Хорошо разработанная политика доступа к материалам охватывает несколько важных моментов. Нужно соблюсти баланс между желанием использовать все богатство архивных фондов для административной и научной работы и необходимостью защиты конфиденциальных материалов.
Во время разработки политики доступа следует учесть:
Документы Национального Духовного Собрания и его структур должны быть закрыты для доступа на определенное количество лет (в США 50 лет) и работа с ними может допускаться только с разрешения секретаря НДС.
Работники отделов Национального Центра бахаи должны иметь доступ к своим документам.
Сделайте особые пометки в отношении других материалов, доступ к которым ограничен (например, документы Местного Духовного Собрания, официальные документы (в отличие от личных) Советников, членов Вспомогательной Коллегии, доверенных Хукукулла и т.д.).
Доступ к Скрижалям Абдул-Баха и письмам Шоги Эффенди должен быть ограничен только копиями, а оригиналы должны быть на постоянном хранении в безопасном месте.
Коллекции рукописей (личные бумаги) отдельных людей могут быть открыты для исследования после того, как они обработаны профессиональным архивистом, если конечно донор или архивист не наложит ограничения на их использование с целью сохранения конфиденциальной информации или ломких материалов. Обычно ограничения накладываются только на определенный период времени.
Доступ к историческим фотографиям. Обычно коллекция открыта для использования. Разработайте четкую политику по копированию фотографий. Архив может предоставлять условия для копирования. По возможности, не давайте выносить из архива оригиналы фотографий. Если сделаны копии на негативы, вы можете давать пленки во временное пользование.
Доступ к реликвиям, памятным предметам и предметам искусства и правила их использования во время выставок с обеспечением специальных условий хранения. Основополагающими принципами здесь являются защита и сохранение предметов.
Доступ к аудиовизуальным коллекциям и архитектурным чертежам.
Объявление о том, как и когда, работают архивы (обычно по предварительной договоренности) и то, что каждый исследователь должен заполнять заявление на доступ, а также давать письменное согласие с правилами читальной комнаты и следовать им. Все исследования должны проводиться в зале для чтения под наблюдением архивиста. Предусмотрите возможность для работников отделов Национального Центра брать с собой материалы на ограниченное время.
Объявление о том, что исследователи и работники Национального Цента могут пользоваться материалами только в комнате для чтения. В архивные хранилища и рабочие помещения доступ разрешен только работникам архива.