Обязанности архивиста, будь то отдельного человека или комитета, состоят из трех основных частей:
Во-первых, обеспечивать сохранность материалов имеющих постоянную ценность. Это также включает шаги по размещению в архивах исторически важных документов для их сохранения
Во-вторых, сделать материалы доступными для использования. Архивист систематизирует материалы, подготавливает указатели, которые адекватно описывают их, и создает условия для работы исследователей.
В-третьих – обучение. Рассказывать институтам и отдельным верующим о существовании и важности архивов и ратовать за постоянный рост и развитие архивов. Архивы начинаются с хорошей практики ведения документов, и архивисты могут оказать хорошую помощь в обучении членов Собрания эффективным процедурам по созданию и сохранению важных документов.
Архивисты бахаи заинтересованы в сборе двух видов материалов необходимых для документирования роста и истории Веры.
1. Административные документы, которые рассказывают об истории наших институтов.
2. Личные документы, которые проливают свет на жизнь верующих.
О каких именно документах мы с вами говорим?
Письма и другая переписка (входящая и исходящая).
Дневники и воспоминания.
Рукописи, как например черновики книг, статей, выступлений, материалов для углублений, поэзии, музыки.
Личные заметки для углублений, выступлений и т.п.
Финансовые документы, бухгалтерские книги, журналы учета, бухгалтерские отчеты и т.д.
Юридические документы, акты, завещания, договора аренды, паспорта, судебные дела, свидетельства о рождении.
Печатные материалы, такие как книги, памфлеты, программы, газетные статьи, вестники бахаи, периодические издания.
Фотографии, семейные и фотографии бахаи.
Предметы, такие как реликвии, украшения, одежда, значимые сувениры.
Предметы искусства, картины, наброски, рисунки, гравюры.
Документы, имеющие отношение к занятию профессией.
Документы Собраний или комитетов бахаи относящиеся к служению в администрации.
Аудиовизуальные материалы, такие как пленки, слайды, киноленты, магнитные ленты.
Компьютерные документы во всех их разнообразных форматах.
Архитектурные чертежи и планы.
Примеры личных коллекций в Архивах бахаи США: Марта Рут, Джулиет Томпсон, Роберт Хейден, Луис Грегори, Хорас Холли, Лидия Заменгоф, строительство Дома Поклонения.
Различные примеры использования архивов:
Работа по обучению
Администрация Веры
Научная работа
Выставочная работа
Документы школ бахаи и институтов
Источник материалов для изучения истории Веры
Очень востребованы фотографии.