Home

Коллекции

База знаний

МСБ

СНМБ

BahaiArc

Вера Бахаи

Блог

Home

Архивист маленькой общины может прийти в замешательство при мысли о том, что нужно применять все эти процедуры, описанные в настоящем руководстве, для обращения с небольшим количеством материала. Зачастую архивист в маленькой общине имеет немногим больше, чем записи Духовного Собрания за несколько лет, новостные бюллетени бахаи, журналы, видеофильмы и вырезки из газет. Тем не менее, чрезвычайно важно установить хорошие процедуры на раннем этапе истории общины. Далее следуют некоторые практические предложения о том, что необходимо сделать.

  1. Духовное Собрание должно назначить архивиста, ответственного за неиспользуемые документы. Это может быть секретарь Собрания или член общины.
  2. Духовное Собрание должно требовать, чтобы архивист проводил ежегодную инвентаризацию неиспользуемых документов и предоставлял Собранию отчет. Инвентарная опись должна быть сверена с подобной описью за прошлый год, чтобы удостовериться, что никакие материалы не пропали и находятся на своем месте.
  3. Духовное Собрание должно выработать политику доступа к своим документам не находящимся в постоянном использовании. Собранию необходимо иметь доступ к своим материалам, когда необходимо уточнить какой-либо вопрос. Обращающиеся с личными запросами должны получать разрешение у Собрания или у ответственного за документы Собрания. Конфиденциальные документы (часто также называемые как бумаги, в которых рассматриваются личные вопросы) должны храниться отдельно от обычных материалов. Доступ к конфиденциальным документам должен быть ограничен и разрешаться только с одобрения Собрания. Необходимо вести учет всех, кто обращался к неиспользуемым материалам и отслеживать все взятые материалы, чтобы они потом не затерялись.
  4. Обычно неиспользуемые документы хранятся у архивиста дома. Если имеется местный центр бахаи, то необходимо выделить комнату или другое место под хранение неиспользуемых материалов (См. главу 10 «Помещения» и 11 «Сохранение»). Духовное Собрание может также рассмотреть вопрос об аренде места для хранения, например, депозитную ячейку или специальное хранилище. Это обычно позволяет обеспечить лучший контроль и условия для хранения, чем в частном доме.
  5. Некоторым Местным Собраниям передаются личные бумаги бахаи. Они могут содержать письма, книги, фотографии, памятные вещи, дневники, воспоминания и рукописи. Каждая коллекция личных бумаг должна сохраняться как единое целое и не перемешиваться с материалами Собрания.
  6. Если Духовное Собрание не переизбирается, его документы должны сохраняться должностными лицами или членами прошлого состава Собрания. Если это не представляется возможным, материалы могут храниться Местным Духовным Собранием ближайшей общины, Региональным Советом или ответственным человеком в общине. В самом крайнем случае материалы могут быть отправлены в Национальный центр для хранения в Национальном архиве бахаи. Независимо от того, что будет предпринято, необходимо известить Национальное Духовное Собрание о местонахождении документов и имени человека, ответственного за их хранение. Если Собрание не избирается более двух лет, документы Собрания и другие архивные материалы должны быть отправлены в Национальный архив бахаи в Национальном центре бахаи. Библиотеку Собрания, включая подшивку национальных вестников и видеофильмы не нужно отправлять в Национальный архив Соединенных Штатов.

Годовые отчеты и протоколы.

В идеале они должны быть напечатаны на бумаге высокого качества. Если протоколы напечатаны на бумаге низкого качества, написаны от руки или имеют признаки изношенности, архивист может выполнить их копию на бумаге лучшего качества или попросить Собрание перепечатать их. Если протоколы написаны от руки, удостоверьтесь, что использованные чернила нерастворимы в воде. Это может быть сделано путем увлажнения кончика буквы, чтобы посмотреть, не начнут ли расплываться чернила. При передачи протоколов в архив необходимо удостовериться, что передаются все протоколы и не отсутствует ли какой-либо из них. Если что-либо отсутствует, можно попытаться разыскать недостающее, если не прошло слишком много времени. Протоколы, напечатанные на компьютерном принтере приемлемы, если бумага хорошего качества. Но постоянная копия документов Собрания не должна храниться на дискетах.

Юридические документы. Договора, акции, облигации, долговые расписки, которые еще действительны, и уставные документы должны храниться в банковской ячейке в местном банке.

Списки членов. Всемирный Дом Справедливости во время Семи- и Шестилетних планов особенно подчеркивал, чтобы каждое Собрание вело книгу записей актов гражданского состояния (рождения, браки, смерти). Копии свидетельств также должны храниться. При ведении книги учета нельзя пользоваться авторучками с растворимыми чернилами. По возможности, печатайте каждую запись. Если пользуетесь авторучкой, сначала проверьте, растворяются ли чернила, поместив кусочек бумаги с надписью в воду.

Используйте высокосортную бумагу со 100 % содержанием тряпичного материала, или близко к этому. Существует сорт долговечной бумаги, производимой из древесины, являющийся эквивалентом 100% тряпичной бумаги, но его сложнее найти в канцелярских магазинах. Если на упаковке не указан тряпичный состав, он обычно обозначен на водяном знаке, который можно увидеть, посмотрев бумагу на просвет.

Если возможно, храните книгу учета и свидетельства в папке-скоросшивателе с твердыми стенками, которые почти не гнутся. Это обеспечит необходимую защиту помещенным внутрь документам.

Каждое Собрание должно вести учет деклараций в своей общине, собирая полные имена и даты. Копии списков с адресами и телефонные списки также должны храниться в архиве.

Переписка. Необходимо сохранять переписку с Национальным Духовным Собранием, национальными комитетами, другими институтами бахаи, бахаи и не бахаи, касающуюся деятельности Духовного Собрания и общины. Переписка, включая программы и буклеты, которые не имеют отношение к деятельности Духовного Собрания и общины могут быть уничтожены.

Бумаги, касающиеся рассмотрения личных вопросов. Материалы, касающиеся рассмотрения личных вопросов должны храниться отдельно от протоколов Собрания и, когда надобность в их использовании отпадает, должны быть помещены в архив.

Финансовые документы. Сохраняйте кассовые журналы, расписки в получении пожертвований и годовые финансовые отчеты. Обратитесь в офис казначейства за более подробной информацией.

Фотографии. Дайте описание и укажите дату на всех фотографиях на обратной стороне, лучше в уголке, используя мягкий карандаш. Храните в лежачем состоянии, если возможно, сохраняйте также негативы.

Новостные бюллетени и связь с общественностью. Для будущих историков сохраняйте полные подшивки местных вестников, а также письменные свидетельства об обучении и событиях в общине. Публикации, подшивки и фотографии должны быть организованы в хронологическом порядке. Сделайте копии вырезок из газет на высококачественную матерчатую бумагу, удостоверьтесь, что указана дата и источник. Оригиналы можно уничтожить, т.к. газетная бумага высококислотна и будет разрушаться. Если Собрание пожелает сохранить вырезки из газет, представляющие особую историческую ценность, можно положить их для хранения между листами матерчатой бумаги, чтобы предотвратить переход кислоты на прилегающие материалы.

Личные бумаги и интервью. Аудиозаписи устной истории первых верующих или тех, у кого имеется интересный опыт, а также письменные воспоминания верующих, являются ценным дополнением институциональных документов. Это также может послужить поводом напомнить и побудить бахаи передать свои бумаги и публикации, касающиеся бахаи, в архив Местного Духовного Собрания и сделать соответствующие распоряжения при написании или пересмотре своих завещаний.


Архивная деятельность в массе небольших общин заключается скорее в закладке основы для создания обширных фондов в будущем, чем в фактической организации и описании существующих коллекций. Поэтому в небольшой общине архивисту следует стремиться сохранять документы, имеющие административную или историческую ценность, и воодушевлять институты и верующих создавать материалы, которые будут полезны в будущем. Выполняя вторую часть задачи, архивист может обратиться к Местному Духовному Собранию в отношении важности следования описанным выше процедурам.


После того, как создан архив, неважно насколько маленький, архивист должен методически работать со всеми документами. Методы в разных архивах могут отличаться, но они с самого начала должны соответствовать стандартам хорошей архивной практики. Это в особенности важно в отношении принципов происхождения и исходного порядка (См. главу 1). Архивист в маленькой общине создает прецедент для будущих архивистов и может значительно облегчить работу в будущем. Если архивист с самого начала будет использовать методические процедуры, передача информации будущим архивистам произойдет проще и более эффективно.


Все общины, будь то крупные или небольшие, и их архивисты должны не забывать, что архивы – это институт, который будет занимать все более важное положение благодаря помощи в обучении, администрировании и научных исследованиях в Вере.

Новости бахаи

Дуглас Мартин, 1927–2020 гг.

ВСЕМИРНЫЙ ЦЕНТР БАХАИ — Дуглас Мартин, бывший член Всемирного Дома Справедливости, скончался 28 сентября 2020 года в г. Торонто, Канада. Ему было 93 года.

Всемирный Дом Справедливости направил следующее послание всем Национальным Духовным Собраниям.

***

Со скорбными сердцами, уже исполненными печали, мы объявляем о кончине нашего любимого и высоко ценимого бывшего коллеги Дугласа Мартина. Приняв Веру Бахауллы в молодости, он всецело посвятил свою жизнь Делу Божиему и блестяще служил ему на протяжении многих десятилетий. Особый дар ясно и убедительно рассказывать о Вере, которым он обладал, ярко проявлялся как в его научных трудах, так и в публичных выступлениях, в том числе в решительной защите им иранской общины бахаи. Значительная часть этой работы была проделана, когда он одновременно выполнял важные обязанности, служа в административных учреждениях Веры. На протяжении четверти века он год за годом избирался в Национальное Духовное Собрание Канады, и бóльшую часть этого времени он трудился в качестве его секретаря. Его блестящий интеллект и незаурядное понимание великих действующих сил истории, в сочетании с редким ораторским даром, особенно ярко проявились в те годы, когда он был генеральным директором Офиса общественной информации Международного Сообщества Бахаи. Это стало прелюдией к тем двенадцати годам, что он отслужил во Всемирном Доме Справедливости. Он навсегда останется в нашей памяти как образец решительности, изобретательности и проницательного ума.

Мы горячо молимся о том, чтобы наш друг Дуглас, ныне воссоединившийся со своей возлюбленной женой Элизабет, был с радостью принят в Царстве Абха, и чтобы его просветлённая душа вечно парила в безграничных небесных сферах. Мы призываем друзей во всех общинах почтить его память на молитвенных встречах, в том числе вознося молитвы в каждом Доме Поклонения, если позволяют обстоятельства.

Всемирный Дом Справедливости