, например, телеграмм, факсов, планов, писем, «серой» литературы3, плакатов, договоров, контрактов. Документация может также включать фильмы, аудиозаписи, электронные документы, производимые в ходе работы. Общей чертой всех перечисленных документов является то, что они являются результатом деятельности НПО и отражают эту деятельность. Если такие документы имеют архивную ценность, то для обеспечения должного доступа к ним в будущем необходимо сохранять также сопутствующую «бумажную» документацию (инструкции, пояснения и т. п.). В случае электронных документов это может означать, что содержащаяся в них информация должна быть сохранена также на других носителях. При этом материалы на различных носителях следует архивировать раздельно: дискеты, фотографии, аудио- и видеопленки не могут храниться вместе с бумажной документацией, менее требовательной к условиям хранения. Фотографии, аудио- и видеоматериалы (AV) требуют особой тщательности в обращении, и поэтому желательно перевести их для хранения в историческое архивное учреждение. Управлять электронными материалами следует с особой обстоятельностью еще и потому, что у самих НПО редко есть возможность обслуживать такие документы в течение длительного времени. Такую документацию следует хранить в электронном архиве, где наряду с содержанием самих материалов помещаются «метаданные», т. е. информация о контексте, в котором создавались материалы. Такая информация имеет решающее значение для обеспечения достоверности и целостности данных.

7. Следует ли организации считать, что электронные или произведенные с помощью других (не «бумажных ») технологий документы являются частью ее фонда?

Да, потому что времена, когда вся информация хранилась на бумажных носителях, давно прошли. Электронная почта является сегодня стандартным методом работы и общения НПО, и оказалась особенно эффективной в случаях физической удаленности участников друг от друга. Особенно ярко это проявляется в тех НПО, которые основаны относительно недавно и большинство сотрудников которых составляет молодежь Интернет-поколения. Обычно в таких случаях большая часть рабочих документов вовсе не печатается на бумаге, а доступна лишь в электронном формате. Поэтому следует уделять особое внимание обеспечению сохранности этих виртуальных документов и наличию технических средств доступа к ним. Необходимо сохранять исходные установочные диски применяемого программного обеспечения и сопроводительную документацию к нему, поскольку они потребуются, когда носители данных или сами данные технически устареют и нужную информацию уже невозможно будет прочесть, используя новое аппаратное и программное обеспечение. Следует также распечатывать архивируемые документы на бумаге и сохранять копии в соответствующем деле4.

8. Какие иные типы «цифровых средств» могут пролить свет на деятельность НПО и использоваться в качестве носителей памяти?

Помимо документов, созданных при помощи текстовых процессоров, и электронных писем, которые, как правило, представляют собой компьютерные файлы достаточно скромных размеров, некоторые организации создают для своих административных и информационных целей базы данных. Эти базы данных (например, содержащие данные о сотрудниках) постепенно совершенствуются и периодически обновляются и дополняются с учетом поступающей информации. Такие базы данных часто представляют собой важные источники информации. Кроме того, многие НПО создают свои собственные сайты в Интернете. Сайты также являются мощными информационными инструментами, а заодно – местом общения и обмена идеями (электронные форумы, совещания и т. п.). С момента создания любой информации в цифровом формате следует определить и внедрить процедуру её сохранения.

9. Как быть с аудио- и видеоматериалами, которыми располагает НПО?

Такие материалы включают в себя аудио-, видео- и кинопленки, которые могут иметь архивную ценность. Что касается аудиозаписей, следует различать архивы фонодокументов и архивы «устной истории», даже если они содержатся на одинаковых носителях. Разница между ними обусловлена способами их создания. Архивы фонодокументов создаются в ходе определенной деятельности и в соответствии с правилами процедуры, которые могут быть или не быть обязательными для выполнения. Такие архивы – часть рабочего процесса; их использование в качестве документальных или исторических свидетельств, как правило, не предусматривается. Архивы же «устной истории» создаются в контексте исторических проектов, и, следовательно, являются не результатом или отражением деятельности, а ее свидетельством.

10. Фоноархивами какого рода могут располагать НПО?

Существует три типа фонодокументов:

  • Записи учредительных собраний НПО, общих собраний, советов, заседаний комитетов, а также других рабочих встреч и даже важных телефонных разговоров. Поскольку полная стенграфическая запись заседаний имеется не всегда, преимуществом аудиозаписей, в отличие от протоколов, составленных по заметкам, сделанным в ходе собраний, является их полнота. Когда же во время заседаний не делаются вообще никакие заметки либо они намеренно сокращаются или искажаются, аудиозаписи просто незаменимы. Однако впоследствии такие аудиозаписи могут вызывать определенные проблемы, связанные с вопросами конфиденциальности.
  • Непосредственные записи деятельности НПО или проводимых ею открытых демонстраций, например, записи звукового и визуального содержания публичных празднований или уличных собраний. В дальнейшем такие записи могут представлять собой документальную и часто этнографическую ценность.
  • Записи, сделанные с целью информирования. Для обеспечения эффективности своей деятельности НПО должны информировать общественность о своей работе и преследуемых целях. Если такая информация распространяется профессиональной организацией (например, радио- или телевизионным каналом), созданные документы впоследствии содержатся в архиве этой организации, но, как правило, представители НПО, принимавшие участие в программе, также получают копию записей. Для НПО желательно сохранять коллекцию документов такого рода. Это обеспечивает возможность более легкого доступа к этим документам в будущем, чем если бы их пришлось запрашивать у радио- или телевизионных каналов, которые их создали.
  • Информационные записи как любительского, так и профессионального уровня, созданные как для внутреннего использования, так и для публичного представления, могут быть произведены и силами самой НПО. В любом случае как можно более полная коллекция таких материалов должна сохраняться организацией. Прежде чем избавляться от пробных эпизодов и текущего съемочного материала, стоит учесть и оценить потенциальную ценность информации, содержащейся в таких материалах, но не используемой в «чистовом» варианте.

2 МСА (ICA’s Dictionary of Archival Terminology) организации и поэтому легко доступны при необходимости.

3 обычно называют документальные материалы, которые не были опубликованы коммерческим способом.

4 о типе данных, их создателе и рабочем процессе, результатом которого они явились.

Документация НПО, память для всех
  Документация НПО, память для всех. Практическое пособие с ответами на 60 вопросов. В формате PDF  
 

Содержание

Вы сказали "НПО"?

Документация: семена памяти

Документы НПО: мост между настоящим и будущим

Повседневно: качественное управление документацией

Долгосрочное хранение: внесите в перечень и упорядочьте ваши дела

Место для архива

Кто может помочь

 

III. ДОКУМЕНТЫ НПО: МОСТ МЕЖДУ НАСТОЯЩИМ И БУДУЩИМ

«Документы, архивы… Все это в прошлом!» Нет! Хотя фактически архивные материалы документируют деятельность людей в прошлом, они применимы в настоящем и будущем. Качественное управление архивными документами обеспечивает непосредственную экономию времени и средств, улучшая организацию обмена информацией внутри НПО и, тем самым, способствуя более эффективной работе. Архивные документы важны также для того, чтобы ни сама организация, ни те люди, которые вовлечены в ее деятельность, не «потеряли свою память». Помимо этого, благодаря сохранению документов в архивах люди будущего смогут изучить и лучше понять роль неправительственных организаций.

 

Сохраняя свои архивы, НПО приносит пользу обществу: таким образом организация удовлетворяет ожидаемые и еще неизвестные потребности людей настоящего и будущего. Сохранение архивов – это способ преодолеть быстротечность и невозвратность текущего момента. Организация, которая не сохраняет своих архивов, обречена на забвение.

ПОЛУЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ

11. Какие преимущества может дать качественное управление документацией в каждодневной жизни НПО?

Сегодняшнее общество является информационным обществом. Поэтому быстрое и эффективное получе ние информации дает значительные преимущества, в частности позволяя экономить время и средства. При этом основной принцип, который надо помнить, следующий: эффективное управление документацией внутри организации облегчает доступ к информации, повышая таким образом ее ценность.

Управление документацией необходимо прежде всего для административных и юридических целей. Рационально упорядоченная документация позволяет организации должным образом защищать свои права в судебных процессах. Документы, касающиеся кадров, должны содержаться надлежащим образом: они содержат большое количество важной информации, например, относящейся к служебной карьере людей или к пенсиям; кроме того, в разных государствах предусмотрены различные правовые нормы, определяющие обязательные сроки хранения юридической, административной и бухгалтерской документации. Организация может повторно использовать информацию, накопленную в системах документации, в самых разнообразных целях. Это – информация «из первых рук»; в процесс ее сбора были вложены деньги и профессиональные знания. Изначально документы создаются как результат деятельности НПО. Это– протоколы заседаний, письма, отчеты, регистры бухгалтерского учета, счета, анкеты, планы. Они являются одновременно и инструментами управления, и источниками информации об опыте, приобретенном организацией в ходе ее деятельности, источниками, на которые она может опираться, обосновывая принимаемые решения или начиная новые проекты. Эти документы могут быть полезны, например, когда необходимо определить, можно ли начинать программу развития непосредственно после акции в условиях чрезвычайной ситуации, или – с другой стороны – можно ли в условиях чрезвычайной ситуации продол жать работу в соответствии с планом развития. Для того, чтобы определить способы поддержки независимого местного управления, НПО должны учитывать местонахождение и размеры страны, а также условия жизни ее населения. Имея возможность извлечь из дел различных предыдущих миссий информацию и аргументы, нужные для начала новых проектов, НПО могут избежать ошибок и напрасных затрат времени и денег, например, за счет того, что будут заранее знать, с кем из местных людей и организаций полезно наладить контакты. Информация, содержащаяся в документации неправительственных организаций, может также оказаться ценной для обмена сведениями и мнениями с их партнерами, следовательно, для развития новых форм сотрудничества.

НОСИТЕЛЬ ПАМЯТИ

12. Почему архивы можно считать внутренней памятью НПО?

Архивы документации являются внутренней памятью НПО. Для организаций, в которых благотворители, волонтеры и профессионалы работают вместе и персонал которых постоянно меняется, хранение документации в архивах обеспечивает связь между поколениями. Пользуясь архивами, можно должным образом оценить работу предшественников, когда добровольно или по необходимости те «передают эстафету» своим последователям. Это касается передачи не только опыта, но и духа организации. Так же, как историки и социологи говорят о культуре бизнеса, мы можем говорить сегодня об «организационной культуре». Архивы содержат доказательства того, что «ничто не берется ниоткуда». Они – свидетельства роли багажа, накопленного НПО. По ним можно проследить причины создания организации, ее связи с другими объединениями: можно определить, например, обусловлена ли религиозными чувствами некая позиция организации, официально не связанной с церковью, зная, что основатели организации начали свою деятельность движимые исповедуемой ими верой; можно выяснить, имеет ли организация какое-нибудь отношение к определенной политической тенденции или каково ее общее мировоззрение. Имея архивы, можно понять, в чем своеобразие организации, и сделать все возможное, чтобы сохранить это своеобразие. Архивная информация составляет основу организационной культуры и позволяет НПО осознанно направлять свою деятельность и выбирать методы работы.

13. Можно ли в силу вышесказанного говорить об архивах НПО как о «коллективной памяти»?

В ходе своей деятельности НПО создают связи между народами, индивидуумами и обществами. Сохраняя свои архивы, НПО выполняют универсальную функцию хранителей памяти, а также вносят свой вклад в развитие новых дружеских связей, которые исключительно важны для будущего мира. Предоставляя доступ к архивам, НПО облегчают сохранение памяти и позволяют отдавать долг памяти тем группам населения, которые либо были «забыты историей», либо пали жертвами стихийных или социальных катастроф и о которых архивы правительственных учреждений могут не давать вообще или давать необъективные сведения. Недостаток информации о жертвах авторитарных режимов, например, может лишить общества возможности отдания долга памяти жертвам и примирения, и память выживших останется открытой раной.

ИСТОЧНИК ДЛЯ АКАДЕМИЧЕСКИХ ИССЛЕДОВАНИЙ

14. Зачем исследователям могут понадобиться архивы НПО?

Архивные материалы представляют собой сырье для научных исследований. Конечно, изучая недавнее прошлое, современные историки, как и социологи, обращаются к непосредственным свидетельствам очевидцев и к газетным материалам. Однако для понимания проблем каждодневной реальности неизбежно потребуется дальнейшее исследование, в частности архивных материалов. Невозможно понять историю НПО с помощью только газетных статей.

НЕКОТОРЫЕ ТЕМЫ ДЛЯ ВОЗМОЖНЫХ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИХ РАБОТ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ АРХИВОВ НПО:

  • История самих НПО как новых значительных участников событий международной жизни во второй половине ХХ века. НПО заслуживают специального исследования.
  • История международных организаций. И государства, и НПО являются активными участниками международных организаций. Соответствующая деятельность правительств фиксируется государственными архивами. В случае, если при этом архивы НПО не будут сохранены, возникнет риск несбалансированности документальных свидетельств, что может привести к недостаточной ясности при проведении академических исследований.
  • История тех, кто забыт, и жертв. Архивы НПО могут вернуть жизнь и голос жертвам режимов и заключенным, которые лишены гражданских прав, притесняемым группам населения и этническим меньшинствам, безземельным крестьянам, тем, кто оказался «на задворках» общества, жертвам социальной изоляции, которые часто «исключаются» из архивов.
  • Глобализация. Каково отношение «северных» и «южных» государств к этому явлению?
15. Организация системы хранения документации представляется одной из важнейших задач НПО. Но как это сделать?

Предпринимайте обдуманные меры с целью:

  • заручиться поддержкой со стороны правления, особенно на уровне высшего руководства;
  • подготовить перечень документов и дел, которые вы используете. Укажите в этом списке носители, на которых хранятся упомянутые документы (бумага, аналоговые или цифровые носители). Определите принципы и технические процедуры управления документацией;
  • предоставить необходимую информацию как сотрудникам и волонтерам вашей организации, так и вашим партнерам и убедить их в ценности инициативы, чтобы заручиться их одобрением;
  • убедить их в необходимости создавать и сохранять рабочую документацию, в частности неофициальные «черновые» проекты, поскольку эти материалы помогают понять, с чего начиналось то или иное дело, позволяют разрабатывать новые эффективные стратегии партнерства и вообще представляют собой значительный источник исторических свидетельств.

Данное пособие содержит начальные рекомендации. Ниже приведены два лучших (англоязычных) источника дальнейшей информации:

  • Интернет-сайт Государственного архива Великобритании [UK National Archives, в прошлом – Public Record Office]: http://www.nationalarchives.gov.uk В особенности важны разделы сайта, посвященные управлению документацией
  • Международный фонд управления документацией [International Records Management Trust]: www.irmt.org.uk Особенно важен раздел документации государственного сектора [Public Sector Records] Накопив некоторый опыт управления документацией, вы, возможно, найдете полезным следующий источник:
  • Интернет-сайт Государственного архива Австралии [National Archives of Australia]: www.gov.au/recordkeeping Ваша организация уникальна; и ее документация тоже! Изучите эту документацию и организуйте ее должным образом.
Документация НПО, память для всех
  Документация НПО, память для всех. Практическое пособие с ответами на 60 вопросов. В формате PDF  
 

Содержание

Вы сказали "НПО"?

Документация: семена памяти

Документы НПО: мост между настоящим и будущим

Повседневно: качественное управление документацией

Долгосрочное хранение: внесите в перечень и упорядочьте ваши дела

Место для архива

Кто может помочь

 

Как?

Ваша организация уникальна; и ее документация тоже! Изучите эту документацию и организуйте ее должным образом.

 

IV. ПОВСЕДНЕВНО: КАЧЕСТВЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

Вы должны стараться установить некий неизменный рациональный порядок управления документацией еще до того, как документация выйдет из текущего пользования. В этом разделе предлагаются основные рекомендации по качественному краткосрочному делопроизводству.

ЭФФЕКТИВНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

16. Когда и как нужно открывать дело?

Каждая новая тема требует создания предназначенного для нее дела. Соберите все документы, касающиеся одного предмета, например, свяжите письмо с ответом на него; объедините главный документ с теми вспомогательными материалами, которые имеют к нему отношение.

Не оставляйте единичные документы неподшитыми к делам: они могут затеряться. Каждый новый документ следует незамедлительно вложить в соответствующее дело.

Каждое дело посвящено определенной теме. Именно предмет дела составляет его сущность, а не состав, который может быть очень разнообразным. Дело должно быть однородным, т. е. включать в себя лишь документы, посвященные одному предмету. Эти документы, однако, могут быть различных типов (например, отчеты, корреспонденция, документы бухгалтерской отчетности и т. п.).

17. Как обеспечивается целостность дела?

Всегда лучше использовать фотокопию документа, чем брать из дела оригинал. Не изымайте документ из дела безвозвратно для открытия нового дела. Если перед началом нового проекта вам нужно создать дело для подшивки документов, касающихся определенного предмета, не вынимайте оригинал, например статьи или отчета, из дела, содержащего материалы по предшествующей работе. Вместо этого скопируйте оригинал документа для нового дела, после чего верните документ в то дело, откуда он был взят. В противном случае информация исходного дела станет непонятной.

Не следует также изымать документ из дела, в котором он хранится, из-за того, например, что он содержит подпись какого-то важного лица. Аналогично, не создавайте искусственных дел, содержащих документы такого типа, взятые из различных дел. Целостность дел необходимо соблюдать.

Если документ необходимо временно взять из дела для справочных целей, зафиксируйте в деле изъятие, положив закладку с датой изъятия и полным именем ответственного лица в то место дела, откуда был взят документ. Как только документ будет возвращен, его необходимо положить на место, а закладку убрать.

18. Каким образом упорядочивать дело?

Документы обычно располагают в хронологическом порядке, причем самый старый документ кладут на дно дела, а наиболее «свежий» – наверх, таким об разом, чтобы пользователь дела видел последние документы в первую очередь. Но организация документов в хронологическом порядке не является обязательной. Например, не стоит отделять вспомогательные материалы от корреспонденции, к которой они относятся. Если дело посвящено обширной и сложной теме, вы можете создать вспомогательные дела. При этом важно следить за тем, чтобы их не было слишком много, поскольку это может внести путаницу в структуру основного дела. В основном деле нужно указать порядок вспомогательных дел (алфавитный, хронологический, тематический, географический).

Как и основное дело, каждое из вспомогательных дел должно иметь название. Для вспомогательных дел пользуйтесь папками более светлого оттенка того же цвета, что и папка основного дела, с написанными на них названиями основного дела и соответствующего вспомогательного.

Возможно, вам придется создать вторую часть дела, если его объем становится слишком большим. С большими делами трудно работать, и они легко распадаются. Толщина дела не должна превышать 3 см.

ПРОЕКТ РАЗВИТИЯ МОЖЕТ ПОТРЕБОВАТЬ СОЗДАНИЯ БОЛЬШОГО КОЛИЧЕСТВА ДЕЛ

Организация и мониторинг некоторых проектов, проводимых при поддержке НПО, порождают огромное количество документации.

Проект предполагает:

  • ряд целей, которые должны быть определены заранее;
  • поиск и подбор партнеров; организацию бюджета;
  • указание действий, которые необходимо предпринять для достижения поставленных целей;
  • план осуществления намеченных действий.

Такие проекты требуют создания дел различных типов применительно к:

  • аспектам проекта: это дела, которые содержат специфическую информацию о проекте и о целевой группе, которую предполагается поддержать посредством осуществления проекта;
  • фазам проекта: это дела, содержащие информацию о практической организации материальной и административной структуры, позволяющей осуществлять проект и обеспечивать его контроль и управление им.

Любой проект на каждой стадии осуществления содержит различные элементы: планирование, контакты, взаимодействие, техническое и материальное обеспечение. Все эти аспекты требуют создания разнообразной документации: рабочих предложений и планов финансирования, проектов соглашений и договоров, официальных описаний проекта, различных докладов, планов сообщений для печати, отчетов экспертов и делегаций и т. п.

Следовательно, может возникнуть необходимость создания вспомогательных дел.

Хорошо организованные дела позволяют проследить весь ход осуществления проекта: его первое описание и опытное исследование, которое ему предшествовало; оценки социально-экономических условий и описание целевой группы и социального контекста местности ее проживания; исследовательские миссии НПО; исходные и регулярные контакты, осуществлявшиеся организацией в ходе проекта с целью установления дружеских отношений с местными или государственными властями стран, охваченных проектом; поиск партнеров в соответствующих странах; основные соглашения с принимающей страной; организация и контроль финансирования проекта; отчеты членов организации, работавших на месте; итоговые технические и финансовые отчеты по завершении проекта.

Значительная группа дел может содержать информацию о практических аспектах проекта и иметь технический характер. Строительство здания школы или родильного дома, к примеру, потребует всевозможных экспертных оценок как на исходной стадии проекта в ходе анализа потребностей, так и при осуществлении руководства работами.

19. Дела каких типов есть у НПО?

Ниже приведены различные типы дел, с которыми вам, возможно, приходится работать в своей организации:

Дела, касающиеся стратегии организации

Эти дела содержат информацию, характеризующую вашу организацию. В их основе – стратегические установки НПО или, другими словами, те задачи, которые организация стремится осуществить в одной или нескольких сферах (в области здравоохранения, просвещения, охраны окружающей среды, охраны естественных сред обитания животных и т. п.). Например, целью организации может быть оказание помощи жертвам стихийных бедствий и катастроф, предоставление продовольственной поддержки перемещенным группам населения, поддержка социальных изгоев или больных СПИДом, разработка и осуществление стратегий развития, поддержка образования, защита прав человека и т. д.

Дела, о которых идет речь, могут отличаться друг от друга содержанием. В любом случае ваша регулярная работа приведет к появлению ряда дел с описанием проектов, которые, хотя и укладываются в общую схему вашей деятельности, отличаются от остальных. В результате, вероятно, наряду с делами, посвященными стратегии, вам придется создать дела, содержащие информацию о прецедентах.

Дела, касающиеся управления организацией

Эти дела – результат функционирования тех структур и организационных форм, которые образованы для достижения ваших целей. Рабочие методы вашей НПО вписываются в рамки законов вашей страны об объединениях. Документы, содержащиеся в делах управления, представляют собой результат и отражение либо статуса вашей организации как объединения: правила, документы общих собраний и съездов, протоколы заседаний; либо деятельности и взаимодействия отделений вашей ассоциации: подшивки корреспонденции, циркуляры, списки членов; либо работы по управлению организацией: документы, относящиеся к финансированию, кадрам, обязанностям председателя, юридическим вопросам, отношениям с правительственными учреждениями, партнерами и т. п. Эти дела являются результатом работы официальных органов и служб организации (например, председателя, собраний, комитетов, комиссий, секретариата).

Дела, содержащие общую информацию

Такая информация предназначена для сотрудников и волонтеров, а также для различных структур, входящих в вашу организацию (например, федераций, групп, сообществ). Эти дела могут содержать бюллетени, циркуляры, брошюры, аудио- и видеодокументы, предназначенные для членов организации. Бывают случаи, когда само наличие такой информации и есть главная причина существования организации и предоставление этой информации является основной функцией НПО. В такой ситуации информация бывает предназначена как для внутреннего, так и для публичного пользования: информация, касающаяся прав человека, экологических проблем и т. п.

Дела, содержащие информацию по связям с общественностью

Связи с общественностью нужны, чтобы расширять осведомленность публики о существовании вашей организации и чтобы собирать необходимые вам средства. Эта часть деятельности организации рассчитана на широкую общественность. Это – публикации вашей организации: брошюры, плакаты, сообщения для прессы, выступления по местному и общенациональному радио и телевидению, фильмы, слайдовые презентации, выставки, дни открытых дверей, конференции и т. п. Помните о том, что все эти материалы, опубликованные на разных языках (а языки – это средство широкого распространения информации и привлечения интереса), – очень важные компоненты истории вашей НПО. Уделяйте им большое внимание и тщательно сохраняйте полные комплекты этих документов. Очень важно соблюдать их целостность.

Тематические дела

Ведение документации приводит к появлению тематических дел, в которых собраны материалы разного происхождения (часто напечатанные или скопированные), содержащие информацию на определенную тему. Возможно, вы создали дела такого типа для облегчения своей работы. При этом очень важно не перемещать оригиналы или копии документов из дел, касающихся стратегии вашей организации, в которых эти документы являются важными компонентами.

20. С помощью каких процедур следует организовывать дела, содержащие стратегическую информацию?

Подумайте о контексте, в котором осуществляются ваши проекты, и об основных этапах их развития. Затем определите, каковы закономерности их развития в вашей организации. «Жизненный цикл» каждого проекта включает в себя несколько этапов, на которых создается документация. Вы наверняка сможете определить, на каких именно из этих этапов всегда производятся документы, на каких – только иногда, на каких носителях создаются эти материалы и на каких носителях следует сохранять их.

Возможно, эта таблица поможет вам проследить «жизненный цикл» проекта (обычный шрифт) с целью определить, к какому типу относится документация (курсив), которая скорее всего сохранится в вашем архиве.

ЭТАПЫ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ПРОЕКТА И ПРОИЗВОДИМАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Этапы проекта и документация

КАКОЕ НАЗВАНИЕ ДАТЬ ДЕЛУ

21. Что такое хорошее название?

Чтобы иметь возможность использовать дело наилучшим образом, необходимо его идентифицировать: надо дать ему название.

Название содержит заголовок, в котором указана цель создания дела. Кроме того, оно содержит даты создания и закрытия дела.

Хорошее название должно быть одновременно точным и понятным. Оно должно давать представление о содержании дела, быть однозначным и ясным для каждого. Название дела должно быть указано на обложке папки, содержащей это дело.

22. Как выбрать название дела?

Будьте требовательны. Задайте себе простые вопросы. Какую информацию содержит это дело? Почему мы об этом говорим? Кто сделал что, когда и где? Где и в какое время все это происходило? Что это?

Эти вопросы помогут вам указать (или сформулировать) для каждого дела или вспомогательного дела:

Его тему: общий предмет, или вопрос, присутствующий в документах, объединенных в дело. Например:

  • Всемирный день охраны окружающей среды
  • Международная неделя людей преклонного возраста
  • Права детей
  • Центр семьи
  • Комитет управления

Если вы считаете необходимым сформулировать как главную тему, так и подтему, ваше название должно содержать вначале общую информацию и только затем частную:

  • Приют для беженцев XXX: столярный цех и
  • Приют для беженцев XXX: столовая
  • Премия за репортаж на гуманитарную тему: протоколы рабочей группы и
  • Премия за репортаж на гуманитарную тему: определение победителей.

В названии следует также указать род деятельности, о которой говорится в документах, содержащихся в деле или вспомогательном деле. Например:

  • Помощь беженцам из приюта XXX: оценка медикосанитарных потребностей
  • Молочная ферма при приюте XXX: стандартизация оборудования.

Или само название должно быть сформулировано с указанием рода деятельности:

  • Восстановление сел
  • Строительство родильного дома
  • Оценка медико-санитарных нужд беженцев из приюта ХХХ.

При составлении названий дел важно соблюдать последовательность информации.

Тип документации: вообще говоря, указание на тип документации, находящейся в деле, поясняет, что в нем содержится и предоставляет дополнительную информацию о том, каким образом «разрабатывается» тема. Например:

  • Финансирование дешевых столовых: корреспонденция, отчеты местных управляющих
  • Кампания «100 000 деревьев в Сахеле»: газетные и журнальные вырезки
  • Дела с данными о сотрудниках
  • Восстановление системы водоснабжения в приюте ХХХ: Приглашение к участию в конкурсе и предварительные оценки;
  • Архитектурные планы и эскизы;
  • Фотографии.

Указание на место и дату: насколько это возможно, тему необходимо дополнить информацией о дате и месте. Например:

  • Землетрясение в Аль-Аснаме, Алжир, октябрь 1980 г.
  • Демонстрация против режима апартеида в Южной Африке, Лондон, Великобритания, январь 1979 г.

Имя автора документов: иногда бывает полезно включить имя автора документов в название основного или вспомогательного дела, например, когда к содержащейся там информации имеет отношение другая организация:

  • Обобщение данных по конъюнктуре рынка: исследовательский проект, выполненный экспертом ХХХ по заказу организации
  • Экспертный проект, выполненный учреждением ХХХ по заказу организации
  • Заказ организации на исследование ХХХ
  • Сборник циркуляров и брошюр, выпущенных издательством ХХХ
  • Фоторепортаж, сделанный фотографом ХХХ по заказу организации.

Временной промежуток создания документов: с какого и по какой момент времени? В названии каждого из дел – как основного, так и вспомогательного – следует указывать хронологические рамки входящих в него документов. Например: Строительство родильного дома в [название села] в [название страны]: эскизы и планы архитектора [ХХХ], октябрь 1993 г. – февраль 1996 г.

23. Что такое архивный индекс дела?

Архивный индекс (далее – индекс) служит для опознавания дела, а также облегчает его хранение и извлечение из архива. Индекс может представлять собой обычное число (десятичное индексирование), одну букву или сочетание букв (буквенное индексирование) или комбинацию чисел и букв (буквенно-цифровое индексирование). В следующих примерах два дела имеют индексы РК/1 и РК/2:

РК/1 Руководящий комитет, 3 декабря 1998 г.
РК/2 Руководящий комитет, 5 декабря 1999 г.

Ниже, в ответе на вопрос 36, приведена более подробная информация о системах индексирования.

ВНУТРЕННЯЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛА

24. Можно ли заблаговременно предпринять меры предосторожности, которые позволят физически сохранить документацию?

Да. Следует помнить, что в наше время бумага содержит кислоту и может саморазрушаться. Современные типографские краски производятся из синтетических веществ и могут быть нестабильны. Печатайте важные документы на бумаге с нейтральным кислотным показателем (ph) и делайте пометки на них шариковой ручкой или чернилами. Подумайте также, не стоит ли сохранять копии таких документов в виде микрофильма или в электронной форме.

При хранении документации не пользуйтесь резиновыми кольцами для скрепления бумаг (они высыхают и рвутся), а также булавками и скрепками (они ржавеют и могут испортить документы).

Используйте папки (а не скоросшиватели) или папки подвесного хранения. Кроме того, постарайтесь обеспечить хранение дел в стандартных коробках.

25. Как следует хранить дела?

В офисе организации храните дела одного типа либо в хронологическом порядке (протоколы, корреспондeнция, серийная документация), либо в алфавитном порядке (дела, содержащие данные о сотрудниках), либо в географическом порядке (проекты развития по странам).

Чтобы отделить дела друг от друга, пользуйтесь папками и вспомогательными папками. Каждую папку озаглавливайте и складывайте в большие конверты или в коробки. Каждая коробка или конверт должны получить свой индекс, чтобы дела можно было легко находить.

Составьте справочный перечень ваших текущих дел. Индексы дел тоже занесите в этот перечень; тщательно и своевременно обновляйте информацию в нем.

26. Что необходимо сделать, прежде чем отправить дело на хранение?

 Необходимо изъять из дела все пустые листы или дубликаты. Убедитесь также в том, что все важные компоненты дела на месте. Распечатайте важные электронные письма.

Убедитесь в том, что каждое дело легко опознаваемо, т. е. что в его названии содержатся ответы на вопросы кто? где? когда? Укажите даты и названия источников на фотографиях, а также газетных и журнальных вырезках. Укажите имя автора рукописных заметок и отчетов, имена людей на фотографиях, точные названия мест, где что-то произошло или где была сделана та или иная фотография и т. п.

  • Проверьте порядок документов в деле.
  • Проверьте заглавие и содержание.

УДАЛЕНИЕ – ВАЖНЫЙ ЭЛЕМЕНТ ПРАВИЛЬНОГО ХРАНЕНИЯ

27. Что именно следует удалять?

Система хранения документации является эффективной только в случае, если она соответствует текущим нуждам. Удаление дел, которые больше не нужны ни для текущих организационных нужд, ни для среднесрочных юридических или финансовых целей, ни для включения их в архив, так же важно, как и первоначальное создание дел.

Избавиться от ненужной документации можно двумя способами: либо уничтожить ее, либо, если ваша НПО не располагает собственными архивными хранилищами, сдать ее для постоянного хранения в специальное архивное учреждение, где она может использоваться для исторических или других исследований.

В первую очередь уничтожьте только те бумаги, которые, очевидно, не понадобятся: дубликаты, черновые заметки и первые наброски документов (кроме случаев, когда процесс развития проекта имеет большое значение), рукописи опубликованных документов (если они не содержат существенных расхождений с окончательными вариантами документов). В справочных перечнях указывается, какие из дел более не нужны, и приводятся предельные сроки хранения документов. Возможно, вы создали несколько копий одного дела для ваших партнеров и спонсоров. Храните только исходное дело, убедившись в его полноте. Старайтесь предотвратить распространение идентичных документов внутри вашей организации. В больших организациях могут создаваться параллельные серии дел, и одинаковые материалы могут сохраняться различными службами. Такие материалы могут включать в себя документы, относящиеся к работе других служб или организации в целом, например, протоколы общих собраний, меморандумы и т. п. В таких случаях тоже вполне достаточно одного полного дела. Не сохраняйте устаревшую документацию других организаций.

28. Нужно ли предпринимать какие- либо меры предосторожности перед уничтожением дел?

Обязательно убедитесь в том, что вы сохраните оригиналы (т. е. документы с оригинальной подписью и печатью), поскольку только они обладают доказательной силой. Прежде чем выбросить дубликат документа, убедитесь в том, что перед вами действительно дубликат. Выясните у администрации центральной государственной или местной архивной службы, каковы действующие правовые требования сохранения документов в стране, где находится центральный офис вашей организации, а также в тех странах, где она осуществляет свою деятельность. Как правило, эти требования относятся прежде всего к правовой, финансовой и бухгалтерской документации. При этом следует создавать определенный запас времени, поскольку правовые требования к срокам хранения документов могут быть изменены.

Решая, что делать с тем или иным документом, учитывайте интересы как вашей организации, так и отдельных лиц. Имейте в виду, что документ может служить доказательством какого-то факта. Задайте себе вопрос, не может ли рано или поздно возникнуть потребность представления этого документа в суд. Политические режимы меняются; архивы остаются. Если необходимо уничтожить большой объем документации, следует получить разрешение руководства, которое должно быть подписано, как и перечень документов, отобранных для уничтожения. Уничтожение документов, содержащих личные данные, желательно производить путем измельчения для обеспечения конфиденциальности.

Новости бахаи

Обнародован архитектурный дизайн первого храма бахаи в ДРК

2 июля 2020 г.

Сегодня был обнародован долгожданный проект национального Дома Поклонения Бахаи, который будет построен в Демократической Республике Конго (ДРК). Это было сделано через онлайн-объявление Национального Духовного Собрания бахаи страны.

«Это долгожданный момент для всех бахаи ДРК, — говорит Лавуазье Мутомбо Чионго, секретарь Национального Духовного Собрания бахаи. — Мы уверенно делаем новый шаг к воздвижению нашего первого Дома Поклонения здесь, в сердце африканского континента, придавая новый импульс всем нашим усилиям послужить обществу».

Подробнее...