Когда мы разговариваем или переписываемся с донорами, то зачастую можем определить, что отдельные предметы не нужны в архиве, и отказаться их принять. Но если донор не живет неподалеку, обычно приходится принимать всю коллекцию не глядя и надеяться, что она содержит ценный материал. В этом случае большая часть работы по оценки будет осуществляться во время обработки документов и принятия решения, какие материалы должны храниться, и что может быть уничтожено. Это опять-таки требует знания истории бахаи и хорошего понимания потребностей нынешних и будущих администраторов и исследователей.

После того, как коллекции присвоено название и дан номер, архивист приступает к изучению коллекции на предмет того, какого типа материалы она содержит. Это определяет наиболее логичную схему для организации материалов. Часто исходный порядок коллекции остается неизменным или изменяется незначительно. Но иногда коллекция поступает в беспорядке, или ее первоначальный порядок слишком неудобен для работы с нею. В таких случаях архивисту приходится вносить изменения в организацию коллекции.

Архивист должен не забывать о принципе первоначальной [подлинной] организации и стараться соблюдать его, где только возможно. Если не удается определить исходный порядок коллекции, архивист может попытаться изучить жизнь человека, которому принадлежали материалы, и узнать о наиболее вероятных привычках, которые могли оказать влияние на организацию коллекции. На основе этой информации можно попробовать воссоздать наиболее правдоподобную организацию коллекции. Если такое сделать не представляется возможным, можно использовать следующую процедуру, указав в описании, что порядок искусственен.

При организации коллекции, архивист обычно размещает самые важные предметы вначале, наименее важные – в конце. Но в отношении личных бумаг не существует каких-либо строгих правил. Материалы с одинаковыми физическими характеристиками, такие как переписка, дневники или финансовые записи обычно группируются вместе. Папки, которые содержат материалы различного типа, такие как переписка, отчеты и печатные материалы должны сохраняться нетронутыми. Архивист также может посчитать необходимым разбить коллекцию на разделы. Например, бумаги бахаи, который занимался изданием одного из первых журналов бахаи, могут содержать много материалов имеющих отношение к журналу. Эти документы могут составить самостоятельный подраздел коллекции личных бумаг. Т.к. коллекции сильно отличаются одна от другой, архивист должен работать над структурой каждой коллекции в отдельности. Не существует одного набора правил, который можно было бы применять во всех случаях. Необходимо проявлять осмотрительность при реорганизации материалов, потому что иногда предмет может быть идентифицирован и датирован только благодаря своей ассоциации с другими документами.

Возможная организация коллекции личных бумаг

• Переписка
• Литературные материалы
• Печатные материалы
• Юридические бумаги
• Финансовые документы
• Фотографии
• Произведения искусства
• Предметы материальной культуры
• Разное
• Список предметов изъятых из коллекции

По причине того, что переписка составляет большую часть коллекций и может охватывать значительное количество тем, ее организация представляет особенную сложность. Архивисты традиционно организовывали переписку в хронологическом порядке, но неудобство такой системы становится очевидным, когда нужно подготовить указатели для материала. В указателе для переписки архивист должен как минимум перечислить имена автора и получателя, а также период времени. Если переписка организована в хронологическом порядке, описание становится проблематичным, если не невозможным, так как одно и то же имя будет появляться много раз за один период времени без всякой системы, за исключением временной шкалы. Поэтому, когда используется традиционная система, большинство указателей для переписки организованной хронологически если и указывают имена, то только наиболее важные.

Когда определенный порядок не задан, предпочтительнее организовать переписку таким образом, чтобы это легко поддавалось описанию в указателе – по корреспонденту в алфавитном порядке. А в каждой папке письма отсортировать в хронологическом порядке. Исследователь таким образом сможет по названиям папок, перечисленных в указателе, определить с кем и за какой период образователь документов состоял в переписке.

Если некоторый порядок обнаруживается в коллекции, рассмотрите следующее: традиционная система организации хронологически, описанная выше, может сама по себе выступать в роли свидетельства, особенно там, где создатель сам расположил документы в хронологическом порядке. Может обнаружиться некоторая закономерность для различных периодов жизни человека, которые могут быть незаметны, если переписку сортировать по именам получателей, чтобы удовлетворить потребностям исследователей. Может быть, человек переезжал каждые пять лет, и каждый раз после переезда менял способ организации писем, оставляя письма за прошедший период нетронутыми. Это может отражать развивающееся представление о том, как ему самому организовывать доступ к информации. Таким образом каждый блок корреспонденции будет давать хорошее представление о его жизни в конкретный период. Кроме того, взаимосвязь между документами может быть важна, например, когда один вопрос обсуждался с несколькими корреспондентами в течение определенного периода. Разбиение такой систематизации может привести к утрате важных свидетельств.

С другой стороны, организация документов по имени корреспондента может предоставить лучшее понимание связи между двумя людьми. Каждый способ компоновки имеет свои преимущества. Более того, можно даже организовать корреспонденцию, как описано в последнем примере по имени корреспондента, и в то же время, сохранив первоначальный порядок в описании. Однако в последние годы использование компьютеров существенно улучшило средства создания указателей. Поэтому сравнительно легко построить индекс по корреспонденту, который объединяет все письма, полученные от данного корреспондента, фактически организуя его вторым способом. Таким образом исходный порядок остается неизменным. Главное – сохранить, по возможности, тот порядок, который был при создателе документов, потому что он может свидетельствовать о том, что было важным, и как этот человек работал.

Зачастую нерукописные материалы отделяются от коллекции. Например, с целью сохранения фотографии могут быть переданы в коллекцию архива фотографий, аудиозаписи – в коллекцию аудиозаписей. Книги и другие печатные материалы могут быть переданы в библиотеку Духовного Собрания. Когда какой-либо материал перемещается, в коллекции оставляется лист изъятия, в котором указывается, куда были переданы материалы, а перемещаемые материалы должны сопровождаться информацией, откуда они были переданы. Таким образом, по крайне мере в описании, сохраняется целостность коллекции.

Дубликаты обычно уничтожаются. Также могут существовать другие материалы, которые не обладают постоянной ценностью и которые можно уничтожить. Это становится особенно важным, если коллекция большая, а архив обладает ограниченным пространством.

Некоторые коллекции чрезвычайно малы и зачастую содержат всего одну или две единицы хранения. Любая коллекция, которая занимает менее одной коробки, может считаться малой и обозначаться «SC» после номера коллекции, например, M-12 (SC). Небольшие коллекции могут обрабатываться по мере поступления, тогда как большие коллекции могут подождать. Нет необходимости выделять отдельную коробку для каждой небольшой коллекции. Маленькие коллекции могут последовательно размещаться в соответствии с коллекционным номером в одной или нескольких коробках для документов, но на каждой коробке должна быть сделана отметка, указывающая начальный и конечный номер коллекций, содержащихся в ней.