Карточный каталог предоставляет основную информацию о том, какие документы и рукописи хранятся в архиве, подобно тому, как эту функцию выполняет библиотечный каталог в отношении книг библиотеки. Карточный каталог содержит по крайне мере одну карточку с названием на каждую коллекцию, а также включает в себя карточки, делающие тематическое разбиение материалов по основным темам, именам, местам и институтам. Информация записанная в карточке является первым уровнем описания, как об этом сказано в первой главе.
Чтобы создать карточный каталог, архивист подготавливает для каждой коллекции карточку размером 7.62х12,7 см (3”x 5”) на которой указывает название коллекции, количество материала, номер коллекции, образователя коллекции, и краткое описание материалов коллекции. На тематической карточке тема печатается вначале и дается ссылка «См.: (название коллекции)». Примеры именных, по названию коллекции, и тематических карт приведены на рисунке 10. Все карточки, будь то именные или тематические, размещаются в алфавитном порядке в общем каталоге. Специализированные карточные каталоги также могут быть разработаны для других подразделений архивов, например, каталог получателей и предметный каталог для оригиналов священных Писаний или писем Шоги Эффенди. Архивы с большим количеством коллекций, возможно, будут только создавать описи и путеводители. Это позволит избежать дублирования информации между карточным каталогом и описями.