Принят на заседании Генеральной ассамблеи Международного совета архивов
(Пекин, сентябрь 1996 г.)

Этот документ в формате MS Word

ВВЕДЕНИЕ

01. Международный этический кодекс архивистов должен устанавливать высокие стандарты поведения для архивной профессии. Он должен знакомить новых членов профессии с этими стандартами, напоминать опытным архивистам об их профессиональной ответственности и внушать общественности уверенность в профессии.

02. Термин «архивисты», используемый в этом кодексе, должен охватывать всех тех, кто занимается контролем, уходом за архивами, их хранением, обеспечением сохранности и управлением.

03. Необходимо убеждать учреждения, осуществляющие трудоустройство, и архивные службы проводить политику и практику, которые способствуют выполнению этого кодекса.

04. Кодекс имеет целью установить этические рамки, которыми должны руководствоваться члены профессии, и не предлагает специфических решений по конкретным проблемам.

05. Принципы сопровождаются комментариями; принципы и комментарии, вместе взятые, представляют собой Этический кодекс.

06. Кодекс зависит от готовности архивных учреждений и профессиональных ассоциаций его выполнять. Это может происходить в форме повышения квалификации и создания механизма для руководства, в случаях сомнения — для расследования неэтичного поведения и, если будет признано целесообразным, для принятия санкций.

ПРИНЦИПЫ И КОММЕНТАРИИ ЭТИЧЕСКОГО КОДЕКСА

1. Архивисты должны защищать целостность архивных материалов и гарантировать их сохранность таким образом, что они будут продолжать оставаться достоверным свидетельством прошлого. Первейшей обязанностью архивистов является обеспечение целостности и сохранности документов, переданных на хранение.

Для выполнения этой обязанности они должны уважать законные, порой противоречивые права и интересы работодателей, владельцев-собственников и пользователей, прошлое, настоящее и будущее. Объективность и беспристрастность архивистов являются мерилом их профессионализма. Они должны оказывать сопротивление любому давлению, направ­ленному на манипулирование с документом, с целью сокрытия или искажения фактов.

2. Архивисты должны осуществлять экспертизу ценности, отбор архивных документов и работу с ними в их историческом, правовом и административном контексте, сохраняя принцип происхождения документов.

Архивисты должны осуществлять свои обязанности и функции в соответствии с архивными принципами и правилами, регулирующими создание и хранение документов в делопроизводстве, включая электронные документы и мультимедиа, их отбор и комплектование ими архивов, обеспечение сохранности и консервации вверенных им документов, а также систематизацию, описание, публикацию и предоставление для использования архивных документов. Архивисты должны проводить экспертизу ценности документов беспристрастно, опираясь при принятии решений на доскональное знание административных требований и политики комплектования своего учреждения. Они должны систематизировать и описывать документы, отобранные на хранение, в соответствии с архивными принципами (а именно, принципом происхождения и принципом подлинного порядка) и принятыми стандартами так быстро, как позволяют их ресурсы. Архивисты должны приобретать документы в соответствии с целями и ресурсами своих учреждений. Они не должны стремиться к приобретению документов или принимать их, если это может создать угрозу целостности или безопасности документов; они должны сотрудничать в целях обеспечения хранения этих документов в наиболее подходящем хранилище. Архивисты должны сотрудничать в возвращении перемещенных архивов.

3. Архивисты должны защищать подлинность документов во время архивной обработки, хранения и использования. Архивисты не должны допускать снижения архивной ценности документов, включая электронные документы или документы, созданные на основе средств мультимедиа, в процессе архивной работы по экспертизе ценности, систематизации и описанию, а также при консервации и использовании. Любая выборка должна осуществляться на основе тщательно разработанных методов и критериев. Замена подлинников другими носителями должна производиться с учетом юридической и информационной ценности документов. При вре­менном изъятии из дела документов ограниченного пользо­вания необходимо информировать об этом факте пользова­теля.

4. Архивисты должны обеспечить доступность и понятность архивных материалов. Архивисты должны отбирать документы для хранения или уничтожения таким образом, чтобы, прежде всего, сохранить основное свидетельство деятельности лица или учреждения, которые создали и собрали документы, но учитывая при этом изменяющиеся исследовательские потребности. Архивисты должны знать, что приобретение документов сомнительного происхождения, хотя и представляющих интерес, может поощрять развитие незаконной коммерческой деятельности. Они должны сотрудничать с другими архивистами и правоохранительными органами, занимающимися задержанием и судебным преследованием лиц, подозреваемых в воровстве архивных документов.

5. Архивисты должны документировать и быть способными оправдать свои действия с архивными материалами. Архивисты должны отстаивать нормативные правила хранения документов в течение всего их жизненного цикла и сотрудничать с фондообразователями в вопросах принятия новых форматов (носителей) и новой практики управления информацией. Они должны быть не только озабочены комплектованием существующими документами, но и обеспечивать, чтобы текущая информация и архивные системы с самого начала включали процедуры, подходящие для хранения ценных документов. Архивисты при проведении переговоров с должностными лицами, осуществляющими передачу документов, или с владельцами документов должны стремиться к принятию справедливых решений, основанных на полном понимании (если это применимо) следующих факторов: полномочия на передачу, дарение или продажу; финансовые договоренности и выгода; планы на обработку документов; авторское право и условия доступа. Архивисты должны хранить постоянное дело, документирующее поступления, консервацию и всю проведенную архивную работу.

6. Архивисты должны содействовать максимально широкому доступу к архивным материалам и обеспечивать беспристрастное обслуживание всех пользователей. Архивисты должны создавать как общий, так и специальный научно-справочный аппарат на все документы, находящиеся у них на хранении. Они должны всем предлагать беспристрастное консультирование и использовать имеющиеся ресурсы для предоставления сбалансированного ассортимента услуг. Архивисты должны отвечать вежливо на все обоснованные запросы о своих фондах и содействовать их наиболее широкому использованию в соответствии с политикой учреждения, обеспечением сохранности фондов, правовыми соображениями, индивидуальными правами и соглашениями о дарении. Они должны объяснять потенциальным пользователям уместные ограничения и справедливо применять их. Архивисты не должны допускать необоснованных ограничений доступа и использования, но могут предлагать или принимать как условие комплектования четко установленные ограничения на лимитированный период. Они должны честно соблюдать и беспристрастно выполнять все соглашения, заключенные во время приобретения материалов, но в интересах либерализации доступа должны заново провести переговоры об условиях в соответствии с изменениями обстоятельств.

7. Архивисты должны уважать интересы как доступа, так и защиты тайны частной жизни и действовать в границах соответствующего законодательства. Архивисты должны заботиться о защите корпоративных и личных интересов также, как и учитывать соображения национальной безопасности, не уничтожая информации, особенно в случае электронных документов, где обновление и уничтожение являются общепринятой .практикой. Они должны уважать право частной собственности отдельных лиц, создавших документы или сведения, которые эти документы содержат, в особенности тех, кто не имеет права голоса в деле использования и хранения материалов.

8. Архивисты должны использовать оказанное им доверие в общих интересах и избегать использования своего положения для нечестного удовлетворения своих или чужих интересов. Архивисты должны воздерживаться от действий, наносящих ущерб их профессиональной чистоте, объективности и беспристрастности. Они не должны извлекать для себя финансовую или какую-либо другую выгоду в ущерб учреж­дениям, исследователям или коллегам. Архивисты не должны лично собирать оригиналы документов или участвовать в любых коммерческих сделках с документами. Они должны избегать действий, которые могли бы спровоцировать в обществе столкновение интересов. Архивисты могут использо­вать фонды их учреждений для личных исследований и публикаций, проводя эту работу на тех же условиях, что и другие исследователи этих фондов. Они не должны раскрывать или использовать информацию, полученную в результате работы с документами, доступ к которым ограничен. Они не должны путать свои личные исследовательские или публикаторские интересы с порученными им профессиональными или административными обязанностями. При работе с фондами своих учреждений архивисты не должны использовать в своих целях имеющиеся у них сведения о неопубликованных находках исследователей без предварительного информирования исследователей о намерении архивиста воспользоваться этими сведениями. Они могут делать обзоры и давать комментарии к работам других по их тематике, включая работы, основанные на документах их собственных учреждений. Архивисты не должны позволять представителям других профессий мешать им выполнять свою работу и обязанности.

9. Архивисты должны повышать свое профессиональное мастерство, систематически и постоянно совершенствуя свои архивные знания и делясь результатами своих исследований и опытом работы. Архивисты должны стремиться к достижению взаимопонимания с коллегами по профессии, совершенствовать навыки оценки своего и чужого труда, вносить своими знаниями вклад в повышение эффективности работы коллектива и обеспечивать подчиненным соответствующие условия работы и обучения.

10. Архивисты должны способствовать обеспечению сохранности и использованию мирового документального наследия в сотрудничестве друг с другом и с представителями других профессий. Архивисты должны стремиться к расширению сотрудничества, избегать конфликтов с коллегами по профессии и разрешать возникающие проблемы, поощряя при этом строгое соблюдение архивных стандартов и этических норм. Архивисты должны сотрудничать с представителями родственных профессий на основе обоюдного уважения и взаимопонимания.

Этот документ в формате MS Word

 

Разработаны Национальным архивом бахаи США.

Если Местное Духовное Собрание рассматривает вариант хранения некоторых или всех своих цифровых документов на внешней площадке ("в облаке"), Собранию следует внимательно прочитать договор о предоставлении услуг, чтобы убедиться, что в нем удовлетворительно описываются перечисленные ниже условия.

1. Указывается ли в договоре о предоставлении услуг, что Духовное Собрание сохраняет собственность на документы?
2. Указано ли в договоре о предоставлении услуг, как Духовное Собрание может вернуть документы, если поставщик услуг выходит из бизнеса, прекращает услуги хранения или если Духовное Собрание пожелает сменить поставщика услуг?
3. Сообщает ли договор о предоставлении услуг какую-либо информацию о мерах безопасности, принимаемых для защиты от взлома?
4. Что написано в договоре о предоставлении услуг касательно мер, принимаемых по регулярному созданию резервных копий документов на случай повреждения центра обработки данных поставщика услуг в результате стихийных бедствий, аварий и т.п.?
5. Сообщает ли договор о предоставлении услуг какую-либо информацию о процедурах по обеспечению целостности цифровых документов или защиты их от искажения?

 

За дополнительной информацией обращайтесь: Национальный архив бахаи, США, Национальный Центр бахаи, 1233 Централ стрит, Эванстон 60201-1611. Телефон: (847) 853-2359/2358.
Эл. почта: Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в браузере должен быть включен Javascript.
Подготовлено 21 февраля 2014

Конференция по приобретению навыков для членов Местных Духовных Собраний, Лухелен, 2009

	Этот документ в формате MS Word
	Также смотрите:
	Рекомендации для архивов бахаи
	Материалы семинара: Европейские архивы бахаи
	Просьба от Международной библиотеки бахаи

Подготовлено: Роджер М.Дэл, архивист, Национальный архив бахаи, Соединенные Штаты

27 ноября 2007

 

ТЕКУЩИЕ ДОКУМЕНТЫ МЕСТНОГО ДУХОВНОГО СОБРАНИЯ

I. От документов никуда не деться

1. Ведение документации является одним из постоянных видов деятельности в жизни общины бахаи

Существуют аспекты в жизни общины бахаи, которые не меняются от плана к плану, независимо от его целей, например, проведение Праздников Девятнадцатого Дня и встреч Местного Духовного Собрания. Ведение документов Местного Духовного Собрания также относится к таким аспектам.

Наиболее важные функции Местного Духовного Собрания описаны в уставе МДС. К документам, создаваемым в ходе уставной деятельности Местного Духовного Собрания^[1], относятся: 1. Протоколы (Статья 8, часть 1) ^[2] 2. Годовые отчеты (Статья 9, часть 4) ^[3] 3. Списки членов общины, включая декларации, переезды, бракосочетание, список общины/список адресов (Статья 3, пункты 4, 10, 11) ^[4] 4. Финансовая документация (Статья 3, пункт 8) ^[5] 5. Местные бюллетени, информационные письма или календари событий (Статья 4, пункт 7) ^[6] 6. Документы по местному центру (Статья 3, пункт 9) ^[7]

 

2. Определение текущей или действующей документации

Документы, созданные при выполнении Местным Духовным Собранием своих функций и деятельности. Документы создаются в ходе выполнения специфической деятельности и без принятия во внимание вклада в будущую историю Веры.

Однако, в качестве побочного продукта создаваемой документации, может собираться различная историческая и биографическая информация, имеющая отношение к Местному Духовному Собранию, общине или обществу в целом.

 

II. Организация документов и электронные документы

3. Концепция серии документов

Серия документов – это подразделение документов в соответствии с тем, какой отдел или агентство институтов бахаи их создало, например, Местное Духовное Собрание.

Серией документов называют документы, которые систематизированы или хранятся как единое целое, так как они относятся к определенной функции или тематике, являются результатом однотипной деятельности, имеют отличительную форму, либо объединенные по каким-либо другим признакам: возникновения, получения или использования. В основном это отражает принятую в офисе систему хранения документов. Документы офиса секретариата могут состоять из нескольких серий документов, таких как протоколы, годовые отчеты, переписка с другими институтами бахаи или отдельными верующими. Каждая из этих групп может содержать несколько дел, организованных в особом порядке: алфавитном, хронологическом, тематическом или по нумерации. Решения о хранении тех или иных документов института обычно принимаются на уровне серии документов.

По мере того, как объем и сложность документов возрастают, их можно разделить на подгруппы серий. Так, например, когда Местное Духовное Собрание создает больше отделов или агентств для осуществления своей деятельности, каждый отдел или агентство будут создавать свои серии документов.

 

4. Типичные серии документов Местного Духовного Собрания

1. Протоколы.
2. Годовые отчеты.
3. Местные бюллетени.
4. Архив корреспонденции (если брать в широком смысле, то это документы на бумаге, такие как письма, телеграммы, электронные письма, телефонограммы, отчеты, листовки, брошюры и программы).
5. Дела с рассмотрением личных вопросов (и другие конфиденциальные документы).
6. Финансовые книги расхода и пожертвований/прихода.
7. Архив финансовой документации, в который входят оплаченные счета, банковские документы, квитанции.
8. Архив общественной информации, в частности, газетные статьи.
9. Документы по местному центру, включая архитектурные и инженерные чертежи, документы на право собственности, контракты, страховые полисы, документы по эксплуатации и ремонту.
10. Юридические документы, включая регистрационные документы и документы на собственность, судебные дела, акты и контракты.
11. Своды правил.
12. Справочная информация.
13. Печатные материалы, особенно вестник «Американ Бахаи».
14. Фотографии.
15. Аудио и видео записи.
16. CD и DVD диски.

5. Различные виды систем хранения, описанные в литературе по системам хранения для корпораций и организаций

Назначение системы хранения состоит в обеспечении быстрого и эффективного поиска документов или папок.

Существует четыре основных способа учета.

 

• Алфавитный. Самая распространенная система хранения, основанная на алфавитном списке наименований организаций или имен людей.

а. Если папки объемные, их часто разбивают на подсерии.

• Тематический. Распространенная система, папки занимают меньший объем, чем при использовании алфавитной системы.
• Хронологический. Используется для таких документов как протоколы и годовые отчеты, которые могут быть рассортированы по дате или году. Можно использовать все три типа хранения – алфавитный, тематический и хронологический.
• Номерной. Номера используются для замены наименований в алфавитной или тематической системе. Обычно требуется создание каталога используемых номеров. Офис секретариата Национального Духовного Собрания использует номерную систему для хранения документов верующих, т.к. они хранятся под номерами удостоверений. Возможно, не совсем применимо для документов Местного Духовного Собрания.

 

6. При создании системы хранения также необходимо учитывать

 

1. Необходимо зафиксировать для будущих секретарей информацию о том, как организована система и правила хранения, особенно правила использования названий институтов и организаций или имен отдельных людей.
2. Необходимо хранить раздельно конфиденциальные и не конфиденциальные документы.
3. Некоторые документы имеют очень короткий срок хранения, например, листовка. Возможно, их не стоит помещать на хранение.
4. Избегайте хранения большого количества копий одних и тех же документов.

 

7. Проблемы, связанные с электронными документами

 

1. Национальный архив бахаи не рекомендуют хранить официальные документы в электронной форме.
2. Документы в электронном виде удобны для создания и текущего использования документов, но имеют несколько недостатков, когда дело касается их долгосрочного хранения. Они могут быть прочитаны только с использованием машин, имеющих определенные технические характеристики и программное обеспечение. Большинство организаций работает с информацией, имеющей срок хранения от месяцев до нескольких лет, поэтому не существует коммерческой заинтересованности в сохранении электронных документов на более долгие периоды. Компьютеры и программное обеспечение постоянно обновляются так, что происходит быстрое устаревание предыдущих версий, из-за чего обычно невозможно прочитать документы старых версий. Архивисты (особенно архивисты бахаи) оперируют исчислением в сотни лет, но они представляют очень малый сегмент рынка и поэтому становится трудно получить соответствующие продукты. Поэтому бумага всё еще наилучшее средство долгосрочного хранения, рассчитанное на сотни лет.
3. Таким образом, Местным Духовным Собраниям рекомендуется хранить официальные документы в бумажном виде. Бумажная документация не требует техники для прочтения, и если используется бумага хорошего качества и хранится в хороших условиях, то бумажные документы можно будет использовать и через сотни лет. Важное преимущество бумажных документов в том, что их можно будет прочитать и через 50 лет, что невозможно утверждать в отношении компьютерных дисков или лент.
4. Еще нет никаких научных методик, позволяющих создавать архивы для хранения компьютерных файлов. Очень многое будет зависеть от используемого программного обеспечения и от возможности создавать папки, которые будут эквивалентны бумажным папкам.
5. Опять же, имеются документы, созданные в различных программах: электронная почта, программы текстовых редакторов, программы баз данных.

 

III. Как поступать с документами

 

8. Основания для длительного хранения документов Местного Духовного Собрания

1. Предписано уставом Местного Духовного Собрания или таково руководство Хранителя, Всемирного Дома Справедливости или Национального Духовного Собрания.
2. По юридическим соображениям.
3. Чтобы можно было узнать о прошлых решениях, действиях или мероприятиях Местного Духовного Собрания или одного из его отделов.
4. Анализ прошлых мероприятий Местного Духовного Собрания или общины, для планирования будущих мероприятий.
5. Исторические исследования и о Местном Духовном Собрания, и о местной общине. Духовное Собрание в ответе перед будущими поколениями за сохранение истории.
6. Генеалогических или индивидуальных исследований.

 

9. Концепция постоянного и временного хранения. Учитывайте цикл жизни документов при разработке системы хранения.

Каково предназначение каждого документа? Он будет постоянно храниться в архивах или его со временем уничтожат?

1. 1. На постоянном хранении должны быть документы относящиеся к деятельности Духовного Собрания и общины, и содержащие информацию не подверженную времени. Решение о том, какая информация не утратит своей ценности со временем, всегда будет субъективным. По существу, это попытка решить, какая информация понадобится будущим поколениям, включая будущие Местные Духовные Собрания.
   2. Документами временного хранения могут являться:
      1. Документы, информирующие о или относящиеся к деятельности, не связанной с Местным Собранием или общиной.
      2. Документы, содержащие информацию, продублированную в документах на постоянном хранении.
      3. Копии (особенно ксерокопии) официальных документов.

III. Необходимо иметь раздельные папки для временных и постоянных материалов. Если ваша система хранения будет помещать документы рассчитанные на постоянное хранение отдельно от документов, которые будут со временем уничтожены, этим вы сэкономите массу времени местного архивиста.

10. Официальные документы

Секретариат каждого Духовного Собрания должен хранить все официальные документы, имеющие постоянную ценность. Они должны быть четко обозначены именно как официальные документы, возможно, поставлен штамп «Архивная копия» или «Официальная копия документа». В большинстве случаев под понятие официальная копия документа попадают только те копии, которые имеют постоянный срок хранения.

11. Дела постоянного хранения. Документы самой высокой ценности, относящиеся к деятельности или составу Местного Духовного Собрания и общины. Документы, созданные всеми отделами или агентствами Местного Духовного Собрания. В местных архивах должно храниться:

1. 1. Протоколы
   2. Годовые отчеты
   3. Местные бюллетени или информационные письма
   4. Финансовые отчеты
   5. Финансовые книги расходов и пожертвований
   6. Архивы корреспонденции постоянного хранения, особенно касающейся деятельности Местного Собрания и общины. Сюда включаются письма к Праздникам Девятнадцатого Дня, магнитные записи или кинохроники, отражающие местную деятельность или решения.
   7. Отчеты комитетов и других агентств
   8. Архив рассмотрения личных вопросов
   9. Архив общественной информации
   10. Архив юридических документов, включающий регистрационные и имущественные документы, акты, судебные дела
   11. Архив документов по местному центру бахаи
   12. Копии описаний деятельности местного уровня, запрашиваемых Национальным центром бахаи.

12. Дела временного хранения. Документы с наименее ценной информацией. Со временем будут уничтожаться.

1. 1. 1. Рекламная рассылка
      2. Архив временной корреспонденции, относящейся к мероприятиям, не имеющим ничего общего с Местным Духовным Собранием или местной общиной
      3. Архив финансовой документации, такой как оплаченные счета, выписки из банка, квитанции
      4. Подшивка устаревшей справочной информации
      5. Подшивка устаревших сводов правил
      6. Подшивка устаревших контрактов
      7. Печатные материалы, особенно вестник «Американ Бахаи»
      8. Временные аудиозаписи, видеозаписи, CD и DVD диски, такие как записи к Празднику Девятнадцатого Дня и фильмы. (Как вестник «Американ Бахаи», так и кинохроники и другие аудио-видео материалы могут быть переданы в библиотеку Местного Духовного Собрания, где они могут оказаться весьма полезны, если там имеется достаточно места для этих материалов. Однако в будущем они, скорее всего, будут переизданы.)

Со временем местные архивы, с одобрения Духовного Собрания, разработают график хранения и уничтожения документов, в котором будет определено, как долго каждое дело должно храниться и как оно должно быть уничтожено. Большинство из них может быть отправлено на переработку или выброшено, но некоторые должны быть специально уничтожены.

 

IV. Некоторые предложения относительно документов и доступа к ним

 

13. Протоколы Местного Духовного Собрания

При написании протоколов представьте, что вы пишите их для будущих Духовных Собраний, а не для нынешнего Духовного Собрания. Поэтому все должно быть записано с достаточной ясностью, четко объяснено, чтобы члены следующих составов Духовного Собрания, не участвующие в обсуждении, смогли все понять без дополнительных выяснений. Например, когда фиксируются присутствующие или отсутствующие на встрече, указываются полные фамилия, имя, отчество, а не только имя или инициалы. Также указывается полное название Духовного Собрания и дата.

 

14. Годовые отчеты Местного Духовного Собрания

Годовые отчеты Местного Духовного Собрания важно подготавливать и хранить, чтобы дать возможность Духовному Собранию проанализировать уже сделанное и уровень развития общины, а также для того, чтобы можно было их использовать для исторических исследований в будущем. Когда ведется подготовка годового отчета, собирается статистика, согласующаяся из года в год. Следует указывать такие основные статистические показатели, как количество взрослых членов общины, молодежи и детей; количество новых бахаи; количество бахаи, приехавших или уехавших из общины; а также количество новорожденных, вступивших в брак, умерших, вышедших из Веры, лишенных административных прав. Существует и другая статистика, такая как посещаемость Праздников Девятнадцатого Дня и Святых Дней, количество основных видов деятельности, а также информация о различных других видах обучения или провозглашения, о проектах социально-экономического развития. Статистика и другая информация из годового отчета может быть использована для оценки того, как происходит (или не происходит) рост общины. Такие статистические данные, как количество интересующихся, никогда ранее не собирались и не сохранялись, но могли бы оказаться полезными. Сейчас такая информация собирается в некоторых кластерах.

Национальный архив бахаи собирает подшивку годовых отчетов Местных Духовных Собраний. Будет хорошо, если вы пришлете копии прошлых отчетов и отчет за этот год.

 

15. Опросники от Национального центра бахаи

Местные Духовные Собрания получают перечень вопросов от Национального центра бахаи, которые также важно заполнять и сохранять. Эти данные являются еще одним богатым источником статистики и информации о развитии местных общин. Некоторые из этих статистических данных могут быть сходными с данными в годовых отчетах, но часто они собираются в различные времена года и поэтому их важно хранить постоянно.

 

16. Программа сохранения важных документов

1. 1. Для Местных Духовных Собраний с многочисленными общинами, большим количеством видов деятельности, дорогостоящими центрами и крупными бюджетами, необходимо предусмотреть программу сохранения важных документов.
   2. Текущие документы, необходимые для ведения деятельности Местного Духовного Собрания, следует определить, а их копии хранить отдельно в другом месте. Тогда в случае пожара или иного бедствия, в результате которого могут пропасть текущие документы, останется возможность использовать копии документов для продолжения деятельности Местного Духовного Собрания.

17. Правила доступа к документам Местного Духовного Собрания выведенным из документооборота и хранящимся в местном архиве

Духовное Собрание должно разработать правила доступа к неиспользуемым документам с фиксированным периодом ограниченного доступа, например, 25 или 50 лет, так, чтобы документы Собрания более ранних сроков могли быть легко открыты для изучения. Можно установить такой же срок, как срок ограничения доступа к документам Национального Духовного Собрания, который составляет 50 лет. Ограничение заключается в том, что доступ к документам возможен только с разрешения офиса секретариата. Таким образом, доступ может быть дан только в определенных случаях. Но отделы или агентства Собрания имеют свободный доступ к своим собственным документам. Ограничения в доступе не распространяются на документы Собрания, которые уже обнародованы, такие как письма к общине, годовые отчеты, бюллетени, новостные релизы и публикации. Это должно влиять на то, как документы будут систематизироваться по сериям. Серии документов могут быть организованы по десятилетиям, что поможет их раскрытию после того, как ограничительный период закончится.

 

V. Пастырская забота и документы

 

18. Биографическая информация для писем соболезнования

Одним из способов проявления заботы Местного Духовного Собрания будет необходимость отправлять письма соболезнования родным умерших бахаи. Чтобы помочь подготовить такие письма, местному архиву следует создать коллекцию биографической информации о членах местной общины, такую как дата и место рождения, когда и где стали бахаи, записи об их служении Вере, информацию об их семьях. К общине можно обратиться с просьбой заполнить биографические анкеты.

 

19. Учет рождений, заключения браков и смертей

Учет рождения и заключения брака рекомендован в письме Всемирного Дома Справедливости ко всем Национальным Духовным Собраниям, датированном 17 апреля 1981 года. Эти два списка никогда не становились целью нашего Национального Духовного Собрания, и им не предавалось особого значения, однако могут использоваться для соответствующего признания «этих важных событий, которые сильно влияют на жизнь всех человеческих существ: рождение, бракосочетание и смерть». Список умерших не упоминается в письме, но также может стать одним из способов для Местного Духовного Собрания вести статистику естественного движения населения.

 

VI. Обучение местных архивистов

 

20. Электронный курс Уилмитского института для архивистов-бахаи

Национальный архив бахаи проводит онлайн курс в Уилмитском институте «Введение в работу архива бахаи». Трехмесячный курс (с 16 сентября по 16 декабря) имеет своей целью помочь в обучении архивистов-бахаи, как местных, так и национальных, через Интернет. Изучаются принципы архивирования и процедуры работы с документами и другими материалами, хранящимися в местных архивах. Курс преподают профессиональные архивисты. Стоимость курса 150 долларов для одного человека и 300 долларов для группы.

Следующий курс начнется, ориентировочно, в сентябре 2008 года. Мы надеемся, что Местные Духовные Собрания, особенно те, где имеются местные центры, рассмотрят возможность регистрации на курс своих местных архивистов или членов комитетов по архивам. Более подробную информацию можно получить на сайте: http://www.wilmetteinstitute.us.bahai.org или по телефону 877-wilmette (877-945-6388).

В будущем возникнет потребность в сотнях профессионально подготовленных архивистов-бахаи для работы в архивах во Всемирном Центре, во всех национальных архивах и во множестве местных архивах бахаи. Архивист – это профессия, которую следует поощрять получать молодых людей, интересующихся историей. Работа в местном архиве бахаи может быть одним из способов, каким молодежь (а также взрослые, планирующие сменить карьеру) могут определиться, хотели бы они заниматься этой деятельностью.

---

 

I.The Bahá'í World, том XX, 1986-1992, страницы 720-723.

II.«Протоколы и решения Собрания должны записываться на каждой встрече секретарем, протоколы принимаются и утверждаются Собранием, и сохраняться среди официальных документов Собрания».

III.«Собрание готовит повестку для итоговой встречи, на которой следует рассмотреть: отчет о деятельности Собрания с момента выборов, финансовый отчет, содержащий все поступления и затраты фонда, отчеты комитетов и любые другие вопросы, имеющие отношение к общине бахаи».

IV.«Оно ответственно за принятие заявлений о вступлении в местную общину бахаи. …оно должно иметь исключительное право на проведение церемонии бракосочетания бахаи и выдачу свидетельства о заключении брака на территории своей юрисдикции. Оно должно предоставлять Национальному Духовному Собранию ежегодно или по запросу список членов общины бахаи, для информирования и утверждения Национальным Собранием».

V.«Следует собирать и выплачивать все средства, предназначенные для обслуживания Объединения».

VI.«…необходимо информировать общину обо всех своих делах…»

VII.«Должна осуществляться полная и квалифицированная забота о центрах или местах встречи общины бахаи».

Этот документ в формате MS Word

Охраняй стихи Господа твоего, как зеницу своего ока. Он, воистину, Сохранитель, Могущественный.

Предписания Бахауллы:

В Своих Писаниях Бахаулла дал указания друзьям, касающиеся сохранения Священных Текстов. В нескольких Своих Скрижалях Он недвусмысленно утверждает, что многие из Писаний попали в руки врагов и что верующие должны делать всё от них зависящее, чтобы предотвращать такое.

Народу Божьему следует делать всё, что в его власти, для защиты и сохранения Скрижалей. Всё, что находилось в домах друзей в Земле Та, было изъято и попало в руки нерадивых. Мы повелели всем беречь то, что вышло из-под Пера Всевышнего.

Он поручил, чтобы друзья выделили безопасное место, где бы хранились божественные стихи.

Друзьям следует подыскать прочное, надежное место для хранения божественных стихов, где их не смогли бы коснуться недостойные руки…

Бахаулла говорит, что с оригиналами Скрижалей необходимо обращаться с величайшей осторожностью во время прочтения, а затем помещать в безопасное место.

 

Обращение со Скрижалями должно быть таковым, дабы они сохранялись в своей первоначальной безупречности. Во время прочтения их следует класть на лист, а после – убирать в особое место для безопасного хранения.

 

Архив бахаи во Всемирном Центре

Предписания Бахауллы относительно безопасного хранения Священных Текстов исполняются во Всемирном Центре Бахаи, где те хранятся в специальном помещении, оборудованном устройствами контроля климата и системами противопожарной защиты. Скрижали аккуратно уложены в папки и короба, изготовленные из бумаги и картона для архивного хранения.

Программа по обеспечению сохранности во Всемирном Центре Бахаи включает в себя мониторинг условий хранения и обучение специальным способам обращения с документами сотрудников, которые работают со Священными Текстами. Обработке с целью сохранения подвергаются Скрижали, которые поступили в архив повреждёнными. Эти меры обеспечивают обращение с Писаниями Бахаи в соответствии с самыми высокими стандартами.

О сохранении Священных Текстов упоминается не только в Писаниях Бахауллы, но и в трудах возлюбленного Хранителя и Всемирного Дома Справедливости.

Шоги Эффенди учредил Международный архив бахаи в 1925 году с целью сбора Священных Текстов и реликвий – предметов, «чье рассеивание приведет к утратам и повреждениям…», а Всемирный Дом Справедливости отдал должное задаче сохранения Священных Текстов, включив это в свою конституцию.

Письма, написанные от имени Шоги Эффенди, объясняют, что «работа по сбору Скрижалей ... является одной из наиболее важных задач, ибо от этого зависит наше истинное понимание Дела и его принципов» и что коллекции писаний будут «незаменимы по ценности и пользе для Хранителя и всех международных органов, которые станут собираться в Хайфе в ближайшем или отдаленном будущем».

Чтобы помочь Дому Справедливости обращаться к изобилию руководства и учения, имеющемуся в Писаниях Бахаи, используется компьютерная база данных, которая содержит описание каждой Скрижали и каждого письма Шоги Эффенди, вместе с машинописным экземпляром текста каждого документа. В ближайшее время изображения оригиналов документов также будут сохранены на компьютере, делая ненужным обращение к оригиналам.

Статистическая информация, ставшая доступной благодаря компьютерной базе данных, позволяет оценить общее количество Скрижалей и писем, которые были явлены или написаны.

Нижеследующая диаграмма показывает в сравнении количество оригиналов и фотокопий Скрижалей Абдул-Баха и писем Шоги Эффенди, которые были помещены на хранение в архив, и приблизительное число всего написанных.

Некоторое количество ценных оригиналов документов было утрачено во время стихийных бедствий, войн и других несчастий. С ними были потеряны слова Бахауллы, Абдул-Баха и возлюбленного Хранителя.

Если ваша семья располагает оригиналами Скрижалей или писем, настоятельно просим вас связаться с отделом архивов во Всемирном Центре Бахаи для руководства по отправке оригиналов документов или их копий в Международный архив бахаи.

---

 

Bahá'í Archives: Preserving and Safeguarding the Sacred Texts

Архивный отдел Всемирного Центра. Опубликовано в Andalib, 12:48, осень 1993.

Перевод выполнен по эл. тексту: http://bahai-library.com/uhj_bahai_archives_texts

Также смотрите комментарий к тексту буклета в нашем блоге

25 июля 2004

Национальным Духовным Собраниям, издательствам бахаи и ассоциациям бахаи исследователей.

 

Дорогие друзья,

Международная библиотека бахаи является основным в мире хранилищем изданий как бахаи, так и на тему бахаи, таким образом постоянно собирая исторические свидетельства всех ваших достижений в этой сфере. Благодаря сотрудничеству с вами и вашей щедрости, происходит обновление фондов, отображающих рост признания Веры и активности ваших общин в издательской деятельности. Именно в этой связи и от имени Всемирного Дома Справедливости, мы бы хотели еще раз напомнить вам о важности передачи в библиотеку материалов, опубликованных вами или вашими комитетами и агентствами. Перечень запрашиваемых материалов сейчас пересмотрен и прилагается. Просьба заменить имевшийся ранее список на этот пересмотренный вариант.

Для работ на языках кроме персидского, арабского и основных европейских, пожалуйста, вложите в посылку или отправьте отдельным письмом перевод на английский названий, а в случае использования отличного от латинского алфавита, просим сделать транслитерацию латинскими буквами следующих данных: имени автора, названия, места издания, издательства, периодического номера и даты выхода. Английская транслитерация – это написание латинскими буквами слов на языке оригинала. Если работа является переводом или переработкой издания, первоначально опубликованного на другом языке, пожалуйста, укажите это.

Так как все больше публикаций бахаи и аудио-визуальных материалов выпускаются независимыми издателями, важно, чтобы библиотека Всемирного центра получала информацию о них и приобретала эти издания. Библиотека имеет соглашения с ведущими независимыми издательствами принадлежащими бахаи, однако она должна быть в курсе всех независимых публикаций на тему Бахаи. Национальные Духовные Собрания могут отправлять соответствующую информацию о таких независимо выпущенных материалах в библиотеку Всемирного Центра, чтобы библиотека могла их заказать, либо экземпляры могут быть направлены во Всемирный Центр, в этом случае библиотека возместит все расходы.

Мы также напоминаем вам, что Всемирный Дом Справедливости хотел бы получать экземпляры публикаций небахаи, которые содержат значительные упоминания о Вере Бахаи: книги, брошюры, монографии или диссертации, журнальные и газетные статьи. Если не представляется возможным отправить оригиналы, пожалуйста, вышлите копии соответствующих частей и титульного листа издания.

Мы просим Национальные Духовные Собрания проинформировать все свои национальные комитеты, отделы и агентства о содержании настоящего письма и приложения. Это особенно важно для национальных комитетов по обучению, комитетов по детскому образованию и всех комитетов или агентств, участвующих в деятельности бахаи.

Мы глубоко признательны за ваше дальнейшее оказание помощи в создании эффективной Международной библиотеки бахаи.

 

С любящими приветствиями,

библиотека Всемирного Центра Бахаи

 

Также см.: Материалы, которые следует отправлять в библиотеку Всемирного Центра Бахаи

Пересмотрено в июле 2004 года.

Также см.: Просьба Международной библиотеки бахаи

 

1. Монографии (книги, брошюры, буклеты)

1.1 5 копий каждой новой публикации

1.2. 5 копий каждого нового издания

1.3. 5 копий каждого репринтного издания, если оно сделано другим издателем

1.4. 5 копий каждого исправленного издания

1.5. 3 копии повторных изданий в той же типографии, если не было исправлений, изменений или переработок

Если количество экземпляров издания очень мало, возможно уменьшить количество отсылаемых копий до двух. Под изданием понимается не только печатные издания, но также отпечатанные на ротаторе, копировальном аппарате и методом офсетной печати в тех странах, где подобные методы печати являются значительным средством, делающим литературу доступной.

2. Аудио-визуальные и рекламные материалы (кассеты и бобины, аудио диски, компакт диски, видео кассеты, слайд шоу, диафильмы, кинофильмы, постеры, плакаты, почтовые открытки, поздравительные открытки).

2.1. 2 копии выпущенных аудио-визуальных материалов за исключением кинофильмов.

2.2. 1 копия кинофильма (Библиотека может возместить стоимость).

2.3. 2 экземпляра всех рекламных и презентационных материалов (постеры, поздравительные открытки и т.д.).

 

3. Разные единичные публикации.

3.1. 5 копий ваших ежегодных отчетов, отчетов для Национальных съездов и справочников на языке оригинала, также как и их переводы, которые вы посчитаете нужными сделать.

3.2. 2 копии брошюр/программ подготовленных для определенных событий, таких как конференции, дни поминовения и школы.

3.3. 2 копии каталогов издательств, прейскурантов, и рекламных брошюр, выпущенных вашим Собранием, издательством, издательским комитетом, или переводческим комитетом.

3.4. 2 копии календарей

3.5. 1 компакт диск (выпущенный на продажу).

3.6. 2 экземпляра учебной программы.

3.7. 1 копия каждой публикации шрифтом брайля.

 

4. Вестники, бюллетени, периодические издания.

4.1. 5 копий каждого выпуска всех бюллетеней, вестников и периодических изданий, напечатанных вами или вашими структурами для распространения по всей стране (высылать, по возможности, авиапочтой). Электронные копии высылаются по эл. почте.

4.2. Всем институтам в вашей юрисдикции следует высылать три копии каждого выпуска вестников или бюллетеней. Если вестник издается на нескольких языках, то следует высылать по три копии издания на каждом языке. Для работников Всемирного Центра Бахаи будет хорошим подспорьем, если вы четко обозначите дату и номер на английском на обложке каждого издания.

 

5. Публикации, выпущенные небахаи, в которых упоминается Вера.

5.1. Вырезки из газет – одна копия каждой вырезки.

Такая вырезка должна соответствовать следующим требованиям:

5.1.1. Это должны быть статьи, содержащие прямое упоминание Веры Бахаи.

5.1.2. Они должны быть из центральных газет вашей страны, за исключением, когда статья в местной газете представляется чрезвычайно важной. Страны, где освещение в газетах происходит редко, должны высылать все статьи.

5.1.3. Статьи должны быть полными, включая все продолжения, если статья была опубликована на нескольких страницах или на протяжении нескольких номеров газеты.

5.1.4. Материалы должны высылаться как можно скорее, т.к. временные рамки чрезвычайно важны.

5.1.5. Должны быть указаны все выходные данные, включая название газеты, где статьи были опубликованы и дату публикации; транслитерация названия газеты и заголовок статьи также должны быть предоставлены, если они не напечатаны латинскими буквами.

5.1.6. Оригиналы вырезок предпочтительнее (или копии хорошего качества на белой бумаге, если нет оригинала). Пожалуйста, не склеивайте вырезки статей, не скрепляйте их степлером или клейкой лентой.

5.2. Журналы и другие периодические издания небахаи, где упоминается Вера.

1 экземпляр номера, с четким указанием того, где упоминается о бахаи. Если нет возможности предоставить весь номер, необходимо сделать копию обложки и содержания, а также страниц со статьей, где упомянута Вера.

5.3. Книги

1 экземпляр книги с четким указанием, где упоминается о бахаи. Если нет возможности предоставить всю книгу, необходимо сделать копию заглавной страницы, выходных данных и страниц, где упомянута Вера.

 

Указатель

Аудио диски (2 копии)—Раздел 2.1

Аудио кассеты (2 копии)—Раздел 2.1

Аудио-визуальные материалы(2 копии)—Раздел 2

Брошюры

Новые публикации (5 копий)—Раздел 1.1

Новые издания (5 копий)—Раздел 1.2

Перепечатка другим издательством (5 копий)—Раздел 1.3

Исправленные издания (5 копий)—Раздел 1.4

Повторные издания (3 копии)—Раздел 1.5

Бюллетени (5 копий каждого выпуска)—Раздел 4

Вестники (5 копий каждого издания)—Раздел 4

Видеокассеты (2 копии)—Раздел 2.1

Вырезки их газет (1 копия)—Раздел 5.1

Диафильмы (2 копии)—Раздел 2.1

Диски DVD (1 копия)—Раздел 2.1

Ежегодный отчет (5 копий)— Раздел 3.1

Журналы небахаи, где упоминается Вера (1 копия)—Раздел 5.2

Календари (2 копии)—Раздел 3.4

Каталоги издательства (2 копии)—Раздел 3.3

Киноленты (2 копии)—Раздел 2.1

Кинофильмы (1 копия)—Раздел 2.2

Книги

Новые публикации (5 копий)—Раздел 1.1

Новые издания (5 копий)—Раздел 1.2

Репринтные издания другим издательством (5 копий)—Раздел 1.3

Исправленные издания (5 копий)—Раздел 1.4

Переиздания (3 копии)—Раздел 1.5

Шрифтом брайля(1 копия)—Раздел 3.7

Компакт диски (2 копии)—Раздел 2.1

Отчеты о съездах (5 копий)—Раздел 3.1

Периодичные издания бахаи (5 копий каждого выпуска)—Раздел 4

Периодичные издания не бахаи, в которых упоминается Вера (1 копия)—Раздел 5.2

Пластинки (2 копии)—Раздел 2.1

Поздравительные открытки (2 копии)—Раздел 2.3

Постеры (2 копии)—Раздел 2.3

Почтовые открытки (2 копии)—Раздел 2.3

Прейскуранты (2 копии)—Раздел 3.3

Программы (2 копии)—Раздел 3.2

Программы дней поминовения (2 копии)—Раздел 3.2

Программы конференций (2 копии)—Раздел 3.2

Программы мероприятий (2 копии)—Раздел 3.2

Публикации не бахаи, где упоминается Вера (1 копия)—Раздел 5

Слайд-шоу (2 копии)—Раздел 2.1

Справочники (5 копий)—Раздел 3.1

Учебные программы (2 экземпляра)—Раздел 3.6

Школьные программы (2 копии)—Раздел 3.2

CD-ROM (1 копия)—Раздел 3.5

Также см.: Просьба Международной библиотеки бахаи