Слово «архив» используются для обозначения совокупности оригинальных неопубликованных документов или других материалов, которые рассказывают об истории организации или группы людей. Термин «архив» также применяется к месту, где такие материалы хранятся. Архивы бахаи – это хранилище для официальных документов учредителей архива, будь то: Всемирный Дом Справедливости, Национальное Духовное Собрание, Местное Духовное Собрание или дирекция школы. Это все официальные документы, которые более не используются, но имеют постоянную ценность. Они могут иметь отношение к работе институтов, их служащих, комитетах и офисов.
Кроме официальных документов архивы могут также сохранять другие свидетельства об истории бахаи, такие как бумаги отдельных верующих, фотографии, коллажи, аудиовизуальные материалы, электронные документы, бюллетени и другие печатные материалы, вырезки из газет, и памятные вещи. В целом, содержимое архивов бахаи документирует историю общины бахаи или института Веры как можно полнее, стараясь избежать траты ценного места на материалы, не являющимися существенными для понимания каких-либо аспектов этой истории.
Нужно отличать музейную и библиотечную деятельность от архивной работы. Старые и даже древние материалы могут храниться в любом учреждении, тогда как в архивах хранятся неопубликованные работы, которые, в основном, представляют собой результаты деятельности института или отдельных лиц. Каждое собрание или коллекция является целостным собранием документов из одного источника, структурированных в соответствии с организацией или деятельностью создавших их. Библиотеки, в свою очередь, работают с опубликованными работами, являющимися обособленными единицами хранения (книги, буклеты, видео и т.д.), которые специально были созданы для целей передачи определённой информации некой аудитории. Музеи работают с коллекциями предметов материальной культуры, являющимися трехмерными предметами. Природа предметов отлична и, следовательно, для работы с ними используются иные принципы и практики. Тем не менее, архивы, музеи и библиотеки выполняют родственные функции, и зачастую в одной организации они совмещены, особенно в небольших организациях. И архивист может стать ответственным за библиотеку и предметы материальной культуры, или библиотекарь может заниматься архивами, а куратор отвечать за архивные материалы. Настоящее руководство посвящено, в основном, архивам, но в библиографии можно найти ссылки на другие работы, которые затрагивают также вопросы обращения с напечатанными материалами и трехмерными объектами.