Документы Национального и Местных Духовных Собраний разделяют сначала по источнику происхождения (отделы), а затем на серии и, если необходимо, подкатегории. Количество и название отделов будет зависеть от конкретного Собрания. Во всех Собраниях есть отдел секретариата и казначейства. Другие отделы могут иметь отношение к внешним связям, обучению, собственности, образованию, архивам, библиотеке, пионерам и т.п. Название отдела будет зависеть от того, офис ли это, комитет, рабочая группа и т.д.
Некоторые Духовные Собрания периодически реорганизовывают свои офисы. Иногда офисы объединяются и создаются новые, иногда просто меняется название офиса, или комитет становится отделом. Архивисту необходимо решить, как поступать с организацией документов новых офисов. Если функции офисов не меняются, а только меняется имя, тогда документы могут храниться как единое целое. В противном случае, новые офисы будут рассматриваться как новые фондообразователи. С документами Местного Духовного Собрания обычно легче работать, чем с документами Национального Духовного Собрания.
Возможная группировка (серии) документов секретариата Местного Духовного Собрания
- Национальное Духовное Собрание
- Советник или Вспомогательная Коллегия
- Комитет
- Другие Местные Духовные Собрания
- Годовые отчеты
- Протоколы
- Местные бюллетени
- Местный центр
- Бумаги с рассмотрением личных вопросов
- Внешние связи
- Юридические документы
Возможная группировка документов казначейства Местного Духовного Собрания
- Главная бухгалтерская книга
- Пожертвования
- Отчеты казначея
Возможная группировка (серии) документов секретариата Национального Духовного Собрания
- Протоколы
- Всемирный Центр Бахаи
- Другие Национальные Духовные Собрания
- Национальные комитеты и агентства
- Вспомогательная Коллегия
- Местные Духовные Собрания
- Годовые отчеты МДС
- Юридические документы МДС
- Личные дела
- Бумаги с рассмотрением личных вопросов
- Национальный съезд
- Окружной съезд
- Внешние связи / государственные органы
- Международные конференции и съезды
- Национальные конференции
- Акты
- Общая переписка
- Еженедельные отчеты секретаря
- Личные дела сотрудников
- Организации не бахаи
- Отметки о вступлении в Веру и смерти
- Празднования / годовщины
Нарушители Завета
Возможная группировка документов казначейства Национального Духовного Собрания
- Бюджет
- Финансовые книги
- Проверенные финансовые отчеты
- Документы на собственность
Возможная группировка документов других офисов Национального Духовного Собрания, таких как национальный комитет по обучению, одел внешних связей, издательство и т.п.
- Рабочие документы
- Национальное Духовное Собрание
- Пресс-релизы
- Отчеты сотрудников
- Статистика
- Программы, проекты и деятельность
- Газетные статьи
- Институты и семинары
- Тренинги / углубления / образовательные программы