В идеале большую часть работы по экспертизе необходимо проделать до принятия материалов в архив, но это редко осуществимо в архивах с недостаточным числом сотрудников. Таким образом, большая часть работы по оценке осуществляется, когда архивист обрабатывает документы и решает, будет ли материал храниться или может быть уничтожен. Это требует знаний об истории бахаи и хорошее понимание потребностей нынешних и будущих администраторов и исследователей. Такая работа не должна производиться слишком небрежно или осуществляться людьми, не имеющими надлежащей подготовки, так как ущерб может непоправимым.

Документы Духовного Собрания передаются в архив, когда они становятся неактивными и больше не требуются для текущей деятельности Собрания. Постепенно для всех документов Духовного Собрания будет разработан график передачи на хранение. В нем будут перечислены отдельные серий документов с указанием того, как с ними поступать (уничтожение, уничтожение после определенного периода времени, или постоянное хранение в архиве). Но учитывая небольшой штат сотрудников и ограниченный объем документов в большинстве существующих Духовных Собраний, формальная система управления документами, вероятно, еще не настолько необходима или эффективна в настоящее время. Вместо этого архивист должен работать с различными отделами Духовного Собрания, чтобы обеспечить передачу всех неактивных документов в архив. Тем не менее, разработка такой программы учета документов должна быть начата до того, как объем обрабатываемых документов станет слишком большим. Возможно, было бы наиболее эффективным начать введение программы учета документов с одного отдела и постепенно распространить ее на другие отделы.

Процесс анализа институциональных или личных документов с целью определения ценности их содержимого называется экспертизой. Оценка базируется на определении возможного административного, юридического, финансового или исторического использования документов или бумаг, их ценности для исследований, их связей с другими документами, и их компоновки.

Помимо предметов, которые обладают неотъемлемой ценностью[1], такие как Скрижали Абдул-Баха, архивист в первую очередь обращает внимание на документы, имеющие историческую ценность двух типов: свидетельскую ценность и информационную ценность. Документы со свидетельской ценностью рассказывают о создателе документов, будь то организация или человек. Документы с информационной ценностью содержат информацию о других людях, организациях, событиях или вещах.

Архивисту необходимо определить, какие серии документов содержат наиболее ценную информацию. В отношении документов Местного Духовного Собрания это, как правило, протоколы, годовые отчеты, местные бюллетени, уникальная переписка с другими институтами и отдельными лицами, финансовые отчеты и бухгалтерские книги расходов и взносов. Если у Местного Духовного Собрания имеются комитеты или отделы, то корреспонденция и отчеты между Духовным Собранием и его отделами будет представлять высокую ценность.

В отношении документов Национального Духовного Собрания, высокоценными сериями документов обычно являются:

Отдел секретариата: протоколы, годовые отчеты, документы для Всемирного Центра, Десниц Дела Божьего и Советников, и других Национальных Духовных Собраний; документы для каждого отдела или комитета; документы по отдельным верующим; документы по съездам; документы по конференциям.

Отдел казначейства: бухгалтерские книги расходов и пожертвований; отчеты Национальному Духовному Собранию, документы относящиеся к бюджету.

Другие отделы и комитеты: переписка с Национальным Духовным Собранием; документы по основным процессам или функциям отдела (могут меняться с течением времени).

Серии документов, которые содержат скудную информацию или когда информация перенесена в другие серии документов – прямые кандидаты на уничтожение. Это могут быть финансовые документы, такие как оплаченные счета, чеки и выписки из банковских счетов; рутинная корреспонденция и уведомления, а также реклама; документы, касающиеся расселения и логистики съездов и конференций; документы о заработной плате, отпусках и командировках сотрудников. Сводные отчеты, как правило, сохраняется. Документы, подлежащие уничтожению, но содержащие конфиденциальную информацию, должны быть пропущены через шредер, остальные материалы могут быть выброшены как обычный мусор.

Некоторые характеристики документов, которые могут учитываться архивистом:

Возраст. Редкость документов относящихся к раннему периоду Веры представляет особенную проблему для оценки, т.к. используются иные критерии, отличные от описанных здесь критериев, применяемых для оценки массы современных документов.

Объем: Когда приходится иметь дело с большим количеством документов, архивист должен производить их оценку не размениваясь на мелочи. Нужно определить, представляет ли весь объем документов достаточную ценность, чтобы оправдать их помещение в ограниченное пространство архива. В случае больших объемов однородных материалов возможно сократить их количество, сохранив только образцы документов. Хотя необходимость в подобных действиях редко возникает в небольших архивах.

Функциональные характеристики: для оценки документов часто используется функциональный анализ ­– какую функцию выполнял документ в работе организации, и какова его связь со значимой деятельностью организации, создателе документа. Например: информация или анализ этой информации, или документы о взаимодействии между агентством и его агентами, более важны, чем другие административные документы. В местной общине бахаи это могут быть документы описывающие политику Духовного Собрания, годовые отчеты, отчеты к Праздникам Девятнадцатого Дня, и рекомендации с праздников. Материалы по провозглашению представляют ценность в качестве свидетельства усилий по провозглашению Веры в области. В любой организации, официальные документы (например, провозглашение мэром празднования Международного дня мира) имеют важное символическое значение и могут быть использованы в качестве доказательства лояльности бахаи. О важности таких документов свидетельствует тот факт, что Шоги Эффенди решил включить многие из них в издания the Bahá’í World.

Юридическая ценность. Всемирный Дом Справедливости подчеркивает важность сохранения статистики естественного движения населения, как то, рождения, браки, смерти.[2] В дополнение, институты бахаи или их архивы могут отвечать за хранение дарственных, закладных или других документов на собственность, включая договоры о страховании, уставы, завещания верующих, проживающих на территории их юрисдикции, или другие документы имеющие юридическую ценность. Вы можете увидеть примеры таких документов в the Bahá’í World.

Научная ценность. Архивисты сохраняют документы для использования учеными изучающими Веру, в надежде, что исследования помогут бахаи обрести новое и более лучшее понимание самих себя и, что сохраненное прошлое станет полезным путеводителем для будущего. Задача архивиста – выбрать документы представляющие достаточную ценность, оправдывающую стоимость обработки, сохранения и хранения. Нужно учитывать такие факторы, как уникальность, достоверность, понятность, диапазон дат, доступность (должен ли быть настолько ограничен доступ к документам, что никто никогда их не сможет использовать?), предположительная частота использования, и связь документов с другими, уже имеющимися в архиве.

 

---

[1]Неотъемлемая ценность состоит в искусственных или документальных свойствах документа.

[2]Письмо от 17 апреля 1981 всем Национальным Духовным Собраниям.

Документы Национального и Местных Духовных Собраний разделяют сначала по источнику происхождения (отделы), а затем на серии и, если необходимо, подкатегории. Количество и название отделов будет зависеть от конкретного Собрания. Во всех Собраниях есть отдел секретариата и казначейства. Другие отделы могут иметь отношение к внешним связям, обучению, собственности, образованию, архивам, библиотеке, пионерам и т.п. Название отдела будет зависеть от того, офис ли это, комитет, рабочая группа и т.д.

Некоторые Духовные Собрания периодически реорганизовывают свои офисы. Иногда офисы объединяются и создаются новые, иногда просто меняется название офиса, или комитет становится отделом. Архивисту необходимо решить, как поступать с организацией документов новых офисов. Если функции офисов не меняются, а только меняется имя, тогда документы могут храниться как единое целое. В противном случае, новые офисы будут рассматриваться как новые фондообразователи. С документами Местного Духовного Собрания обычно легче работать, чем с документами Национального Духовного Собрания.

 

Возможная группировка (серии) документов секретариата Местного Духовного Собрания

1. Национальное Духовное Собрание
2. Советник или Вспомогательная Коллегия
3. Комитет
4. Другие Местные Духовные Собрания
5. Годовые отчеты
6. Протоколы
7. Местные бюллетени
8. Местный центр
9. Бумаги с рассмотрением личных вопросов
10. Внешние связи
11. Юридические документы

Возможная группировка документов казначейства Местного Духовного Собрания

1. Главная бухгалтерская книга
2. Пожертвования
3. Отчеты казначея

Возможная группировка (серии) документов секретариата Национального Духовного Собрания

1. Протоколы
2. Всемирный Центр Бахаи
3. Другие Национальные Духовные Собрания
4. Национальные комитеты и агентства
5. Вспомогательная Коллегия
6. Местные Духовные Собрания
   1. Годовые отчеты МДС
   2. Юридические документы МДС
7. Личные дела
8. Бумаги с рассмотрением личных вопросов
9. Национальный съезд
10. Окружной съезд
11. Внешние связи / государственные органы
12. Международные конференции и съезды
13. Национальные конференции
14. Акты
15. Общая переписка
16. Еженедельные отчеты секретаря
17. Личные дела сотрудников
18. Организации не бахаи
19. Отметки о вступлении в Веру и смерти
20. Празднования / годовщины

Нарушители Завета

 

 

Возможная группировка документов казначейства Национального Духовного Собрания

1. Бюджет
2. Финансовые книги
3. Проверенные финансовые отчеты
4. Документы на собственность

Возможная группировка документов других офисов Национального Духовного Собрания, таких как национальный комитет по обучению, одел внешних связей, издательство и т.п.

1. Рабочие документы
2. Национальное Духовное Собрание
3. Пресс-релизы
4. Отчеты сотрудников
5. Статистика
6. Программы, проекты и деятельность
7. Газетные статьи
8. Институты и семинары
9. Тренинги / углубления / образовательные программы

Если архивист хочет сохранить доверие Духовного Собрания, важно выявить в архиве конфиденциальную информацию и обеспечить ей должную защиту. Архивисту следует выяснить, что Духовное Собрание считает конфиденциальным и какие ограничения накладываются на доступ к такой информации. Для Местных Духовных Собраний это будут в основном документы касающиеся личных вопросов, таких как нарушение законов бахаи и личных проблем, с которыми верующий обратился к Духовному Собранию, а также имена людей, сделавших пожертвования. Национальные Духовные Собрания, скорее всего, будут обладать более обширными материалами имеющими статус конфиденциальных, помимо личных вопросов и имен жертвователей, это могут быть документы касающиеся нарушителей Завета, защиты Веры как внутри страны, так и за ее пределами, связи с государственными органами и юридические документы. В Духовных Собраниях, где работают люди на постоянной основе, личные дела служащих также будут считаться конфиденциальными. Зачастую архивисту будет необходимо физически отделить конфиденциальные материалы от обычных, так как это редко делается при хранении документов в офисе. Тщательно запишите каждую часть изымаемых материалов и сделайте отметку об изъятии в основной коллекции и в описи.

Для прочтения электронных документов нужен и компьютер и программное обеспечение, соответственно они уязвимы перед устареванием и аппаратного и программного обеспечения, которое происходит всего за несколько лет. Поэтому электронные документы не могут быть просто положены на полку и забыты, иначе существует риск потерять их из-за невозможности прочитать их впоследствии. Электронные документы необходимо постоянно переносить на все более новые компьютеры и программы. Поэтому архиву необходимо предусмотреть расходы на поддержание электронных документов в течение неопределенного времени. Одной из альтернатив может быть перенос электронных документов либо на бумагу, либо на микрофильм. Возможность их прочтения не зависит от электронного оборудования и известно, что они могут храниться сотни или даже более лет, если с ними должным образом обращаться.

 

Архивист не должен принимать компьютерные дискеты как единственные копии институциональных документов. Протоколы Собрания, в особенности, должны быть распечатаны и подписаны секретарем, удостоверяя, что они утверждены Собранием. Архивист должен настаивать на получении бумажных копий документов, или, если это невозможно, сразу же после получения дискет распечатывать документы.

 

Документы в электронной форме хранятся по крайне мере по трем причинам:

• Они были созданы в электронной форме.
• Пользователям понадобится возможность производить машинный поиск в документах.
• Документ представляет собой целое только в электронной форме, как например бухгалтерская программа выступает в роли бухгалтерской книги. Воспроизведение в печатном виде не всегда может быть возможно в таких случаях.

 

Документы из первых двух категорий можно хранить в электронной форме только по причине удобства использования, но их необязательно предоставлять в архив в электронной форме. Документы из последней категории необходимо выявлять и определять, если их необходимо хранить в течение длительного времени и осуществлять их перенос. В подобных случаях архиву потребуется получить метаданные о таких документах. Метаданные – это «данные о данных», т.е. информация, которая поможет при идентификации, аутентификации, описании, помещении в контекст и предоставлении доступа к документам и другой информации. Хотя метаданные, архивное описание также является таковыми, могут быть применимы к любой форме документов, они обычно используются при описании электронных документов.

 

Одна из стратегий сохранения электронных документов может выражаться в том, что их образователь продолжает поддерживать их, а не сдает в архив. Это позволит обеспечить переход электронных документов на новые форматы. Но помощь архивиста может потребоваться при определении документов, которые подлежат длительному хранению, а которые можно уничтожить. В идеале, работа с электронными документами должна быть начата до их создания, а именно с систем сортировки и хранения, чтобы персонал знал, куда помещать каждый документ. График документов должен включать как документы на бумаге, так и в электронной форме, и системы регистрации документов должны помогать в организации доступа и хранения. Место сохранения должно помочь в выяснении серии и дела, к которым относится документ и, следовательно, определить его срок хранения.

 

Имеется множество сложностей, относящихся к созданию и сохранению документов в электронной форме, которые не нашли отражение в этом руководстве, и представляющих значительную трудность для профессиональных архивов и организаций работающих с документами. Дополнительные источники указаны в библиографии и могут быть найдены в Интернет.