Завершающим этапом обработки архивного фонда, неважно, состоит ли он из неопубликованных документов или других материалов, является подготовка указателей. Указатели предназначены для обеспечения пользователей и сотрудников архива информацией о содержимом коллекции. С такой подробной информацией под рукой исследователь может обратиться за конкретными материалами, касающимися людей, учреждений, или предметов, которые он изучает, а не тратить время на лишние поиски. Хотя архивная наука располагает самыми различными средствами ручного поиска, четыре основных типа это – карточный каталог, опись (или реестр), указатель дат и путеводитель.

С распространением компьютеров, описи и указатели могут быть подготовлены с использованием любого стандартного программного обеспечения для обработки текста или базы данных и храниться как компьютерные файлы. Описи и указатели могут быть распечатаны для использования исследователями. Бумажные копии описей могут быть отправлены по обычной или электронной почте.