Конференция по приобретению навыков для членов Местных Духовных Собраний, Лухелен, 2009

	Этот документ в формате MS Word
	Также смотрите:
	Рекомендации для архивов бахаи
	Материалы семинара: Европейские архивы бахаи
	Просьба от Международной библиотеки бахаи

Подготовлено: Роджер М.Дэл, архивист, Национальный архив бахаи, Соединенные Штаты

27 ноября 2007

 

ТЕКУЩИЕ ДОКУМЕНТЫ МЕСТНОГО ДУХОВНОГО СОБРАНИЯ

I. От документов никуда не деться

1. Ведение документации является одним из постоянных видов деятельности в жизни общины бахаи

Существуют аспекты в жизни общины бахаи, которые не меняются от плана к плану, независимо от его целей, например, проведение Праздников Девятнадцатого Дня и встреч Местного Духовного Собрания. Ведение документов Местного Духовного Собрания также относится к таким аспектам.

Наиболее важные функции Местного Духовного Собрания описаны в уставе МДС. К документам, создаваемым в ходе уставной деятельности Местного Духовного Собрания^[1], относятся: 1. Протоколы (Статья 8, часть 1) ^[2] 2. Годовые отчеты (Статья 9, часть 4) ^[3] 3. Списки членов общины, включая декларации, переезды, бракосочетание, список общины/список адресов (Статья 3, пункты 4, 10, 11) ^[4] 4. Финансовая документация (Статья 3, пункт 8) ^[5] 5. Местные бюллетени, информационные письма или календари событий (Статья 4, пункт 7) ^[6] 6. Документы по местному центру (Статья 3, пункт 9) ^[7]

 

2. Определение текущей или действующей документации

Документы, созданные при выполнении Местным Духовным Собранием своих функций и деятельности. Документы создаются в ходе выполнения специфической деятельности и без принятия во внимание вклада в будущую историю Веры.

Однако, в качестве побочного продукта создаваемой документации, может собираться различная историческая и биографическая информация, имеющая отношение к Местному Духовному Собранию, общине или обществу в целом.

 

II. Организация документов и электронные документы

3. Концепция серии документов

Серия документов – это подразделение документов в соответствии с тем, какой отдел или агентство институтов бахаи их создало, например, Местное Духовное Собрание.

Серией документов называют документы, которые систематизированы или хранятся как единое целое, так как они относятся к определенной функции или тематике, являются результатом однотипной деятельности, имеют отличительную форму, либо объединенные по каким-либо другим признакам: возникновения, получения или использования. В основном это отражает принятую в офисе систему хранения документов. Документы офиса секретариата могут состоять из нескольких серий документов, таких как протоколы, годовые отчеты, переписка с другими институтами бахаи или отдельными верующими. Каждая из этих групп может содержать несколько дел, организованных в особом порядке: алфавитном, хронологическом, тематическом или по нумерации. Решения о хранении тех или иных документов института обычно принимаются на уровне серии документов.

По мере того, как объем и сложность документов возрастают, их можно разделить на подгруппы серий. Так, например, когда Местное Духовное Собрание создает больше отделов или агентств для осуществления своей деятельности, каждый отдел или агентство будут создавать свои серии документов.

 

4. Типичные серии документов Местного Духовного Собрания

1. Протоколы.
2. Годовые отчеты.
3. Местные бюллетени.
4. Архив корреспонденции (если брать в широком смысле, то это документы на бумаге, такие как письма, телеграммы, электронные письма, телефонограммы, отчеты, листовки, брошюры и программы).
5. Дела с рассмотрением личных вопросов (и другие конфиденциальные документы).
6. Финансовые книги расхода и пожертвований/прихода.
7. Архив финансовой документации, в который входят оплаченные счета, банковские документы, квитанции.
8. Архив общественной информации, в частности, газетные статьи.
9. Документы по местному центру, включая архитектурные и инженерные чертежи, документы на право собственности, контракты, страховые полисы, документы по эксплуатации и ремонту.
10. Юридические документы, включая регистрационные документы и документы на собственность, судебные дела, акты и контракты.
11. Своды правил.
12. Справочная информация.
13. Печатные материалы, особенно вестник «Американ Бахаи».
14. Фотографии.
15. Аудио и видео записи.
16. CD и DVD диски.

5. Различные виды систем хранения, описанные в литературе по системам хранения для корпораций и организаций

Назначение системы хранения состоит в обеспечении быстрого и эффективного поиска документов или папок.

Существует четыре основных способа учета.

 

• Алфавитный. Самая распространенная система хранения, основанная на алфавитном списке наименований организаций или имен людей.

а. Если папки объемные, их часто разбивают на подсерии.

• Тематический. Распространенная система, папки занимают меньший объем, чем при использовании алфавитной системы.
• Хронологический. Используется для таких документов как протоколы и годовые отчеты, которые могут быть рассортированы по дате или году. Можно использовать все три типа хранения – алфавитный, тематический и хронологический.
• Номерной. Номера используются для замены наименований в алфавитной или тематической системе. Обычно требуется создание каталога используемых номеров. Офис секретариата Национального Духовного Собрания использует номерную систему для хранения документов верующих, т.к. они хранятся под номерами удостоверений. Возможно, не совсем применимо для документов Местного Духовного Собрания.

 

6. При создании системы хранения также необходимо учитывать

 

1. Необходимо зафиксировать для будущих секретарей информацию о том, как организована система и правила хранения, особенно правила использования названий институтов и организаций или имен отдельных людей.
2. Необходимо хранить раздельно конфиденциальные и не конфиденциальные документы.
3. Некоторые документы имеют очень короткий срок хранения, например, листовка. Возможно, их не стоит помещать на хранение.
4. Избегайте хранения большого количества копий одних и тех же документов.

 

7. Проблемы, связанные с электронными документами

 

1. Национальный архив бахаи не рекомендуют хранить официальные документы в электронной форме.
2. Документы в электронном виде удобны для создания и текущего использования документов, но имеют несколько недостатков, когда дело касается их долгосрочного хранения. Они могут быть прочитаны только с использованием машин, имеющих определенные технические характеристики и программное обеспечение. Большинство организаций работает с информацией, имеющей срок хранения от месяцев до нескольких лет, поэтому не существует коммерческой заинтересованности в сохранении электронных документов на более долгие периоды. Компьютеры и программное обеспечение постоянно обновляются так, что происходит быстрое устаревание предыдущих версий, из-за чего обычно невозможно прочитать документы старых версий. Архивисты (особенно архивисты бахаи) оперируют исчислением в сотни лет, но они представляют очень малый сегмент рынка и поэтому становится трудно получить соответствующие продукты. Поэтому бумага всё еще наилучшее средство долгосрочного хранения, рассчитанное на сотни лет.
3. Таким образом, Местным Духовным Собраниям рекомендуется хранить официальные документы в бумажном виде. Бумажная документация не требует техники для прочтения, и если используется бумага хорошего качества и хранится в хороших условиях, то бумажные документы можно будет использовать и через сотни лет. Важное преимущество бумажных документов в том, что их можно будет прочитать и через 50 лет, что невозможно утверждать в отношении компьютерных дисков или лент.
4. Еще нет никаких научных методик, позволяющих создавать архивы для хранения компьютерных файлов. Очень многое будет зависеть от используемого программного обеспечения и от возможности создавать папки, которые будут эквивалентны бумажным папкам.
5. Опять же, имеются документы, созданные в различных программах: электронная почта, программы текстовых редакторов, программы баз данных.

 

III. Как поступать с документами

 

8. Основания для длительного хранения документов Местного Духовного Собрания

1. Предписано уставом Местного Духовного Собрания или таково руководство Хранителя, Всемирного Дома Справедливости или Национального Духовного Собрания.
2. По юридическим соображениям.
3. Чтобы можно было узнать о прошлых решениях, действиях или мероприятиях Местного Духовного Собрания или одного из его отделов.
4. Анализ прошлых мероприятий Местного Духовного Собрания или общины, для планирования будущих мероприятий.
5. Исторические исследования и о Местном Духовном Собрания, и о местной общине. Духовное Собрание в ответе перед будущими поколениями за сохранение истории.
6. Генеалогических или индивидуальных исследований.

 

9. Концепция постоянного и временного хранения. Учитывайте цикл жизни документов при разработке системы хранения.

Каково предназначение каждого документа? Он будет постоянно храниться в архивах или его со временем уничтожат?

1. 1. На постоянном хранении должны быть документы относящиеся к деятельности Духовного Собрания и общины, и содержащие информацию не подверженную времени. Решение о том, какая информация не утратит своей ценности со временем, всегда будет субъективным. По существу, это попытка решить, какая информация понадобится будущим поколениям, включая будущие Местные Духовные Собрания.
   2. Документами временного хранения могут являться:
      1. Документы, информирующие о или относящиеся к деятельности, не связанной с Местным Собранием или общиной.
      2. Документы, содержащие информацию, продублированную в документах на постоянном хранении.
      3. Копии (особенно ксерокопии) официальных документов.

III. Необходимо иметь раздельные папки для временных и постоянных материалов. Если ваша система хранения будет помещать документы рассчитанные на постоянное хранение отдельно от документов, которые будут со временем уничтожены, этим вы сэкономите массу времени местного архивиста.

10. Официальные документы

Секретариат каждого Духовного Собрания должен хранить все официальные документы, имеющие постоянную ценность. Они должны быть четко обозначены именно как официальные документы, возможно, поставлен штамп «Архивная копия» или «Официальная копия документа». В большинстве случаев под понятие официальная копия документа попадают только те копии, которые имеют постоянный срок хранения.

11. Дела постоянного хранения. Документы самой высокой ценности, относящиеся к деятельности или составу Местного Духовного Собрания и общины. Документы, созданные всеми отделами или агентствами Местного Духовного Собрания. В местных архивах должно храниться:

1. 1. Протоколы
   2. Годовые отчеты
   3. Местные бюллетени или информационные письма
   4. Финансовые отчеты
   5. Финансовые книги расходов и пожертвований
   6. Архивы корреспонденции постоянного хранения, особенно касающейся деятельности Местного Собрания и общины. Сюда включаются письма к Праздникам Девятнадцатого Дня, магнитные записи или кинохроники, отражающие местную деятельность или решения.
   7. Отчеты комитетов и других агентств
   8. Архив рассмотрения личных вопросов
   9. Архив общественной информации
   10. Архив юридических документов, включающий регистрационные и имущественные документы, акты, судебные дела
   11. Архив документов по местному центру бахаи
   12. Копии описаний деятельности местного уровня, запрашиваемых Национальным центром бахаи.

12. Дела временного хранения. Документы с наименее ценной информацией. Со временем будут уничтожаться.

1. 1. 1. Рекламная рассылка
      2. Архив временной корреспонденции, относящейся к мероприятиям, не имеющим ничего общего с Местным Духовным Собранием или местной общиной
      3. Архив финансовой документации, такой как оплаченные счета, выписки из банка, квитанции
      4. Подшивка устаревшей справочной информации
      5. Подшивка устаревших сводов правил
      6. Подшивка устаревших контрактов
      7. Печатные материалы, особенно вестник «Американ Бахаи»
      8. Временные аудиозаписи, видеозаписи, CD и DVD диски, такие как записи к Празднику Девятнадцатого Дня и фильмы. (Как вестник «Американ Бахаи», так и кинохроники и другие аудио-видео материалы могут быть переданы в библиотеку Местного Духовного Собрания, где они могут оказаться весьма полезны, если там имеется достаточно места для этих материалов. Однако в будущем они, скорее всего, будут переизданы.)

Со временем местные архивы, с одобрения Духовного Собрания, разработают график хранения и уничтожения документов, в котором будет определено, как долго каждое дело должно храниться и как оно должно быть уничтожено. Большинство из них может быть отправлено на переработку или выброшено, но некоторые должны быть специально уничтожены.

 

IV. Некоторые предложения относительно документов и доступа к ним

 

13. Протоколы Местного Духовного Собрания

При написании протоколов представьте, что вы пишите их для будущих Духовных Собраний, а не для нынешнего Духовного Собрания. Поэтому все должно быть записано с достаточной ясностью, четко объяснено, чтобы члены следующих составов Духовного Собрания, не участвующие в обсуждении, смогли все понять без дополнительных выяснений. Например, когда фиксируются присутствующие или отсутствующие на встрече, указываются полные фамилия, имя, отчество, а не только имя или инициалы. Также указывается полное название Духовного Собрания и дата.

 

14. Годовые отчеты Местного Духовного Собрания

Годовые отчеты Местного Духовного Собрания важно подготавливать и хранить, чтобы дать возможность Духовному Собранию проанализировать уже сделанное и уровень развития общины, а также для того, чтобы можно было их использовать для исторических исследований в будущем. Когда ведется подготовка годового отчета, собирается статистика, согласующаяся из года в год. Следует указывать такие основные статистические показатели, как количество взрослых членов общины, молодежи и детей; количество новых бахаи; количество бахаи, приехавших или уехавших из общины; а также количество новорожденных, вступивших в брак, умерших, вышедших из Веры, лишенных административных прав. Существует и другая статистика, такая как посещаемость Праздников Девятнадцатого Дня и Святых Дней, количество основных видов деятельности, а также информация о различных других видах обучения или провозглашения, о проектах социально-экономического развития. Статистика и другая информация из годового отчета может быть использована для оценки того, как происходит (или не происходит) рост общины. Такие статистические данные, как количество интересующихся, никогда ранее не собирались и не сохранялись, но могли бы оказаться полезными. Сейчас такая информация собирается в некоторых кластерах.

Национальный архив бахаи собирает подшивку годовых отчетов Местных Духовных Собраний. Будет хорошо, если вы пришлете копии прошлых отчетов и отчет за этот год.

 

15. Опросники от Национального центра бахаи

Местные Духовные Собрания получают перечень вопросов от Национального центра бахаи, которые также важно заполнять и сохранять. Эти данные являются еще одним богатым источником статистики и информации о развитии местных общин. Некоторые из этих статистических данных могут быть сходными с данными в годовых отчетах, но часто они собираются в различные времена года и поэтому их важно хранить постоянно.

 

16. Программа сохранения важных документов

1. 1. Для Местных Духовных Собраний с многочисленными общинами, большим количеством видов деятельности, дорогостоящими центрами и крупными бюджетами, необходимо предусмотреть программу сохранения важных документов.
   2. Текущие документы, необходимые для ведения деятельности Местного Духовного Собрания, следует определить, а их копии хранить отдельно в другом месте. Тогда в случае пожара или иного бедствия, в результате которого могут пропасть текущие документы, останется возможность использовать копии документов для продолжения деятельности Местного Духовного Собрания.

17. Правила доступа к документам Местного Духовного Собрания выведенным из документооборота и хранящимся в местном архиве

Духовное Собрание должно разработать правила доступа к неиспользуемым документам с фиксированным периодом ограниченного доступа, например, 25 или 50 лет, так, чтобы документы Собрания более ранних сроков могли быть легко открыты для изучения. Можно установить такой же срок, как срок ограничения доступа к документам Национального Духовного Собрания, который составляет 50 лет. Ограничение заключается в том, что доступ к документам возможен только с разрешения офиса секретариата. Таким образом, доступ может быть дан только в определенных случаях. Но отделы или агентства Собрания имеют свободный доступ к своим собственным документам. Ограничения в доступе не распространяются на документы Собрания, которые уже обнародованы, такие как письма к общине, годовые отчеты, бюллетени, новостные релизы и публикации. Это должно влиять на то, как документы будут систематизироваться по сериям. Серии документов могут быть организованы по десятилетиям, что поможет их раскрытию после того, как ограничительный период закончится.

 

V. Пастырская забота и документы

 

18. Биографическая информация для писем соболезнования

Одним из способов проявления заботы Местного Духовного Собрания будет необходимость отправлять письма соболезнования родным умерших бахаи. Чтобы помочь подготовить такие письма, местному архиву следует создать коллекцию биографической информации о членах местной общины, такую как дата и место рождения, когда и где стали бахаи, записи об их служении Вере, информацию об их семьях. К общине можно обратиться с просьбой заполнить биографические анкеты.

 

19. Учет рождений, заключения браков и смертей

Учет рождения и заключения брака рекомендован в письме Всемирного Дома Справедливости ко всем Национальным Духовным Собраниям, датированном 17 апреля 1981 года. Эти два списка никогда не становились целью нашего Национального Духовного Собрания, и им не предавалось особого значения, однако могут использоваться для соответствующего признания «этих важных событий, которые сильно влияют на жизнь всех человеческих существ: рождение, бракосочетание и смерть». Список умерших не упоминается в письме, но также может стать одним из способов для Местного Духовного Собрания вести статистику естественного движения населения.

 

VI. Обучение местных архивистов

 

20. Электронный курс Уилмитского института для архивистов-бахаи

Национальный архив бахаи проводит онлайн курс в Уилмитском институте «Введение в работу архива бахаи». Трехмесячный курс (с 16 сентября по 16 декабря) имеет своей целью помочь в обучении архивистов-бахаи, как местных, так и национальных, через Интернет. Изучаются принципы архивирования и процедуры работы с документами и другими материалами, хранящимися в местных архивах. Курс преподают профессиональные архивисты. Стоимость курса 150 долларов для одного человека и 300 долларов для группы.

Следующий курс начнется, ориентировочно, в сентябре 2008 года. Мы надеемся, что Местные Духовные Собрания, особенно те, где имеются местные центры, рассмотрят возможность регистрации на курс своих местных архивистов или членов комитетов по архивам. Более подробную информацию можно получить на сайте: http://www.wilmetteinstitute.us.bahai.org или по телефону 877-wilmette (877-945-6388).

В будущем возникнет потребность в сотнях профессионально подготовленных архивистов-бахаи для работы в архивах во Всемирном Центре, во всех национальных архивах и во множестве местных архивах бахаи. Архивист – это профессия, которую следует поощрять получать молодых людей, интересующихся историей. Работа в местном архиве бахаи может быть одним из способов, каким молодежь (а также взрослые, планирующие сменить карьеру) могут определиться, хотели бы они заниматься этой деятельностью.

---

 

I.The Bahá'í World, том XX, 1986-1992, страницы 720-723.

II.«Протоколы и решения Собрания должны записываться на каждой встрече секретарем, протоколы принимаются и утверждаются Собранием, и сохраняться среди официальных документов Собрания».

III.«Собрание готовит повестку для итоговой встречи, на которой следует рассмотреть: отчет о деятельности Собрания с момента выборов, финансовый отчет, содержащий все поступления и затраты фонда, отчеты комитетов и любые другие вопросы, имеющие отношение к общине бахаи».

IV.«Оно ответственно за принятие заявлений о вступлении в местную общину бахаи. …оно должно иметь исключительное право на проведение церемонии бракосочетания бахаи и выдачу свидетельства о заключении брака на территории своей юрисдикции. Оно должно предоставлять Национальному Духовному Собранию ежегодно или по запросу список членов общины бахаи, для информирования и утверждения Национальным Собранием».

V.«Следует собирать и выплачивать все средства, предназначенные для обслуживания Объединения».

VI.«…необходимо информировать общину обо всех своих делах…»

VII.«Должна осуществляться полная и квалифицированная забота о центрах или местах встречи общины бахаи».

Этот документ в формате MS Word