Процесс добавления коллекции в архив состоит из четырех основных стадий:
- Коллекция поступает от донора.
- Коллекция оформляется и обрабатывается.[1]
- Коллекция делается доступной для исследователей и администраторов.
- Осуществляется комплекс мер по защите коллекции от повреждения. (Иногда это частично реализуется на 2-й стадии).
Первая обязанность архивиста состоит в том, чтобы обеспечить сохранность достаточного количества материалов необходимого для адекватного документирования истории и развития института бахаи, чьи материалы ему доверены. Для местной общины это будет означать сохранение всех протоколов, важной переписки, основных финансовых документов[2], документов комитетов Собрания, материалов по связям с общественностью, новостных бюллетеней и вестников. После того, как это сделано, архив может быть расширен для включения в него личных и семейных бумаг.
Во время приобретения коллекции архивист должен принять много важных решений, и он должен вести запись всех контактов с возможными донорами. В долгосрочной перспективе успех будет зависеть не только от способности архивиста обнаружить местоположение ценной коллекции и убедить доноров, но и от репутации, которую заслужит архив среди исследователей и доноров.
[1] Определения этих терминов следует ниже.
[2] Основные финансовые документы – это обычно финансовые книги, годовые финансовые отчеты, результаты аудита и, возможно, другие документы.