Home

Коллекции

База знаний

МСБ

СНМБ

BahaiArc

Вера Бахаи

Блог

База знаний

(Или, что вы можете сделать до того, как у вас будет профессиональный архивист на полную ставку)

 

Существуют определенные пределы того, что вы можете осуществить в плане организации и обработки коллекций в ваших архивах, до тех пор, пока у вас не появится профессиональный архивист, который будет работать с вами. Но имеются базовые вещи, которые можно сделать, чтобы продвинуть работу в архивах. Может быть самая важная из них это то, что вы сможете гарантировать вашему Национальному Духовному Собранию, что архивы находятся в безопасности и готовы для того, чтобы с ними работали в будущем. Готовьтесь к тому, что ваш прогресс будет постепенным, запаситесь терпением.

Давайте предположим, что Национальное Духовное Собрание только что попросило вас позаботиться об архивах (Надеюсь, многие уже давно перешагнули через этот этап). Какие ваши самые важные и неотложные приоритеты?

1. Сделать так, чтобы были приняты меры по обеспечению безопасности и сохранности архивов.

Если возможно, соберите все архивы в одном месте, желательно не в подвале или на чердаке.

Нужно сделать так, чтобы комната запиралась, и было известно, у кого имеются ключи.

Это должно быть место, которое не подвержено затоплениям, удаленное от источников тепла или электрооборудования.

Желательно с кондиционированием воздуха.

Лучше использовать металлические полки, а не деревянные. Нижняя полка должна быть по крайне мере в 15-ти сантиметрах от пола.

2. Обеспечение физической сохранности материалов (См. Хранение и сохранение архивов)

Оцените физическое состояние помещения в плане долгосрочного хранения документов и запишите все, что необходимо отремонтировать или улучшить.

Сделайте все возможное для обеспечения контроля за температурой и влажностью.

Если в помещении имеются окна, занавесьте их так, чтобы избежать повреждения материалов от ультрафиолетовых лучей.

В идеале нужно иметь хорошо освещенную комнату для работы, а второе помещение держать затемненным для хранения архива.

Если ваше рабочее помещение освещается флуоресцентными лампами, приобретите специальные ультрафиолетовые фильтры для них.

Тщательно все осмотрите на предмет насекомых или грызунов.

Установите детекторы дыма и огнетушители.

Все время, когда вы работаете над определением необходимого для архивов, делайте заметки, которые потом можно будет использовать для написания подробного отчета для Национального Духовного Собрания, а также для составления бюджета для приобретения необходимых материалов, улучшения условий хранения и других нужд.

4. Решите, имеется ли необходимость в создании Национального комитета по архивам. Если так, разработайте полномочия комитета и определите потенциальных членов (См. Полномочия комитета Национального архива бахаи)

Преимущества: Будет больше людей, с которыми можно посоветоваться и соответственно больше хороших идей.

Возможность собрать людей с опытом работы в различных областях.

Больше помощников для Национального центра и общин на местах.

Больше людей будет радеть за сохранность архивов и объяснять их важность.

Обратите внимание на людей, у которых имеется опыт в научной или издательской деятельности, библиотечной работе, преподавании, делопроизводства. Например: учитель истории, библиотекарь, социолог, публикуемый ученый/автор.

Типовой мандат архивного комитета прилагается.

Каждое начинание бахаи только приобретает от хорошей и серьезной консультации. Если необходимо, обратитесь за помощью во Всемирный Центр Бахаи и держите их в курсе вашей деятельности.

5. Сделайте опись ваших архивов (См. Бланк описи документов Местного Духовного Собрания)

Архивы практически бесполезны, если вы не знаете, что у вас есть и где это найти.

Также постарайтесь выяснить, какие материалы должны быть в архивах, но отсутствуют. Попробуйте их отыскать

Создайте списки по типу и по датам.

На это уходит меньше времени, если делать это вдвоем и с помощью ноутбука.

Создайте логическую систему нумерации для полок и коробок, чтобы вы могли

определить точное нахождение каждого предмета.

Постоянно ведите записи об изменениях или исправлениях, которые необходимо сделать.

Выделите отдельное пространство для крупногабаритных предметов и фотографий и ведите по ним отдельный учет. (См. Карточка переноса)

Таким образом вы постепенно сможете предпринять шаги для обеспечения сохранности предметов и улучшению условий хранения.

Собирайте: Документы НДС и комитетов, ежегодные отчеты, протоколы и стенограммы Национальных Съездов, переписку, финансовые документы, юридические документы, документы на собственность, материалы по обучению, материалы для углублений, материалы с конференций бахаи, личные бумаги отдельных верующих, буклеты, вестники бахаи, фотографии, вырезки из газет и подборки по внешним связям, памятные вещи, предметы искусства, ковры, аудио и видео записи и ленты, карты и архитектурные чертежи, завещания и другие личные бумаги имеющие юридическую силу, компьютерные диски и распечатки.

Некоторые архивы хранят по две копии каждой публикации издательств бахаи. В идеале, изданные материалы должны храниться в Национальной библиотеке бахаи. Вашему НДС хорошо было бы предпринять подобные действия по созданию Национальной библиотеки бахаи и нанять профессиональных библиотекарей в помощь по организации и развитию. Все это может быть крайне сложным, учитывая огромное количество буклетов, брошюр, материалов для углублений и т.п. Иногда бывает сложно определить, что должно храниться в библиотеке, а что в архиве.

Для таких важных документов как протоколы, юридические документы и документы на собственность, лучше сделать копии и хранить их в другом месте. Также подумайте о сканировании коллекции.

6. Работайте с секретариатом НДС по установлению системы по управлению и своевременной передачи неиспользуемых материалов в архив.

Ваши самые важные клиенты – Национальное Духовное Собрание и работники Национального Центра.

Хорошие архивы начинаются с хорошей системы хранения.

Отделы хранят документы определенное время для использования в своей ежедневной работе. Этот период может длиться от одного года до пяти-десяти лет, в зависимости от характера документов.

По окончании срока активного использования документы постоянной ценности необходимо передать в архив на постоянное хранение.

Архивисту следует встретиться с каждым комитетом и отделом при Национальном Центре и составить опись видов документов, которые они создают, оценить каждый вид на предмет длительности хранения и выработать график передачи документов в архив. (См. График хранения и передачи документов)

Раз в год в архивы должны передаваться документы для хранения. Имейте запас коробок из картона, не содержащего кислоту, для использования в офисе. Есть шансы, что сотрудники офиса будут собирать свои документы в коробки и составлять опись вложенного. Некоторым потребуется напоминание или помощь в этой работе.

Выписывайте квитанцию о получении и присваивайте инвентарный номер для каждой коллекции материалов по мере их поступления. Храните одну копию в каталоге новых поступлений, а другую копию передайте в офис для отчетности. (См. Квитанция о передачи документов и Бланк поступления)

Располагайте материалы на полках, подробно помечая, куда вы их положили.

7. Установите процедуру по приобретению материалов для архива.

Выработайте политику по приобретению коллекций и следуйте ей. Решите, какие материалы в каких хранилищах лучше всего хранить.

Сейчас мы обсудили приобретение институциональных документов для архива. Давайте теперь поговорим о личных документах, которые чаще всего называют рукописями и которые созданы или собраны отдельным человеком или семьей.

Личные документы могут заполнить пропуски иногда имеющиеся в институциональных документах.

Поведать цельную историю жизни человека, включая профессиональную сторону и становление как бахаи.

Приобретение коллекции рукописей подразумевает получение как физического, так и интеллектуального контроля над материалами, когда они попадают в архив. Архивист должен все время четко знать, что у него/нее имеется и где это находится. Интеллектуальный контроль подразумевает, что архивист знает историю происхождения коллекции, тип документов, их тематическое содержание, период дат, к которым они относятся, и их физическое состояние.

Сначала материалам присваиваются коллекционный номер и дается название. (Могут быть дополнением к существующей коллекции)

Составьте дарственную (См. Дарственная). Поддерживайте связь с донором (или его ближайшими родственниками).

Заведите отдельные папки для каждого дарителя, содержащие: дарственные, переписку с донором, биографическую информацию, копию архивной квитанции и перечень полученного.

В дополнение к дарственной сделайте опись полученного, запишите все подробно. После того как составлена опись, можно предпринять простые действия по сохранению материалов и сделать пометки в отношении того, что еще необходимо сделать в будущем.

Храните согласно номерам коллекций журналы приобретений вместе с копиями дарственных и описями.

Ведите учет обработки, чтобы отслеживать прогресс коллекций (См. Пример карточки обработки)

Собирайте биографическую информацию о человеке, кому принадлежали бумаги.

Делайте пометки об ограничениях доступа к коллекции в связи с конфиденциальным характером материалов.

8. Разработайте свод правил функционирования архива.

В обязанность Собраний (Национальных или Местных) входит сохранение вверенных им документов и обеспечение человеческими, материальными и финансовыми ресурсами необходимыми для должной защиты и использования архивов.

Место – сформулируйте ваши требования к месту для обработки, хранения (учитывая возможное расширение), стеллажам, мебели, оборудованию и расходным материалам.

Бюджет – примерный бюджет, в котором перечислены некоторые общие статьи.

Персонал – члены архивного комитета и, со временем, на полный рабочий день или частичную занятость – профессиональный архивист. Возможно, вы или один из членов комитета захотите пройти специальное обучение. (См. Профессия архивист)

Доступ – (См. Правила доступа) Как правило, исследователи, которые хотят работать с Национальными архивами бахаи, запрашивают разрешение через Национальное Собрание. К необработанным коллекциям доступ должен быть запрещен. Вам необходимо установить рабочие взаимоотношения с членами НДС и сотрудниками Национального Центра, которым периодически требуется доступ к архивным материалам, даже если архивиста нет на месте. Установите процедуру учета и убедите их следовать ей, объясняя, что архивист работает над организацией и контролем за архивами и что, когда это возможно, лучше позволять архивисту получать необходимые материалы.Скорее всего ваша политика доступа изменится и разовьется со временем, по мере улучшения состояния архивов.

Дарственная – каждый архив должен разработать форму дарственной, одобренную юристом (См. Образец дарственной). Дарственная необходима для официальной передачи документов в архивы и удостоверения владения ими.

Копирайт и собственность – (См. Образец уведомления о копирайте) НДС обладает копирайтом на свои документы и личные бумаги отдельных людей, когда копирайт на них был передан НДС посредством дарственной. Обычно предпочтительнее установить свободную политику, позволяющую ученым цитировать выдержки из ваших архивных документов, и тем самым поощрять исследования, но не забывая о тех коллекциях на которые распространяются ограничения. В ваши обязанности входит объяснить им, как делать ссылки на ваши архив, как источник, что они получили информацию или фотографии от вас. В определенных обстоятельствах, если вы обладаете особо ценной коллекцией (как, например, коллекция Роберта Хейдена в США), НДС может установить размер отчислений за публикацию материалов взятых из архивов. Если кто-нибудь желает цитировать много текста из архивов, то такой запрос должен быть рассмотрен Национальным Собранием.

Этика – работникам архива, хотя и пользующимся доверием как бахаи, следует руководствоваться определенными правилами. Не должно существовать никаких привилегий для работников архивов при использовании архивов, и они должны следовать тем же правилам доступа при проведении личных исследований. Встречи комитета должны быть конфиденциальными, так же как встречи Собрания. Члены комитета не должны давать никаких обязательств в отношении архивов без разрешения архивиста. Работники архива должны всячески избегать любого конфликта интересов при личном коллекционировании исторических материалов имеющих отношение к Вере Бахаи. Архивистам ни при каких обстоятельствах нельзя брать деньги от исследователей в качестве платы за предоставление справок. Возможно имеет смысл рассмотреть необходимость учреждения при национальном казначействе фонда в поддержку архивов, чтобы получать целевые пожертвования в целевой фонд от людей, которые хотят его поддержать. (См. Пример текста кодекса этики и стандартов)

Политика по микросъемке – Национальный архив США все еще использует микрофильмы для долгосрочного хранения. Новые технологии, хотя и многообещающи, пока еще не доказали, что подходят для долгосрочного хранения и воспроизведения. Имеется свое оборудование, на котором они могут делать микрофильмирование для внутренних нужд и в небольшом количестве по запросу. Кроме микросъемки протоколов НДС и документов, они также предприняли перевод на микрофильмы номеров "Американ Бахаи"и сделали их доступными для использования на микрофильмах.

Специальные хранилища – в США существует несколько обширных подземных хранилищ, некоторые в горах, а некоторые в заброшенных соляных копях. Расценки умеренные. Я не знаю, существуют ли подобные хранилища в Европе, но подобные хранилища могут пригодиться для долгосрочного хранения больших объемов материалов. Для краткосрочного хранения можно использовать банковские ячейки и банковские хранилища.

9. Регулярно готовьте отчеты для Национального Духовного Собрания и информируйте о текущих делах.

Регулярно подготавливайте отчеты для НДС и старайтесь заинтересовать и вовлечь его в свою работу.

В дополнение к предлагаемому бюджету напишите план работы с обозначенными сроками исполнения.

Часто приходится решать вопросы взаимодействия между архивами, библиотекой, издательством и другими комитетами. Имейте свою точку зрения. Стройте продуктивное взаимодействие с другими структурами. Четко представляйте, что входит в зону вашей ответственности по отношению к архивам. При необходимости обращайтесь в НДС за разъяснениями.

Архивы во Всемирном Центре Бахаи дают следующее описание стадий развития архивов:

1. Назначение национального комитета по архивам.

2. Выделение ресурсов для архивов.

3. Сбор и хранение материалов для архивов.

4. Назначение профессионального архивиста-волонтера.

5. Практическая работа по "обработке" коллекций.

6. Назначение архивиста и работников архивов на полный рабочий день.

7. Допуск исследователей.

Национальный архив бахаи Канады разработал очень подробный свод правил определяющий их деятельность. В нем перечислено большинство вещей, о которых мы упомянули выше, и он может стать хорошей отправной точкой для разработки вашей политики в отношении архивов.