Обязанности архивиста, будь то отдельный человек или комитет, состоят из двух основных частей:
Во-первых, обеспечивать сохранность материалов имеющих постоянную ценность.
Это означает, что надо проследить, чтобы вместо уничтожения были предприняты шаги по размещению таких документов в архивах, будь то документы головной организации, других институтов или отдельных лиц. Документы при помещении в архив должны быть защищены от повреждения и старения. Документы, которые уже имеют повреждения, могут быть отданы на профессиональную реставрацию. Сохранение, однако, не имеет никакого смысла, если документы не используются.
Во-вторых, архивист обязан сделать материалы доступными для использования. Пользователи архива имеют право знать, какие документы хранятся в архиве и должны иметь доступ к ним. Поэтому архивист расставляет материалы, подготавливает указатели[1], которые соответствующим образом описывают их, и создает условия для работы исследователей и администраторов.