В архивном деле выработана своя терминология, как и в любой другой дисциплине. Среди слов, которые используют архивисты (Упрощенные определения. Имеются различия в терминах США и Европы):
Поступление (Accessioning) – официальные шаги необходимые для получения материалов или бумаг.
Обработка или организация – приведение коллекции в тот порядок, в котором она будет готова для использования исследователями.
Идентификация или документирование (Authentication or documentation) – установление истории и выявление подлинности или аутентичности предмета или коллекции.
Описание – составление указателей для коллекций в архиве.
Реставрация – процедуры по устранению повреждений документов и сохранения их долговечности.
Опись – документ, в котором детально перечислено содержимое коллекции.
Группа документов (Record group) – совокупность документов одного происхождения
Коллекция – группа материалов, представляющая собой единое целое на основе того, что они были созданы или собраны одним институтом, человеком или семьей.
Происхождение (Provenance) – установление, кому принадлежал предмет или коллекция и как попали в архивы.
Есть два очень важных правила работы применяемые в любых архивах:
Respect des fonds –архивист работает с коллекцией как с органичным целым и не разделяет ее. Архивист хранит все материалы одного происхождения вместе, будь то административный или индивидуальный источник, и не перемешивает материалы одной коллекции с материалами из другой. Архивы, в отличие от библиотеки, не организованы в соответствии с заранее определенной тематической системой классификации. Мы не организуем материалы по какой-либо теме, предмету или личности. Принцип Respect des fonds подразумевает хранение материалов офиса Национального Собрания или Местного Духовного Собрания отдельно от индивидуальных коллекций, а индивидуальные коллекции отдельно друг от друга.
Исходный порядок – если он достаточно ясен и функционален – архивист сохраняет коллекцию в том состоянии, в котором она поступила в архив. Вы определяете это во время первичной инвентаризации коллекции. Лучше всего сохранять ту организационную схему, которая была создана донором, если конечно она приемлема. Правда иногда коллекция поступает в сильном беспорядке или ее структура сильно усложняет поиск предмета исследователем. В таких случаях архивист может решить реорганизовать коллекцию.