Архивист начинает работать с коллекцией материалов института или личных бумаг во время переговоров с донором или, когда институт собирается передать некоторую часть своих материалов в архив. Часто доноры по собственной инициативе передают коллекции, но бывает и так, что архивист выходит на доноров сам и сообщает им, что материалы, находящиеся в их собственности, имеют постоянную ценность и должны быть сохранены в архиве. Во время этого первоначального периода архивисту необходимо принять несколько важных, а порой и трудных, решений.