Зачастую нерукописные материалы отделяются от коллекции. Например, с целью сохранения фотографии могут быть переданы в коллекцию архива фотографий, аудиозаписи – в коллекцию аудиозаписей. Книги и другие печатные материалы могут быть переданы в библиотеку Духовного Собрания. Когда какой-либо материал перемещается, в коллекции оставляется лист изъятия, в котором указывается, куда были переданы материалы, а перемещаемые материалы должны сопровождаться информацией, откуда они были переданы. Таким образом, по крайне мере в описании, сохраняется целостность коллекции.
Дубликаты обычно уничтожаются. Также могут существовать другие материалы, которые не обладают постоянной ценностью и которые можно уничтожить. Это становится особенно важным, если коллекция большая, а архив обладает ограниченным пространством.