Развитие местных архивов является еще одно вехой на пути к зрелости наших Местных Духовных Собраний. Вопросник о местных архивах бахаи – это инструмент, который вы можете использовать для исследования местных общин в своей стране, выяснить их уровень понимания и получить представление о том, какие материалы у них имеются.
Архивы начинаются с хорошего ведения документов. Основа хороших местных архивов – это донесение до членов Собрания, и в особенности до секретарей, важности должной организации и сохранения документов по мере их появления. Если они задумаются о контексте, в котором они работают, это поможет им осознать ту роль, которую они играют в создании и защите местных архивов. Им нужно следовать тем же правилам и руководствам, которые используются в Национальном архиве для защиты и сохранности архивных фондов. (См. Документы Духовного Собрания в местном архиве бахаи). Они могут провести первичную инвентаризацию (См. Бланк описи документов Местного Духовного Собрания). Если у них в коллекции имеются личные бумаги, им поможет документ Личные бумаги в местном архиве бахаи.
Протоколы Местного Духовного Собрания, естественно являются самыми важными документами. Они содержат записи о развитии Веры и отдельных верующих в данной местности. Важно, чтобы протоколы содержали полную информацию: дата, имена, достаточно сведений, чтобы человек со стороны мог прочитать их и понять, что произошло.
Предпочтительнее печатать и использовать бумагу высокого качества.
Бланки Собрания также должны быть изготовлены на высококачественной бумаге.
Дела с рассмотрением личных вопросов должны храниться отдельно от протоколов.
Систематизируйте документы в конце каждого года.
Ежегодные отчеты также представляют собой очень важные документы и должны быть составлены, так же как и протоколы, с учетом будущих исследований людьми, которые не являлись непосредственными участниками событий и не знают, что происходило.
Учитывайте происходящее во внешнем мире. Собирайте материалы общественного характера.
Собирайте фотографии различных событий.
Ведите записи особенных программ по обучению или обучающих мероприятий – назначьте летописца.
Упоминайте о детских классах и об остальной деятельности – всех аспектах жизни бахаи.
Ведите учет рождений, смертей, браков и деклараций – восстановите информацию за прошлые годы, опросив тех, застал то время.
Когда разобрались с текущими документами, организуйте подобным же образом и материалы за прошлые годы.
Проведите инвентаризацию/учет всего, что имеется в наличии и что отсутствует.
Установите график передачи документов от Собрания.
Также работайте над:
Общинной библиотекой
Просвещением верующих в плане важности их личных бумаг
Интервьюированием (См. Руководство по проведению интервью)
Сбором старых фотографий
Сообщите о себе Национальным архивам бахаи и о том, что у вас имеется. Поддерживайте постоянную связь.
Все это в немалой степени относится и к школам бахаи и институтам, особенно постоянным школам, таким как Ландегг.