Архивист начинает работать с коллекцией материалов института или личных бумаг во время переговоров с донором или, когда институт собирается передать некоторую часть своих материалов в архив. Часто доноры по собственной инициативе передают коллекции, но бывает и так, что архивист выходит на доноров сам и сообщает им, что материалы, находящиеся в их собственности, имеют постоянную ценность и должны быть сохранены в архиве. Во время этого первоначального периода архивисту необходимо принять несколько важных, а порой и трудных, решений.

Передаются ли материалы в архив отдельными лицами или институтами бахаи, важно, чтобы архивист вел подробный учет всех переговоров с донорами и потенциальными донорами архивных коллекций. Поэтому архивист должен вести досье на доноров и потенциальных доноров. Дела доноров могут состоять из отдельных папок на каждого донора, расположенных в алфавитном порядке, со всей корреспонденцией от каждого конкретного донора, даже если речь идет о нескольких различных дарах. Или, если архив работает с большим числом доноров, новый набор дел доноров, рассортированный в алфавитном порядке по первой букве фамилии, может формироваться каждый год. Вся корреспонденция с донором и дарственные, [1] а также копии заполненных бланков поступления[2]коллекции, хранятся в досье донора.

Архивы могут обращаться к потенциальным донорам и поощрять их пожертвовать или оставить для архива свои личные бумаги. Архивист может также обращаться к донорам в отношении пожертвований фотографий, книг, аудио- или видеокассет, артефактов, произведений искусства и других предметов. Архивисту следует вести отдельный учет таких "потенциальных" коллекций, используя картотеку или папки. На карточке или в папке он должен отмечать всё, что он знает о местонахождении документов, а также шаги, которые были приняты для их приобретения.

Чтобы подтвердить получение в архиве дара от внешних доноров, архивисту понадобится договор дарения (см. рисунок 1). Типовые письма-подтверждения для различных типов материалов также должны быть подготовлены. Дарственная заполняется в двух экземплярах и отправляется донору. Донор должен подписать один экземпляр и вернуть его в архив. Другая копия остается у донора. По возможности, архивисту следует проконсультироваться с юристом при составлении текста дарственной для того, чтобы формулировка договора дарения соответствовала кодексу. Также могут существовать определенные виды материалов, в отношении которых договор дарения не является необходимым и будет достаточно отправить простое письмо-подтверждение.

Договор дарения не является необходимым для документов, которые передаются в архив из головного учреждения бахаи или от его сотрудников или комитетов, так как в этом случае не происходит передачи права собственности. Тем не менее, архив должен, как правило, выдать квитанцию о получении (см. рисунок 2) или отправить письменное подтверждение получения.

В дополнение к получению бумаг от частных доноров, архивист также должен обеспечить сохранность документов головного учреждения бахаи, подлежащих сохранению. Архивисту следует рассмотреть возможность предложить своему Местному или Национальному Духовному Собранию (или другому учреждению) создание программы учета документов. Такая программа должна определять, когда группы документов могут быть классифицированы как неиспользуемые или неактивные. Документы, как правило, не считаются постоянно используемыми, если к ним обращаются не чаще чем один раз в месяц (Для некоторых организаций промежуток времени может быть несколько длиннее).

Неиспользуемые документы занимают полезное пространство и поэтому в интересах офиса избавиться от них. После консультации между архивистом и офисными работниками, должен быть составлен график хранения и уничтожения для каждой серии документов (см. рисунок 3), уточняющий, когда документы станут неиспользуемыми, и что должно быть сделано с ними после того как они будут убраны из офиса. Если документы предназначены для постоянного хранения, они должны быть отправлены в архив, в противном случае, записи должны немедленно уничтожаться, или сохраняться до тех пор, пока они необходимы для юридических или административных дел. Архивист может также сохранять документы, изъятые из офиса и ожидающие уничтожения или передачи на постоянное хранение в архив. Программа учета документов даст гарантию, что документы не будут уничтожены до того, как архивист сможет их проверить и дать свое согласие на их уничтожение. Он должен убедиться, что документы не потребуются для принятия решений существующими или будущими Духовными Собраниями. Такая программа позволяет архивисту получить четкое представление о том объеме и типах документов, которые архив может рассчитывать получить в будущем.

Физическая передача документов может происходить любым из различных средств: заказным письмом (для очень маленьких коллекций), курьерской службой или транспортным агентством (для больших коллекций), если коллекции поступают издалека; доставка надежным человеком или донором; или архивист самостоятельно забирает коллекцию. Часто документы из предыдущего местоположения перемещаются непосредственно в коробки архива. Если это так, следует позаботиться, чтобы не нарушать исходный порядок коллекции, и сделать подробные этикетки или список содержимого. Это позднее позволит упростить обработку, а также обеспечит некоторый доступ к коллекции до ее обработки. Чтобы не перекладывать поступившие документы лишний раз, архивист может предоставить архивные короба в офисы Духовного Собрания для отправки документов в архив.

[1]См. глоссарий.

[2]Там же.

После того, как архивный материал поступил в архив, архивист должен обработать его и постоянно иметь информацию, где он находится. Это достигается благодаря процессу известному как оформление, который позволяет архивисту получить исходный физический и интеллектуальный контроль над материалом. Физический контроль означает, что архивист может найти данный материал в любой момент. Интеллектуальный контроль подразумевает, что архивист знает характер нового материала: либо это документы Собрания, личные бумаги или другие виды архивных материалов; их предметное содержание, диапазон дат, и их физическое состояние.

Когда получены новые материалы, архивист должен заполнить бланк поступления (см. рисунок 4), указав инвентарный номер, имя донора, название или описание материала (если к тому времени это известно), краткое описание его содержимого, включая период дат, к которым относится материал, если это известно; какие-либо ограничения на использование материала; размер или объем поступления[1], даты получения и имя принявшего поступление. Эти данные также могут быть записаны в журнале поступления. Архивист получает эти данные из информации, предоставленной донором и после изучения самого материала. Если архивист использует программное обеспечение для учета поступления в базе данных, то это же ПО может использоваться для распечатки листа поступления. Три копии заполненного бланка поступления предназначены для архивов. Один экземпляр хранится в каталоге под инвентарным номером, один идет в досье донора, а третий остается с материалом до его обработки.

Инвентарный номер идентифицирует архивный материал, а также позволяет легко учитывать количество поступивших в архив материалов. Одна из наиболее часто используемых систем нумерации состоит из двух чисел, например, 151-100. Номер 151 указывает на год бахаи (1994-1995), а 100 означает, что поступление было сотым за этот год. Чтобы избежать путаницы, инвентарный номер должен быть проставлен на всех коробках коллекции.

При оформлении архивист бегло проверяет состояние материалов. Если имеются какие-либо признаки насекомых или плесени (если обнаружено серьезное заражение насекомыми, архивист должен изолировать коллекцию, чтобы избежать заражения других коллекций), или если документы повреждены или хрупкие, коллекция должна быть отложена для проведения фумигации или восстановительных работ. В настоящее время архивы бахаи обычно не имеют доступа к специализированному оборудованию и не имеют обученного персонала, необходимого для проведения фумигации или реставрации, но архивист должен иметь в виду эту необходимость.

Затем архивист решает, должна ли коллекция быть обработана немедленно. Если он не в состоянии сделать это, коллекция должна храниться на полках, отведенных для необработанных коллекций. Когда у архивиста накапливается такое отставание в обработке коллекций, имеет смысл завести каталог обработки. Карточка архивной обработки содержит название коллекции, имя донора, инвентарный номер(а), количество, местоположение, а также ограничения по использованию, если таковые имеются (см. рисунок 5). На обратной стороне карты архивист делает записи, чтобы отметить, какая обработка была проведена. Любые дополнения к коллекции отражаются в карте. Эти карты помещаются в соответствующие ящики «к обработке», «в обработке» или «обработка завершена». Таким образом архивист сразу может видеть, какая коллекция требует обработки, и какая уже обработана. Каталог карт обработки также выступает в качестве центра учета источников происхождения коллекций, т.к. многие коллекции состоят из ряда отдельных приобретений и не всегда от одних и тех же доноров.

[1] Поступление может быть небольшим, в количестве одного предмета, или занимать множество коробок.

Скорее всего, помимо рукописей и документов в архиве будут храниться самые различные типы материалов. Из-за различных свойств нерукописные материалы обычно хранятся отдельно. Например, Национальный архив США использует следующую систему для классификации различных типов материалов. Другие архивы могут использовать иные системы. За каждой буквой следует номер, присваиваемый каждому предмету в процессе обработки. Отдельный список создается для каждого типа материалов, а номера прикрепляются, по возможности, прямо к предметам, чтобы оказавшийся не на своем месте предмет мог бы быть определен по списку.

A         Tablets of ‘Abdu’l- Bahá / Скрижали Абдул- Баха

B         Tablets of Bahá’u’lláh and the Báb / Скрижали Бахауллы и Баба

C         Carpets and rugs / Ковры

CD      Compact discs / Компакт диски

D         Disc records / Пластинки

E         Special materials (film strips, puzzles, jewelry, slide programs, etc.) / Особые предметы (диафильмы, головоломки, ювелирные изделия, слайдовые программы и т .п.)

F          Motion-picture films / Киноленты

H         Architectural drawings and blueprints / Архитектурные чертежи или планы

K         Microfilm / Микрофильмы

M        Manuscript collections / Коллекции рукописей. SC ­– означает небольшая коллекция. M-1 (SC) будет означать ­– небольшая коллекция рукописей.

P          Photographs / Фотографии

R         Relics and Artifacts / Памятные вещи и предметы материальной культуры

S          Letters from Shoghi Effendi / Письма от Шоги Эффенди

T          Audio Tape recordings / Аудиозаписи

VT       Videotapes / Видеозаписи

W        Works of art / Предметы искусства

Большинство из таких материалов скорее всего будут описаны на уровне единицы хранения.

Название коллекции

Каждая коллекция рукописей должна получить название, состоящее из трех частей. Первая часть названия – это имя создателя документов, будь то организация или отдельное лицо. Вторая часть указывает на тип коллекции, как это было описано выше. Термин «документы» обычно используется в организациях или институтах. Термин «бумаги» – в отношении материалов отдельных лиц или семей. «Коллекцией» – обозначают искусственно сгруппированные материалы по какой-то определенной теме, личности, событию или типу документов. Всегда используйте надлежащий термин. Третья часть в названии коллекции – это диапазон дат.

Примеры названий коллекций:

Отдел секретариата, документы Местных Духовных Собраний, США, дела, 1924-1929.

Торнтон Чейз, бумаги, 1899-1912.

Вудро Вильсон, коллекция, 1892-1926.

Присвоение номера коллекции

После того, как коллекция названа, ей присваивается номер коллекции и о ней делается пометка в каталоге коллекций (см. рисунок 6). Нумерация коллекции позволяет архивисту идентифицировать коллекцию с помощью номера, а не по громоздкому названию. Это число может быть комбинацией из букв и цифр. Номера присваиваются последовательно в порядке, в котором коллекции были получены, например, M-1, М-2, М-3. Буква указывает на часть архива, к которой коллекция будет принадлежать (например, М = рукописи/манускрипты), а номер определяет конкретную коллекцию. Некоторые архивы используют только цифры, где первое число указывает, принадлежал ли документ отдельному лицу или учреждению. Отдельные коллекции отводятся для каждого подразделения Духовного Собрания. Документы каждого офиса разбиваются на серии документов.

Дополнительные приобретения к уже существующим коллекциям, получаемые иногда через несколько лет после первоначального поступления, добавляются к имеющимся коллекциям с присвоением коллекционного номера.