Документы Духовного Собрания в местном архиве бахаи

Скачать готовую распечатку в формате MS Word

Предыдущая версия (октябрь, 2021) в формате MS Word

«Важность института архивов бахаи состоит не только в массе возможностей для обучения, которые он предоставляет, но, в особенности, в огромном количестве исторических сведений и информации, которые он может предложить сегодняшним администраторам Дела и историкам бахаи в будущем. Институт архивов бахаи, в действительности, служит ценнейшим хранилищем информации относительно всех аспектов Веры, как административных и исторических, так и относящихся к доктрине».

Из письма, написанного от имени Шоги Эффенди Национальному Духовному Собранию Соединенных Штатов и Канады, 25 сентября 1936 г.

Зачем нужен местный архив бахаи?

Духовное Собрание несет ответственность за ведение своих документов на протяжении всего своего существования в качестве института бахаи. Архив, по сути, является долговременной памятью Духовного Собрания, когда может потребоваться обратиться к документам, созданным много лет назад, или понадобится предоставить Национальному Собранию информацию из них. Документы, относящиеся к делам Собрания, являются собственностью Собрания, и каждое должностное лицо по завершении срока своих полномочий должно передать Собранию все документы, относящиеся к его работе.

Какие типы документов подходят для архива?

В архиве бахаи хранятся официальные, не находящиеся в работе, постоянного срока хранения документы Духовного Собрания, его должностных лиц, комитетов и служб. Дополнительно в архиве могут храниться другие ценные материалы, такие как реликвии и артефакты, личные бумаги бахаи, фотографии, аудиовизуальные материалы, и произведения искусства.

Какие документы Собрания должны храниться в архиве на постоянной основе?

Документы Духовного Собрания, имеющие постоянную историческую или административную ценность (см. перечень ниже) должны быть перемещены в архив, когда они более не требуются для ведения дел Духовного Собрания. Например, это можно делать раз в год после Ризвана. Собранию следует размещать документы временного и постоянного хранения отдельно, поскольку это упростит передачу документов в местный архив или же их уничтожение.

Духовное Собрание несет ответственность только за хранение своих документов и истории своей общины. Оно не обязано хранить документы или публикации других лиц или общин бахаи, если оно не приняло решение так поступать. Собрания иногда, в качестве любезности, могут хранить документы соседних Собраний, которые перестали избираться, пока те не будут переизбраны. Любые документы или коллекции отдельных лиц, которые Собрание согласилось сохранить, должны быть четко обозначены.

Каждому Духовному Собранию следует иметь оригиналы всех документов, имеющие постоянную ценность, такие как протоколы. Если созданы несколько экземпляров для нужд членов, оригинал должен быть обозначен соответствующим образом. Оригиналы цифровых документов также должны быть обозначены в названии файлов или путем помещения их в отдельные цифровые папки. В большинстве случаев именно оригинальные документы подлежат постоянному хранению. Смотрите далее о сохранении бумажных и цифровых документов.

Краткий перечень документов, которые необходимо хранить

Следующие документы Духовного Собрания подлежат постоянному хранению и их следует поместить в местный архив, когда они более не требуются для ведения дел Духовного Собрания.

Годовые отчеты.
Регистрационные документы.
Протоколы Собрания, комитетов и рабочих групп.
Книги учета рождения, браков и смерти.
Карточки регистрации взрослых и детей (подписанные оригиналы) для вступления в общину, информация о которых передана через eMembership.
Исходящие письма Местного Собрания.
Входящие письма, адресованные Местному Собранию и которые уникальные (не циркуляры или письма общего характера), от Национального Духовного Собрания, других институтов бахаи, отдельных лиц или организаций.
Ежегодные финансовый отчеты, книги прихода и расхода средств. (Некоторые другие финансовые документы имеют определенный срок хранения. См. Stewardship and Development Manual, доступное через Bahá’í Online Services.)
Местные бюллетени, информационные письма и календари.
Отчеты комитетов, рабочих групп и других назначаемых лиц.
Списки членов общины и комитетов (по крайней мере один на каждый в год).
Материалы рассмотрения личных вопросов, касающиеся бракосочетания, развода, членства и т.п.
Фотографии Духовного Собрания, общины бахаи и деятельности общины.
Архив общественной информации и газетные вырезки.
Отчеты счетной комиссии о выборах Собрания, переданные через eMembership.
Копии заполненных анкет о местной деятельности, отправленных в Национальное Собрание или Региональный Совет.

Каждая община должна вести папку, в которой сохранять материалы об истории Веры в данной местности, и может рассмотреть возможность записи воспоминаний старых бахаи. Архив может также содержать такие вещи, как реликвии, личные документы верующих, бюллетени общины и аудиовизуальные материалы. Личные документы должны приниматься только в том случае, если Собрание понимает ответственность и планирует хранить их как отдельную коллекцию. Если в коллекции личных бумаг имеются книги и периодические издания, их целесообразнее передать в местную библиотеку, продать или утилизировать.

Материалы, от которых можно избавиться, когда в них отпала необходимость

Следующие документы Духовного Собрания не представляют постоянной ценности и их можно уничтожить. Финансовые временные документы и документы на коммунальные услуги следует хранить в соответствии с указаниями, данными в the Stewardship and Development Manual.

Спам.
Текущая переписка, не имеющая значительного отношения к решениям Местного Духовного Собрания или деятельности местной общины.
Устаревшие тематические подборки, руководства, договора и т.п., которые более не используются.
Печатная продукция, такая как «Американ бахаи», журналы и информационные бюллетени, выпущенные другими общинами, а также любые напечатанные материалы бахаи, не имеющие отношение к решениям Собрания или деятельности местной общины.
Письма к Праздникам Девятнадцатого Дня, пленки и видеохроники Bahá’í Newsreel, которые не породили определенную деятельность Собрания или общины.

Когда необходимо избавиться от истрепавшихся или устаревших материалов, содержащих отрывки из Священного Писания или изображения Величайшего Имени, это можно сделать любым способом, при котором будет соблюдено уважительное отношение и предметы не будут разбросаны где попало. Например, такие предметы можно поместить в мусорный контейнер, предварительно завернув в бумажный или полиэтиленовый пакет.

Бумаги, содержащие персональную информацию, такую как изменение адреса, копии списков членов общины и т. п., должны считаться конфиденциальными документами и уничтожаться способом, предотвращающим утечку данных.

Почему по возможности нужно хранить документы в бумажной форме?

Электронные документы удобны, когда речь идет о создании и доступе к текущим документам, но имеют ряд недостатков, когда дело доходит до длительного хранения. Их могут прочитать только компьютеры, требующие как аппаратного, так и программного обеспечения, которое постоянно обновляется или заменяется производителями, зачастую без должного учета долговременной сохранности; этот процесс может исказить старые цифровые материалы или сделать их нечитаемыми. Цифровые документы, будь то хранящиеся на дисках, в компьютере или на сервисе резервного копирования «в облаке», находятся вне поля зрения, и могут быть утеряны или забыты при смене сотрудников в офисе или изменении в членстве в Собрании. Возникали ситуации, когда цифровая система каталогизации, созданная сотрудником, разбирающимся в компьютерах, и который через некоторое время умер, не могла обслуживаться или использоваться другими. Архив должен поддерживается на протяжении десятилетий, даже столетий. Все организации, использующие цифровые документы, обнаружили, что затраты на управление ими и на их сохранение в долгосрочной перспективе могут равняться, а в некоторых случаях превосходить стоимость сохранения бумажных документов. Поэтому Местным Духовным Собраниям рекомендуется хранить свои официальные документы на бумаге, даже если они хранят те же самые документы в цифровом виде. Можно сэкономить ресурсы, сохраняя только необходимые документы и удаляя материалы низкой или же кратковременной ценности.

Очевидно, что некоторые виды цифровых документов довольно трудно или непрактично распечатывать на бумаге. Сообщений электронной почты очень много, и они могут содержать длинные цепочки ответов или различных вложений. Электронные таблицы утрачивают свою функциональность будучи распечатанными. Текстовые сообщения, видео, а также другие подобные материалы представляют отдельные проблемы. Мы рекомендуем, чтобы в таких случаях секретарь Собрания или архивист распечатывали копии наиболее значимых и важных документов таким образом, чтобы содержание передавалось наиболее верно, и помещали их на хранение с другими оригинальными документами.

Управление электронными документами

Собрания должны также в наилучшем возможном порядке стараться вести свои цифровые документы и делать их резервные копии. В силу широкого круга обстоятельств и различия в возможностях в нашей общине сложно предоставить общее руководство, которое бы подходило ко всем случаям. Однако, следующие принципы могут оказаться полезными при совещании по этой теме:

Цифровыми папками и документами необходимо управлять как можно более централизованно, а не разбрасывать их без необходимости по различным компьютерам или системам.
Если Собрание работает и/или хранит свои цифровые документы, используя «облачный» сервис, оно должно обеспечить себе сохранение доступа к материалам в случае смерти ответственного за это человека или его недоступности по иным причинам. Такую же предосторожность необходимо выполнить в отношении учетной записи электронной почты Собрания. Небезопасно вверять единственную копию любого ценного цифрового материала поставщику облачных услуг; по возможности Собрание должно хранить и копию у себя.
При хранении документов Собрания или электронной почты в облачной системе, доступной для других, необходимо соблюдать крайнюю осторожность для предотвращения несанкционированного доступа, изменения или удаления документов. В некоторых из этих систем очень легко случайно предоставить доступ широкому кругу лиц ко всем файлам Собрания при подписке их на список рассылки электронной почты. Кроме того, так называемые «бесплатные» облачные системы хранения регулярно просеивают содержимое документов для предоставления рекламы.
По перечисленным выше причинам, конфиденциальные или же чувствительные материалы, такие в которых рассматриваются личные вопросы или же содержащие фрагменты протоколов с обсуждением таких вопросов, не должны храниться ни в какой «бесплатной» облачной системе. Наилучшим подходом является хранение конфиденциальных материалов только на бумаге после окончания их первоначального периода использования. Если необходимы цифровые документы, можно использовать их отредактированные версии.
Завершенные и утвержденные документы (например, протоколы) могут быть сохранены в формате, который делает их менее восприимчивыми к случайным изменениям или искажениям. Например, документы, созданные в MS Word или другом текстовом редакторе, после того, как они завершены, их можно сохранить в формате Adobe PDF. В качестве общего правила, нужно быть внимательными, чтобы различать черновики и рабочие копии от завершенных версий и удалять черновики, когда они более не нужны. Редакционные комментарии должны быть удалены из завершенных версий. Черновики или промежуточные версии одного и того же документа, отправленные по электронной почте, должны быть отмечены или удалены, чтобы их потом не спутать с окончательной версией.
Можно создавать цифровые папки, соответствующие системе каталогизации, что используется для бумажных документов Собрания. Это упрощает управление цифровыми и бумажными материалами, относящимися к одному и тому же проекту или делу. Такая же система может применяться к папкам электронной почты или к тегам, если система электронной почты использует теги вместо папок.
Как и в случае с бумажными материалами, цифровые документы, имеющие низкую или временную ценность, не должны храниться после необходимого времени. Самый простой способ добиться этого — отделить их или же идентифицировать их в качестве временных. Это необходимо выполнять регулярно, чтобы неотмеченные файлы не накапливались.
Если существующие файлы Собрания уже представляют сбой большое количество плохо систематизированного материала, на сортировку которого ушло бы слишком много времени, возможно, следует рассортировать материалы по годам или иным образом в большие управляемые группы и отныне попытаться улучшить управление вновь получаемыми материалами, а не тратить слишком много время на старые файлы.
Следует внимательно относится к обеспечению защиты файлов, которые копируются на портативные устройства хранения, жесткие или оптические диски, поскольку довольно легко утратить над ними контроль. Во избежание утраты Собраниям следует воздерживаться от хранения своих файлов на портативных устройствах, которые переносятся с места на место.

Кто ответственен за архив?

Духовному Собранию следует назначить ответственного за архив. Это может быть секретарь Собрания или член общины.

Следует ли допускать к архивам исследователей?

Духовному Собранию следует принять политику допуска к своим неиспользуемым документам. Поскольку бо́льшая часть деятельности Духовного Собрания не является конфиденциальной, нет причин, почему нельзя дозволять исторические или личные изыскания среди не конфиденциальных документов, по усмотрению Собрания.

Частным исследователям следует получить разрешение Собрания, и им следует показывать только не конфиденциальные материалы. Протоколы Собрания, материалы рассмотрения личных вопросов и любые другие документы, имеющие отношение к личным проблемам людей, не должны предоставляться, хотя информация из них может быть предоставлена по усмотрению Собрания. Документы и файлы не следует выносить из архива.

Как следует хранить бумажные документы и архив?

Документы не следует хранить в таких местах, как чердаки и подвалы, где они будут подвержены высокой температуре, или имеется риск затопления. Возможно, стоит хранить очень ценные документы в коммерческих хранилищах, таких как банковские ячейки. Документы должны быть защищены от огня, сырости, солнечного света, насекомых и грызунов, краж и несанкционированного доступа. В хранилище должна быть относительная влажность ниже 68%, а температура в диапазоне от 40 до 75 градусов по Фаренгейту [от 4 до 24 C°]. Резиновые или мягкие пластмассовые предметы, такие как резиновые ленты или же любые пластиковые предметы липкие или слизистые по ощущениям, необходимо удалить перед помещением документов на хранение. Коробки с бумажными документами не должны храниться в непосредственном контакте с бетонным полом или стенами, с которых может передаться влага.

Как поступать с личными бумагами бахаи?

Верующие иногда предлагают Местному Собранию свои личные бумаги, книги и аудиовизуальные материалы. Собрания не обязаны принимать такие дары и им следует учесть долгосрочные затраты и обязательства, которые это может за собой повлечь. В качестве альтернативы можно направить дарителя в Национальный архив бахаи. Личные документы могут содержать письма, книги, фотографии, реликвии, дневники, личные воспоминания или рукописи. Каждая коллекция личных бумаг должна оставаться цельной, четко обозначенной, и не смешиваться с документами Собрания, даже если эти документы данного лица содержат копии протоколов Собрания, файлы или переписку. Для получения дополнительной информации см. информационный листок Национального архива бахаи о личных бумагах.

Если Собрание прекратило свое существование, как поступить с его документами?

В случае слияния двух или более Собраний, получившееся Собрание наследует все документы. Документы предыдущих Собраний должны храниться раздельно, не перемешиваться с документами действующего Собрания. Если Собрание исчезает из-за снижения количества членов в местности, по возможности, его документы следует хранить бывшему должностному лицу или надежному члену общины, пока не будет создано новое Собрание. Если ни одна из этих альтернатив неприемлема, документы Собрания и другие архивные материалы следует отправить в Национальный архив бахаи для хранения.

Для дополнительной информации

Собраниям, нуждающимся в дополнительном руководстве относительно своих документов, рекомендуется обращаться в Национальный архив бахаи по электронной почте Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в браузере должен быть включен Javascript.

Образец бланка описи

Образец бланка описи приведен ниже. Подобные бланки можно распечатать для каждой группы документов (например, протоколы, корреспонденция, офисные папки, различные файлы), а описи хранить все вместе в папке секретаря для быстрого доступа. Также может оказаться полезным поместить дубликат описи для каждой группы документов в соответствующий короб. Если группа старых документов со временем оказалась перемешанной, обычно неэффективно пытаться их привести в порядок; но виды имеющихся документов и их приблизительные диапазоны дат могут быть указаны в описи.

Август, 2022

Бланк описи документов Местного Духовного Собрания

1. Название Духовного Собрания: ________________________________________________

2. Дата составления описи: ______________________________________________________

3. Местонахождение документов: _________________________________________________

4. Тип документов (укажите период времени (т.е. самую раннюю и самую последнюю даты) и количество папок/коробок для каждой категории документов). Примечание: Если документы ранее не группировались по типам документов, а хранились вместе по годам, они могут быть оставлены в этом порядке и обозначены как таковые. В следующем списке представлены документы, отсортированные по типу и собранные вместе внутри категории в порядке даты:

Протоколы:

Годовые отчеты:

Переписка с Национальным Собранием:

Переписка с Национальным центром бахаи:

Переписка с Вспомогательной Коллегией:

Переписка с Местными Духовными Собраниями:

Переписка с отдельными лицами:

Переписка с органами власти и общественными структурами:

Другая переписка:

Материалы рассмотрения личных вопросов:

Другие темы:

Журнал учета наличности:

Расписки:

Отчеты комитетов или служб:

Документы местных комитетов или служб:

Местные бюллетени, информационные письма, календари:

Списки членов/справочники:

Архив общественной информации или подшивка вырезок:

Фотографии:

Другое (укажите):

Личные бумаги отдельных верующих:

Также смотрите на нашем сайте некоторые рекомендации, составленные Национальным архивом бахаи США

Документ принят на заседании Священного Синода 25 декабря 2014 года (журнал № 132).

Преамбула

Сохранение и передача грядущим поколениям бесценного духовного наследия Русской Православной Церкви, запечатленного в памятниках архитектуры, иконописи, произведениях изобразительного и ювелирного искусства, скульптуры, всегда было очевидной и насущной задачей Церкви.

Согласно 38-му правилу святых апостолов, гласящему: «Епископ да имеет попечение о всех церковных вещах, и оными да распоряжает, яко Богу назирающу», позднейшим церковно-каноническим постановлениям, а также в соответствии с главой XV Устава Русской Православной Церкви ответственность за сохранность церковного имущества, в том числе храмов и монастырей, лежит на епархиальном архиерее, осуществляющем начальствующее наблюдение за сохранением памятников церковной архитектуры и искусства во вверенной ему епархии.

Государственное законодательство стран регистрации епархий, устанавливает ответственность за уничтожение или повреждение, как недвижимых объектов культурного наследия, так и движимого имущества, относящегося к культурным ценностям. В частности, законодательство Российской Федерации предусматривает, соответственно, административную и уголовную ответственность за нарушение охранных обязательств, уничтожение или повреждение объектов культурного наследия.

В настоящее время в подавляющем большинстве государств на канонической территории Русской Православной Церкви сформирована законодательная база, определяющая порядок передачи государственного имущества религиозного назначения (в том числе объектов культурного наследия и культурных ценностей) в собственность либо пользование религиозных организаций. В этой связи стала очевидной необходимость создания внутрицерковного реестра находящихся в собственности или пользовании религиозных организаций Русской Православной Церкви недвижимых объектов культурного наследия религиозного назначения, а также движимого имущества религиозного назначения, относящегося к культурным ценностям.

В компетенцию епархиального древлехранителя входит: своевременное информирование епархиального архиерея и Патриаршего совета по культуре о значимых проблемах в епархии, связанных с сохранением недвижимых объектов культурного наследия религиозного назначения, а также движимого имущества религиозного назначения, относящегося к культурным ценностям; наблюдение за сохранностью, своевременным ремонтом, реставрацией переданных религиозным организациям Русской Православной Церкви в лице данной епархии недвижимых объектов культурного наследия религиозного назначения, а также движимого имущества религиозного назначения, относящегося к культурным ценностям; пресечение действий, направленных на повреждение или уничтожение недвижимых объектов культурного наследия религиозного назначения, а также движимого имущества религиозного назначения, относящегося к культурным ценностям (по согласованию с епархиальным архиереем); профессиональное взаимодействие с музейным сообществом и организациями культуры.

I. Общие положения

1.1. Во исполнение Постановлений Архиерейского Собора Русской Православной Церкви от 2-5 февраля 2013 г. (п. 41) о надлежащем использовании, сохранении, учете, ремонте, реставрации и восстановлении памятников церковной архитектуры и искусства в штат епархий, указанных в приложении к настоящему Положению, вводится должность епархиального древлехранителя, осуществляющего контроль за сохранением памятников истории и культуры — объектов недвижимого имущества со связанными с ними произведениями иконописи, живописи, скульптуры, декоративно-прикладного искусства, иными предметами церковного наследия (далее — объекты культурного наследия), находящихся в собственности (пользовании) епархии и ее канонических подразделений.

1.2. Епархиальный архиерей несет ответственность за сохранение памятников церковной архитектуры и искусства во вверенной ему епархии, осуществляя начальственное наблюдение в этой области.

1.3. Епархиальный древлехранитель несет ответственность за своевременное информирование епархиального архиерея и Патриаршего совета по культуре о значимых проблемах в епархии, связанных с сохранением объектов культурного наследия и культурных ценностей.

1.4. Епархиальный древлехранитель руководствуется Уставом Русской Православной Церкви, принятым Архиерейским Собором Русской Православной Церкви 2000 г. (далее — Устав Русской Православной Церкви) и другими внутренними установлениями Русской Православной Церкви, постановлениями Поместных Соборов, Архиерейских Соборов, определениями Священного Синода Русской Православной Церкви, указами и распоряжениями Патриарха Московского и всея Руси, уставом епархии, указами и распоряжениями епархиального архиерея, указаниями Патриаршего совета по культуре, а также настоящим Положением.

1.5. Епархиальный древлехранитель обязан соблюдать действующее законодательство, знать и соблюдать законодательство в области сохранения, использования и государственной охраны объектов культурного наследия (памятников истории и культуры).

1.6. Епархиальный древлехранитель (клирик или мирянин) назначается на должность епархиальным архиереем по согласованию с Патриаршим советом по культуре по возможности из числа специалистов, компетентных в вопросах сохранения объектов культурного наследия и (или) окончивших Курсы по сохранению памятников церковной архитектуры и искусства при Патриаршем совете по культуре.

1.7. Епархиальный древлехранитель подотчетен епархиальному архиерею и Патриаршему совету по культуре.

1.8. Епархиальный древлехранитель освобождается от должности епархиальным архиереем по согласованию с Патриаршим советом по культуре.

1.9. Допускается назначение на должность епархиального древлехранителя по совместительству.

1.10. В епархиях, не указанных в Приложении 1 к настоящему Положению, вопрос о включении в штат епархии должности епархиального древлехранителя оставляется на благоусмотрение епархиального архиерея в зависимости от наличия на территории епархии объектов культурного наследия, находящихся в собственности (пользовании) епархии и ее канонических подразделений.

II. Обязанности епархиального древлехранителя

2.1. Епархиальный древлехранитель контролирует соблюдение каноническими подразделениями епархии требований к сохранению объектов культурного наследия, находящихся в собственности (пользовании) данных канонических подразделений.

2.2. Епархиальный древлехранитель составляет реестр объектов культурного наследия и культурных ценностей, находящихся в собственности (пользовании) епархии и ее канонических подразделений, и представляет этот реестр епархиальному архиерею для дальнейшего направления в Патриарший совет по культуре.

2.3. Епархиальный древлехранитель по согласованию с епархиальным архиереем принимает меры, направленные на пресечение деятельности, влекущей повреждение, разрушение, искажение, уничтожение объектов культурного наследия и культурных ценностей; информирует Патриарший совет по культуре об особо сложных ситуациях.

2.4. Епархиальный древлехранитель по согласованию с епархиальным архиереем участвует в переговорах канонических подразделений епархии с уполномоченными государственными органами по вопросам, связанным с установлением и соблюдением требований к сохранению объектов культурного наследия и культурных ценностей, находящихся в собственности (пользовании) данных канонических подразделений.

2.5. Епархиальный древлехранитель по согласованию с епархиальным архиереем взаимодействует с уполномоченными государственными органами и организациями культуры (в том числе музеями) по вопросам сохранения объектов культурного наследия, находящихся в собственности (пользовании) епархии и ее канонических подразделений.

2.6. Епархиальный древлехранитель должен пройти обучение на курсах по сохранению памятников церковной архитектуры и искусства при Патриаршем совете по культуре и получить официальный документ о прохождении курсов епархиального древлехранителя.

2.7. Епархиальный древлехранитель по согласованию с епархиальным архиереем вправе запрашивать у канонических подразделений епархии и государственных учреждений культуры информацию в пределах своей компетенции.

2.8. Епархиальный древлехранитель обязан принимать участие в проводимых Патриаршим советом по культуре курсах повышения квалификации, научно-практических конференциях и отчетных семинарах по сохранению объектов культурного наследия и культурных ценностей.

Текст положения приводится по опубликованному на сайте Патриархия.ru

Здесь собраны некоторые документы, полезные для понимания принципов и методов организации и работы архива.

Международный этический кодекс архивистов. Принят на заседании Генеральной ассамблеи Международного совета архивов (Пекин, сентябрь 1996 г.)
Всеобщая декларация по архивам. Принята Международным Советом Архивов.
Основные ценности архивистов. Декларация принципов, утвержденная Советом Общества американских архивистов (Society of American Archivists, SAA) 25 мая 2011 года.
Хартия о сохранении цифрового наследия. Принята 15 октября 2003 г.
Как составить летопись своего села: метод. рекомендации / Алт. краев. универс. науч. б-ка им. В. Я. Шишкова; сост.: Л. И. Лукьянова, Е. М. Терентьева ; отв. за вып. Л. В. Фарафонова. – Барнаул: РИО АКУНБ, 2011. – 12 с.
Документация НПО, память для всех. Практическое пособие с ответами на 60 вопросов.
Положение о должности епархиального древлехранителя

Различные бланки, перечни и другие документы, полезные для осуществления архивной деятельности в общине бахаи смотрите в нашей базе знаний.

Также рекомендуем поискать на православных сайтах методические рекомендации по организации приходских библиотек и создании архивов. Например, сайт Православные библиотеки Беларуси или страница отдела религиозного образования и катехизации Тамбовской митрополии на официальном сайте Тамбовской епархии.

В частности, бахаи может оказаться весьма полезным такой документ:

Методические рекомендации по организации и созданию приходской библиотеки / Отдел религиозного образования, катехизации и миссионерства Тамбовской епархии. Тамбов, 2011.

Рассказ про работу австралийского национального архива бахаи (на английском)

Общество американских архивистов

Данная декларация принципов была утверждена Советом Общества американских архивистов (Society of American Archivists, SAA) 25 мая 2011 года.

Цель

Архивисты отбирают, сохраняют и обеспечивают доступность первоисточников, документирующих деятельность учреждений, сообществ и частных лиц. Эти архивные источники могут быть использованы для многих целей, включая обеспечение надлежащих доказательств для судов и государственных органов, защиту прав частных лиц и организаций, и формирование культурно-исторического наследия общества. Современная архивная профессия основывает свои теоретические положения и функции на ряде основных ценностей, которые определяют и направляют как индивидуальную, так и коллективную практическую работу и деятельность архивистов. Эти ценности воплощают в себе суть профессии, и они должны стать основой поведения представителей профессии.
Архивисты обеспечивают важные преимущества и услуги, такие как:

выявление и сохранение важнейших элементов культурно-исторического наследия общества;
организацию и поддержание документальных свидетельств деятельности институтов, групп и отдельных лиц;
содействие процессу сохранения памяти о прошлом посредством представления подлинных и надежных первоисточников; и
обслуживания широкого круга людей, стремящихся отыскать и использовать ценные свидетельства и информацию.

С древних времен, архивы были источником могущества для тех, кто их контролировал. В демократическом обществе эта сила должна служить интересам всех членов общества. Разделяемые и исповедуемые архивистами ценности позволяют им выполнять эти обязательства и оказывать важнейшие услуги от имени всех групп и отдельных членов общества.
В данной декларации основных ценностей эти основные принципы сформулированы как для того, чтобы напомнить архивистам, почему они берут на себя профессиональные обязанности и ответственность, так и для того, чтобы проинформировать всех остальных о той основе, на которую опирается вклад архивистов в деятельность общества. К архивистам часто предъявляются конфликтующие запросы и требования, и в определенных ситуациях отдельные ценности могут тянуть в противоположных направлениях. Цель данной декларации - дать рекомендации по выявлению тех основных ценностей, которыми архивисты должны руководствоваться при принятии решений в таких условиях. Основные ценности являются частью контекста, в котором должны рассматриваться этические проблемы.

Основные ценности архивистов

Доступ и использование: Архивисты поощряют и обеспечивают максимально широкую доступность материалов, насколько это позволяют существующие обязательные ограничения доступа, такие как законодательно-нормативные акты, договора с фондообразователями, требования по сохранению неприкосновенности частной жизни и коммерческой тайны. Хотя в ряде случаев доступ может быть ограничен, архивисты стремятся по мере возможности содействовать свободному доступу и использованию. Доступ к документам жизненно необходим для личных, научных, деловых целей и для решения задач государственного управления, и использование документов следует приветствовать и активно поощрять. Даже те, кто непосредственно не используют архивные материалы, получает косвенные выгоды от научных исследований, государственных программ и другие форм использования архивов, в том числе от символического значения архивов, когда известно, что определенные документы существуют, и к ним в случае необходимости можно получить доступ.
Подотчетность: Документируя функции, деятельность и процесс принятия решений учреждениями, архивисты создают важные инструменты для обеспечения подотчетности. В республике, такие подотчетность и прозрачность являются важнейшими отличительными признаками демократии. Общественные деятели должны нести ответственность как перед судом истории и будущими поколениями, так и перед гражданами в ходе текущего управления обществом. Доступ к документам официальных лиц и учреждений обеспечивает средства для привлечения их к ответственности. В частном секторе, обеспечиваемая архивными документами подотчетность помогает защищать права и интересы потребителей, акционеров, сотрудников и граждан. Архивисты, работающие в создающих коллекции хранилищах, возможно, не всегда несут такого же уровня ответственность за подотчетность, но и они сохраняют свидетельства действия отдельных лиц, групп и организаций, которые могут потребоваться для обеспечения подотчетности как в настоящее время, так и в будущем.
Ознакомительно-пропагандистская деятельность: Архивисты содействуют использованию и пониманию исторических документов. Они отстаивают как интересы собственных архивных программ, так и потребности учреждений. Они также отстаивают следование архивным принципам и ценностям в различных условиях, в том числе (насколько это допускают их обязанности в учреждении) в области формирования политики. Архивисты стремятся внести свой вклад в формирование государственной политики по вопросам, касающимся архивного дела и делопроизводства, и добиваются, чтобы их опыт использовался в интересах общества.
Многообразие: Коллективно архивисты стремятся документировать и сохранить документальные свидетельства деятельности как можно более широкого круга частных лиц, социально-экономических групп, государственного управления и корпораций. Архивисты осознают важность выявления и сохранения, и взаимодействуют с сообществами с целью активного документирования тех, чьи голоса не были услышаны и тех, кто был изолирован и маргинализирован. Они стремятся укрепить связи с недостаточно документированными сообществами, поддерживая приобретение и сохранение источников, касающихся деятельности этих сообществ; поощряя активное использование членами этих сообществ архивных источников для научных исследований; и/или формируя архивы таких сообществ. Архивисты признают и поощряют разнообразие точек зрения на социальные, политические и интеллектуальные вопросы, которые должны отражаться как в архивных документах, так и среди представителей профессии. Они активно работают над тем, чтобы корпус архивистов по своему составу был диверсифицированным и представлял различные слои общества.
История и память: Архивисты признают, что первоисточники дают людям возможность исследовать прошлое и тем самым изучать опыт человечества. Архивные материалы являются расширением человеческой памяти, как в индивидуальном, так и в коллективном плане, и, если они сохраняются надлежащим образом, они могут служить свидетельствами, на соответствие которым может быть проверена точность индивидуальной и социальной памяти. Архивисты сохраняют такие первоисточники, чтобы мы могли лучше осознать прошлое, понять настоящее и подготовиться к будущему.
Сохранение: Архивисты обеспечивают сохранность широкого круга разнообразных первоисточников на благо будущих поколений. Сохранение материалов является средством, а не самоцелью. В рамках, установленных законом и стандартами наилучшей практики, архивисты в одних случаях могут решить, что должны быть сохранены оригиналы документов, а в других случаях копирование содержащейся в документах информации на другие носители может оказаться достаточным. Архивисты, таким образом, сохраняют материалы в большей степени на благо будущего, чем с оглядкой на проблемы в прошлом.
Профессионализм: Архивисты придерживаются общих представлений о своей миссии, ценностях и этике. Они воспринимают развивающуюся теоретическую базу знаний, сотрудничают с коллегами из смежных профессий, развивают профессиональные стандарты и следуют им, стремятся к совершенству в своей повседневной работе, и признают важность профессионального образования, в том числе необходимость учиться на протяжении всей своей жизни. Они поощряют профессиональный рост своих коллег, поддерживают энтузиазм тех, кто начинает свой путь в архивной профессии, и активно делятся своими знаниями и опытом. Архивисты стремятся к расширению возможностей для сотрудничества с другими специалистами информационных профессий, с создателями документов, и с пользователями и потенциальными пользователями архивных документов.
Ответственное хранение: Архивисты обеспечить надлежащее хранение доверенных им документов и материалов. Как ответственные хранители, архивисты стремятся принимать разумные и обоснованные решения, касающиеся фондов их учреждений. Они стремятся сбалансировать порой конфликтующие интересы различных заинтересованных сторон. Архивисты являются благоразумными распорядителями, которые управляют документами, следуя передовому опыту при разработке стандартов содержания хранилищ, политик развития коллекций, показателей качества обслуживания пользователей и других показателей эффективности. Они сотрудничают с внешними партнерами в интересах пользователей и общественных нужд. В определенных ситуациях, архивисты признают необходимость уничтожения материалов, с тем, чтобы имеющиеся ресурсы могли быть использованы в интересах стратегически наиболее важных или полезных материалов.
Отбор: Решения о том, какие материалы отобрать на хранение, архивисты принимают на основе многочисленных критериев, включая потребности потенциальных пользователей. Понимая, что из-за расходов, связанных с обеспечением долгосрочного хранения, и из-за проблем обеспечения доступности, большинство создаваемых в современном обществе документов и материалов не может быть сохранено, архивисты признают разумность обращения за советом к другим заинтересованным сторонам при принятии такого рода решений. Они признают и принимают свою ответственность за то, что выполняют роль активных агентов в процессе формировании и интерпретации документации прошлого.
Оказание услуг: В рамках сферы компетенции, полномочий и миссии своих учреждений, архивисты обеспечивают эффективный и действенный доступ к первоисточникам (и соответствующее посредничество), с тем, чтобы пользователи, кем бы они ни были, могли отыскивать архивные документы общества, его учреждений и частных лиц, и получать от них отдачу. Архивисты обслуживают многочисленные сообщества и многие заинтересованные лица, в число которых могут входить руководители учреждений, создатели и фондообразователи документальных фондов, правообладатели, исследователи и прочие лица (в т.ч. анонимные), использующие архивы для множества различных целей, в корпоративных и государственных интересах; и/или граждане, которых интересуют имеющиеся в архивных источниках информация и доказательства. Архивисты стремятся удовлетворять потребности пользователей насколько возможно быстро, эффективно и продуктивно.
Социальная ответственность: В основе всей профессиональной деятельности архивистов лежит их ответственность перед различными группами в обществе и за то, чтобы их действия были в интересах общественного блага. В первую очередь архивисты удовлетворяют потребности и интересы своих работодателей и учреждений. Однако архивные документы является частью культурно-исторического наследия всех членов общества. Те архивисты, перед которыми ставится четко определенная социальная миссия, стремятся отразить эти более широкие обязательства перед обществом в своих политиках и процедурах отбора на хранение, обеспечения сохранности, доступа и использования архивных документов. Архивисты, у которых область компетенции и полномочий уже, также могут способствовать сохранению индивидуальной и коллективной памяти обслуживаемых ими коллективов, и тем самым улучшить общие знания о прошлом и его понимание в обществе.
Утверждено Советом Общества американских архивистов (Society of American Archivists, SAA) 25 мая 2011 года.

Документ доступен на сайте Общества по адресу http://www2.archivists.org/statements/core-values-of-archivists

Русский текст любезно предоставлен Натальей Храмцовской


	Всеобщая декларация по архивам
	Обратите внимание на печатную версию декларации. Красиво оформлена – так и просится на стенку в офисе или центре бахаи. Будет отличным напоминанием о важности архивов и их роли в развитии общины и «формировании и сохранении индивидуальной и коллективной памяти, для понимания прошлого, для документирования настоящего и для подготовки будущего».

В архивных документах фиксируются решения, действия и воспоминания. Они представляют собой уникальное и незаменимое культурно-историческое наследие, передаваемое от одного поколения к другому. С момента создания архивных документов, ими управляют для того, чтобы сохранить их ценность и смысл. Они являются авторитетными источниками информации, лежащей в основе ответственного и прозрачного государственного управления. Они играют важнейшую роль в развитии общества, участвуя в формировании и сохранении индивидуальной и коллективной памяти. Необходимо поддерживать и поощрять максимально свободный доступ к архивам с целью обогащения наших знаний о человеческом обществе, для поддержания и укрепления демократии и прав человека и повышения качества жизни.

С этой целью, мы признаем:

жизненную необходимость архивов для ведения эффективной, подотчетной и прозрачной деятельности, для защиты прав граждан, для формирования индивидуальной и коллективной памяти, для понимания прошлого, для документирования настоящего и для подготовки будущего;
многообразие носителей, на которых архивные документы создаются и сохраняются, в том числе бумажные, электронные, аудиовизуальные и иные носители;
коллективную ответственность всех — граждан, руководителей государственных структур, собственников и хранителей государственных и частных архивов, архивистов и специалистов других информационных профессий — за управление архивами.

Поэтому мы обязуемся действовать совместно, для того, чтобы:

управлению архивами придавалось должное значение, и такое управление компетентно осуществлялось всеми частными и государственными организациями, создающими и использующими архивные документы в ходе своей деловой деятельности;
управление архивами и их сохранение осуществлялись таким образом, чтобы обеспечить их аутентичность, надежность, целостность и возможность использования;
архивы использовались как один из инструментов формирования ответственной гражданской позиции.

Оригинал Universal Declaration on Archives на сайте Международного Совета Архивов http://www.ica.org

Русский текст любезно предоставлен Натальей Храмцовской

Также смотрите Хартию о сохранении цифрового наследия.


Как составить летопись своего села: метод. рекомендации / Алт. краев. универс. науч. б-ка им. В. Я. Шишкова; сост.: Л. И. Лукьянова, Е. М. Терентьева ; отв. за вып. Л. В. Фарафонова. – Барнаул: РИО АКУНБ, 2011. – 12 с. Скачать пособие в виде PDF файла
В пособии даются практические советы библиотекарям по написанию летописи села: организации работы, методике сбора материала, его обработке и систематизации. Источник: сайт АКУНБ им. В.Я. Шишкова

сост.: Л. И. Лукьянова, Е. М. Терентьева

Содержание
Вступление
Что такое летопись?
Учредитель летописи, его обязанности
Авторский коллектив (составители), его обязанности и отчетность
Что важно для летописца?
С чего начать работу над летописью?
Структура летописи, порядок ее ведения
Какие сведения рекомендуется отражать в исторической справке?
Отражение в летописи современной жизни села
Об электронном варианте летописи
Сбор и обработка материалов
Летопись – памятник духовной культуры
Рекомендуемая литература

Современные библиотеки активно занимаются изучением прошлого своего края. Они традиционно накапливают сведения из истории городов и сельских населенных пунктов: оформляют альбомы и папки газетных вырезок, записывают воспоминания старожилов – очевидцев различных памятных событий, собирают рукописи, дневники, письма, фотографии земляков.
В настоящее время многие библиотеки приступили к написанию летописей своих сел. Надеемся, предлагаемые методические рекомендации окажут помощь летописцам в их работе, помогут в сборе и фиксации материалов об истории и современной жизни села.

Что такое летопись?

Каждому культурному человеку хорошо известны исторические произведения XI–XVII вв., в которых повествование велось по годам. Это летописи – самые значительные памятникиобщественной мысли и культуры Древней Руси.
Впоследствии летописи не только отражали исторические сведения, но и включали записи о современных летописцу событиях по годам.
В нашем случае летопись – это рукописный текст истории и современной жизни села в хронологической последовательности.
В летописи регулярно фиксируются сведения об общественно значимых, неординарных, политических, экономических, культурнобытовых событиях данного села:

статистика рождений, браков, разводов и смертей;
общее количество населения села, количество школьников, призывников, пенсионеров, другая статистическая информация;
различная информация по экономике, культуре, инфраструктуре поселения;
сведения об учреждениях и организациях, расположенных на территории села, значимые вехи и достижения в их деятельности, ФИО руководителей с начала деятельности учреждений и организаций и по настоящее время;
трудовые, боевые, учебные и иные общественно значимые достижения жителей села или других лиц, имеющих отношение к сельскому поселению;
решения сельской и вышестоящих администраций и органов, касающихся жизнедеятельности села;
публикации в средствах массовой информации по вопросам, связанным с историей и современным положением сельского поселения;
важнейшие события в жизни сельской школы;
информация о событиях и празднованиях, отмечаемых в селе, природных особенностях и явлениях на его территории;
сведения о трудовых занятиях, народных промыслах, увлечениях и интересах жителей села;
хозяйственная деятельность физических лиц и организаций на территории села;
другие события, факты, цифры и даты, имеющие общественную значимость для данной местности.

Учредитель летописи, его обязанности

Учредителем летописи является администрация органа местного самоуправления.

В ее обязанности входит:

принятие решения о создании летописи и составе авторского коллектива (составителей);
регистрация данного документа;
обеспечение составителей информацией, находящейся в компетенции администрации села;
содействие составителям в сборе информации от учреждений, организаций и физических лиц, имеющих отношение к данному сельскому поселению;
в установленные сроки инвентаризации проверка наличия летописи как документа администрации села.

Авторский коллектив (составители), его обязанности и отчетность

Состав авторского коллектива (составителей) утверждается решением главы органа местного самоуправления. На общественных началах в него могут войти краеведы, представители администрации, библиотекари, учителя, ветераны войны и труда, жители села, школьники. Желательно привлечь к работе по составлению летописи местных поэтов, художников, фотографов.
Участников необходимо заранее подготовить к этой работе – помочь овладеть методикой самостоятельной работы с книгой и архивными источниками, научить их:

глубже работать с исторической литературой;
делать выписки, извлечения, давать ссылки;
записывать воспоминания очевидцев на различные носители информации;
составлять правильную библиографическую запись.

Работа потребует тесного контакта с местными и краевыми архивами, музеями, общественными организациями.
Очень важно, чтобы у авторского коллектива (составителей) летописи имелась возможность работать с современными техническими средствами: компьютером, сканером, копировальным аппаратом. С их помощью любой письменный или печатный документ, а также фотоархив станет доступен каждому, желающему его увидеть.
В установленные администрацией села сроки составители готовят отчет о проделанной работе и перспективах дальнейшей деятельности по созданию летописи.

Что важно для летописца?

Современным создателям летописей своих населенных пунктов принципиально важно соблюдать принципы этичности и достоверности при общении с людьми, предоставляющими информацию:

чувствовать ответственность за людей, с которыми они работают и чью жизнь и культуру изучают: избегать нанесения морального вреда или неправильного обращения, уважать благополучие, работать на долгосрочное сохранение артефактов, активно консультироваться с теми, кого исследуют, с целью установления рабочих отношений;
гарантировать, что исследование не повредит безопасности, достоинству или частной жизни людей, в отношении которых осуществляются профессиональные действия;
выяснить, желают ли лица, предоставившие информацию, сохранить анонимность или получить известность, и сделать все, чтобы исполнить эти пожелания. При этом нужно предупредить их о возможных последствиях такого выбора: несмотря на соблюдение условий, анонимность может быть раскрыта, а широкое признание – не состояться;
заранее заручиться согласием изучаемых лиц, которые могут быть затронуты исследованием. Это касается, в первую очередь, старожилов и ветеранов сельских поселений;
ответственно и своевременно планировать работу по созданию летописи как в настоящее время, так и на перспективу.

Таким образом, современный летописец в ответе не только перед людьми, которых затрагивает своим исследованием, но и за истинность той информации, которую он распространяет и обеспечивает ее правильное понимание.

С чего начать работу над летописью?

Подготовка к сбору и систематизации материалов:

предварительное знакомство с историей своей местности и административно-территориальным положением села;
беседа с учеными и исследователями, занимающимися местной историей, на предмет методики сбора материалов и их систематизации;
составление плана.

Изучение литературы и других информационных источников:

книги, журналы, газеты;
нормативные акты;
архивы своего села и района;
краевой и центральный архивы;
семейные документы;
свидетельства и воспоминания старожилов, переселенцев.

Структура летописи, порядок ее ведения

Структуру летописи разрабатывает авторский коллектив (составители) и утверждает глава местной администрации. Как правило, летопись состоит из двух основных частей:
1. История населенного пункта.
2. Летопись (хроника) населенного пункта.

В соответствии с российским законодательством, статус документа имеет бумажный вариант сельской летописи, который регистрируется в администрации села. Все записи в книге ведутся с указанием даты события, текста информации о прошедшем событии.
Источники информации могут быть официальными и неофициальными, письменными и устными, представлены в виде фото-, видео- и аудиозаписей. Каждый источник информации имеет свое значение, степень достоверности и значимости. Даже табличка на могильном памятнике, на правах источника информации, дает три вида информации: дату рождения, смерти и место захоронения человека.
На титульном листе летописи помещаются сведения о современном названии села с указанием района, края и времени начала ведения данного документа.
При полном заполнении предыдущей книги летописи работа продолжается в следующей. В этом случае на титульном листе летописи под названием населенного пункта указывается ее номер (книга 1, книга 2, книга 3 и т. д.).
Летопись заполняется черными чернилами, ровным красивым почерком, буквами средней величины с использованием различного трафарета. В тексте не должно быть исправлений, зачеркиваний. Записи ведутся с двух сторон листа.
Страницы проставляются в верхнем внешнем углу. Сноски даются внизу листа более мелким почерком и отделяются короткой линией от основного текста. Сноски обозначаются звездочками.
Повысят ценность собранных материалов сопровождающие их фотоальбомы, подлинники (ксерокопии) документов, образцы фольклора данной местности, аудио- , видеоряд, отдельные обзорные и тематические материалы, которые ввиду большого объема не вошли в текст самой летописи. Эти материалы хранятся как самостоятельные единицы. Не допускается вклеивание фотографий, документов и т. п. в книгу летописи.

Какие сведения рекомендуется отражать в исторической справке?

В разделе «История» приводится литературно обработанный текст истории поселения с момента его основания.
В исторической справке рекомендуется отражать следующие сведения:

расположение населенного пункта относительно районного центра и железнодорожной станции;
расположение на берегу реки или удаленности от нее;
географическое расположение, природно-климатические условия;
дата основания поселения;
имя основателя;
изменения в названии;
происхождение названия, связанные с этим легенды, были и т.д.

Отражение в летописи современной жизни села

Во второй части летописи на втором листе книги летописи помещаются следующие сведения: ФИО, должность ответственного за ведение книги, период, в который он вел записи.
Начинается ведение хроники современной жизни села с краткого обзора его социально-экономической и культурной жизни: площадь, количество жителей, предприятия, организации, учреждения, находящиеся на территории данного населенного пункта.
В центре строки крупным шрифтом выделяются цифры с обозначением года событий (2007, 2008, 2009, 2010 и т. д.).
Дата событий выделяется красными чернилами и свободным от текста полем.

Например:
12 января ____________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
В верхней части лицевой стороны листа на первой линии трафарета проставляется год.
Записи ведутся в порядке хронологии. В начале – события с известными датами, в конце месяца – с неизвестными. Если не известен месяц – событие записывается в конце года. После этого перечисляются приказы, постановления местной администрации. Далее – краткий статистический обзор (опираясь на данные органов власти, предприятий, учреждений, организаций и т. д.).
Записи в книгу летописи необходимо вести регулярно (не реже одного раза в квартал) в хронологическом порядке.

Об электронном варианте летописи

Одновременно с бумажным вариантом летописи, по возможности, ведется ее электронная версия. Она должна полностью дублировать бумажный текст. При этом условии электронная версия является полноправной авторской копией летописи.
В случае утраты бумажного варианта она должна быть восстановлена на основе ее электронной копии.
После окончания и сдачи в сельскую библиотеку очередной книги летописи ее электронная копия записывается на цифровой носитель в двух экземплярах и дальше передается по одному экземпляру в сельскую библиотеку и местную администрацию.

Сбор и обработка материалов

Основными источниками для создания летописи являются документальные источники, полученные из архивов и музеев.
Сбор материалов предполагает выявление сведений о селе из книг, сборников, журналов, газет и различных информационных материалов. Нужно быть готовым к тому, что во многих случаях информацию придется собирать буквально по крупицам. Это может быть глава или абзац из книги, всего несколько строк в газетной статье или одна из дат в хронике событий.
Выявление сведений необходимо начинать с изучения краеведческого фонда. Особенно тщательно следует прорабатывать краеведческие библиографические пособия, в первую очередь, краеведческие пособия, подготовленные сотрудниками районных (межпоселенческих) библиотек, а также издания краевых библиотечных цетров («Литература об Алтайском крае», «Страницы из истории Алтая» и т. д.). Пристально просматриваются подшивки местных, краевых газет и журналов.
Для того чтобы восполнить «белые пятна» в истории населенного пункта, с наибольшей полнотой запечатлеть знания односельчан о своем селе и довести их до потомков, краеведческий фонд пополняется неопубликованными краеведческими документами. Это машинописные и рукописные материалы, фотографии, архивные документы или их копии, документы местных администраций, слайды, видео- и аудиозаписи, иллюстративный материал. Это могут быть мемуары, дневники, письма, рисунки, воспоминания старожилов, переселенцев, знаменитых или известных земляков – уроженцев села – с пометкой «со слов». Сбор такого материала у местных жителей осуществляется на добровольных началах. Каждый «вклад» подлежит обработке: регистрации, редактированию и определению места хранения в фонде.
Регистрация таких документов, как единица хранения, осуществляется в специальной тетради (книге) либо на карточке. При регистрации необходимо проставить число, инвентарный номер поступившего документа, указать его название, точное имя, отчество и фамилию автора, вид документа, аннотацию, способ приобретения документа (подарен, обнаружен случайно и т. п.). Если это копия, то указать место, где хранится подлинник, а также сослаться на автора – составителя описания.
Если дается ссылка на рассказ очевидца, то необходимо указать его фамилию, имя, отчество, год рождения и адрес проживания.
Документы хранятся в папках. Фотографии – в конвертах, в вертикальном положении, отдельно каждый снимок.

Летопись – памятник духовной культуры

Существенную помощь в пополнении исторической части летописи может оказать использование Интернета, электронных каталогов, полнотекстовых баз данных и т. д.
Представленная в летописи информация относится к материалам повышенного спроса. В целях широкой популяризации собранных в ней сведений и одновременно сохранности подлинников документов составители могут предложить создание на основе этих материалов печатных изданий.
Информация, представленная на страницах газет, журналов, на радио и по телевидению, поднимет авторитет, значимость и самой летописи, и ее создателей, привлечет к работе по восстановлению и изучению истории своей малой Родины новых заинтересованных лиц.
Электронный вариант летописи правомерно разместить в Интернете, обеспечивая доступ к ней как можно большему количеству людей, интересующихся этой темой.
Созданная летопись села – это не просто перечисление исторических событий. Это памятник русской духовной культуры. Она уникальна.

Перешлите друзьям!

Нужна помощь!

Молитвы бахаи

Блог для думающих читателей:

Казнена через повешение

Читать биографию...