При организации, сохранении и описании архивных материалов архивист преследует одну цель: сделать коллекции доступными для исследователей. Следовательно, один из самых важных аспектов работы архивиста – это взаимодействие с исследователями и предоставление им доступа к архивным фондам. Среди пользователей архива могут быть администраторы бахаи, их помощники или комитеты, а также ученые, писатели и другие частные исследователи. Архив в консультации с институтом, которому он принадлежит, должен выработать правила, определяющие, кто может пользоваться архивом. Независимо от того, кому разрешено использовать архив, архивист обязан осуществлять строгий контроль над доступом к материалам.

Так как многие архивные материалы уникальны, контроль должен быть намного строже, чем в библиотеке, где материалы по большей части возможно заменить.

Необходимо вести учет всех, кто и когда пользуется архивом. Это можно сделать, обязав посетителей перед началом работы заполнять карточки или формы с обязательным указанием даты, имени, адреса, цели и темы исследования и требовать, чтобы они каждый раз расписывались в журнале посещений. Исследователи должны работать только под наблюдением сотрудников архива. Архивист должен вести учет того, какие коллекции использовались, когда и кем. Это можно контролировать путем заполнения исследователем бланка запроса (См. рисунок №13) для каждого затребованного документа. По мере разрушения старого мирового порядка, кража стала серьезной угрозой для архивов любого рода, и архивист должен принять меры предосторожности в отношении сохранности коллекций, за которые он несет ответственность.

Поскольку многие исследователи не знакомы с архивами и тем, как ими пользоваться, задача архивиста подготовить текст свода правил, который будет выдаваться посетителю. Среди этих правил должен быть обозначен запрет на еду, напитки и курение в помещении, где идет работа с архивными материалами. При работе с рукописями также должны быть запрещены ручки, т.к. вред причинённый документу чернилами может оказаться катастрофическим. Исследователь должен быть проинформирован относительно правил касающихся авторского права, литературной собственности и библиографического цитирования материалов с которыми он работает. Подобная информация может быть отражена в описи. Архивист должен четко объяснить, что это обязанность исследователя, а не архива, получить разрешение у обладателя литературной собственности на публикацию любой части неопубликованной рукописи. Обладателем литературной собственности обычно является автор рукописи или его наследники.

Архив может ограничить доступ к некоторым документам в целях обеспечения конфиденциальности информации или неприкосновенности частной жизни людей. Архивисту следует совместно с Духовным Собранием разработать политику доступа к документам Собрания. Обычно к документам Духовного Собрания, которые не являются публичными, доступ закрыт на определенный срок, как правило, не более пятидесяти лет, и для доступа к таким материалам необходимо получить разрешение Духовного Собрания или его секретаря. В отношении личных бумаг донор может указать ограничения во время передачи документов. Архив также может ограничить доступ к материалам, которые представляют особую ценность, хрупки или нуждаются в реставрации. С подобных материалов необходимо снять копии или сделать микрофильмы и исследователям разрешать пользоваться только копиями. Однако в архивной практике в целом стараются накладывать как можно меньше ограничений, т.к. считается, что способствовать научным исследованиям наилучшим образом можно – предоставляя свободный доступ к информации.

Архивисту следует помнить, что он в позиции служения по отношению к исследователю, но он не должен проводить исследование за него. Хотя в настоящее время это обычно не является проблемой, в будущем архивисты бахаи должны будут принимать решения о том, какие услуги их ограниченное время позволит им выполнять.