Предыдущие разделы посвящены работе с коллекциями неопубликованных документов, начиная с заполнения каталога коллекции и заканчивая созданием указателей. Крупные архивы бахаи будут также иметь и другие отделы, содержащие различные типы материалов: оригиналы священных Писаний, памятные вещи, предметы материальной культуры, произведения искусства, печатные издания, фотографии, аудио- и видеокассеты, компакт-диски, кинофильмы, микрофильмы, и виниловые пластинки. Эти материалы поступают в архивы либо по-отдельности, либо в составе коллекции документов или личных бумаг. Если они поступают по-отдельности, они должны быть оформлены как и любая другая коллекция. Если они являются частью коллекции документов или личных бумаг они, как правило, отделяются во время обработки и отправляются в соответствующую секцию, сохраняя связь с их первоначальным контекстом создания. Каждая категория материала требует свою собственную систему размещения и указателей.

Из-за высочайшей ценности оригиналов Скрижалей Бахауллы, Баба и Абдул-Баха, а также Всемирного Дома Справедливости, местные архивы, если обнаружат их в своих фондах, должны переслать оригинал или высококачественную копию (предпочтительнее оригинал) в Национальный архив бахаи, который, в свою очередь, перешлет копию в Международный архив бахаи во Всемирном Центре. Если архивы решают оставить оригинал у себя, он должен быть помещен в самое безопасное место (по возможности в несгораемый шкаф, сейф или шкаф с выдвижными ящиками). Каждая отдельная Скрижаль или письмо вместе с конвертом должны быть помещены в отдельную папку из бескислотного материала. Если Скрижаль или письмо были обнаружены в папке с перепиской, вместо них положите лист изъятия, на котором укажите, куда документы были перенесены. Конверт должен быть отделен от Скрижали листом бескислотной бумаги, которую можно приобрести у поставщиков специализирующихся на материалах, не содержащих кислоту. Имя получателя и дата должны быть написаны карандашом на каждой папке. Затем Скрижали и письма группируются по разделам согласно их авторству. Внутри каждого раздела Скрижали и письма располагаются в алфавитном порядке, согласно имени получателя.

По возможности все Писания должны быть перенесены на микрофильмы или сделаны их копии на бумагу, чтобы исследователи пользовались только копиями. Последующие копии лучше делать с микрофильма или ксерокопии, а не с оригинала. Оригиналы должны использоваться как можно реже, т.к. каждое использование и воздействие света наносит им повреждения.

Чтобы помочь исследователям в нахождении Скрижалей или писем, архивисту необходимо создать специальные указатели. Это может быть указатель дат, представляющий собой список Скрижалей и писем в хронологическом порядке или каталог получателей и тематический каталог.

Многие архивы бахаи имеют в своих фондах предметы связанные с жизнью и личностью Бахауллы, Баба, Абдул-Баха, Величайшего Святого Листа, и Шоги Эффенди. Архивы также могут располагать предметами материальной культуры, принадлежавшие другим бахаи или зданиям бахаи и институтам. Архиву нужно приложить максимум усилий, чтобы установить подлинность каждого такого предмета.

В письме, написанном от имени Шоги Эффенди, говорится:

«Касательно сохранения памятных вещей, ассоциируемых с Абдул-Баха, общий принцип таков, что любой предмет, использовавшийся Им лично, должен быть сохранен для последующих поколений, будь то в местных или национальных архивах. Долг и ответственность собраний бахаи тщательно устанавливать подлинность каждого предмета и подходить к этому вопросу с величайшим вниманием и осмотрительностью».[1]

Этот принцип должен применяться в отношении всех памятных вещей, хранящихся в архиве.

Архивист должен отслеживать процесс, посредством которого устанавливается подлинность предметов. Следует убеждать доноров изложить на бумаге или записать на аудио все, что известно об объекте, настолько подробно, насколько это возможно, т.к. в будущем будет невозможно получить эту информацию. Часто истории, связанные с реликвиями, придают еще большую значительность предмету и сами достойны быть записаны для потомков.

По причине того, что для изготовления предметов материальной культуры и реликвий используются различные материалы, включая бумагу, ткань, метал и дерево, их условия хранения могут различаться. В Национальном архиве бахаи Соединенных Штатов каждый такой предмет помещается в отдельную коробку или конверт из бескислотной бумаги. Большие предметы из ткани располагаются в широких плоских ящиках или в коробах из бескислотного материала. Короба из бескислотного материала и конверты для микрофильмов и негативов по размеру подходят для большинства реликвий.

Информация о каждой реликвии должна быть внесена в каталог. Каждая запись должна состоять из последовательного номера (R-1, R-2 и.т.), краткого описания предмета и его исторической связи, имени дарителя и инвентарного номера. Номер по каталогу должен быть указан на коробке, в которой хранится предмет, и, если возможно, небольшой ярлычок с номером должен быть прикреплен к реликвии, чтобы ее можно было идентифицировать, если положат не на то место. Если возможно, желательно сфотографировать каждый памятный предмет, чтобы иметь свидетельство о его внешних характеристиках на случай кражи или повреждения и необходимости его восстановления.

Архивы могут также получать на хранение произведения искусства, переданные Духовному Собранию или находящиеся среди коллекций личных бумаг. Коллекция предметов искусства также должна быть снабжена каталогом, аналогичным тому, какой делается для коллекции памятных вещей, и отдельной папкой с информацией по каждой работе: имя художника, название, имя дарителя, размер, описание, история и происхождение.

Памятные вещи, предметы искусства и материальной культуры обычно хранятся в музеях, а не в архивах. Более подробно о надлежащем хранении таких предметов можно узнать из периодических изданий и книг, посвященных музеям.

[1] Из письма от имени Шоги Эффенди Национальному Духовному Собранию Соединенных Штатов и Канады, 28 июля 1936 года.

Секция с фотографиями может стать одним из самых ценных отделов архива бахаи. Фотографии из архивов могут использоваться в качестве иллюстраций в книгах и периодических изданиях, а также другой печатной продукции и на выставках.

Архивист организует фотографии в несколько ином порядке, чем другие материалы. Большинство фотографий представляют интерес из-за изображенного на них, хотя бывают случаи, когда имя фотографа важнее, чем запечатленное на фотографии изображение. Зачастую фотографии делаются непрофессионалами, чью личность невозможно установить. По этой причине организация фотографий тематически может быть наилучшей системой для архива бахаи, хотя иногда архивист может решить не расформировывать наборы фотографий, сделанных определенным фотографом, если их целостность представляет художественную или историческую ценность. Так фотоархивы хранящие фотографии известных фотохудожников следуют именно этой процедуре. При организации раздела с фотографиями важно не усложнять систему. Так как одна фотография может относиться к самым различным темам, ее можно определить в разные категории. Архивисту нет необходимости ограничивать исследователя при просмотре фотографий.

Национальный архив бахаи США организовал свои фотографии следующим образом. Каждой фотографии присвоен последовательный номер (Ф-1, Ф-2, и т.д.), который записан в каталоге. В каталоге также дано краткое описание фотографии, имя фотографа, если известно, черно-белая это фотография или цветная, номер коллекции и инвентарный номер. Номер по каталогу пишется в углу на обратной стороне фотографии карандашом с очень мягким грифелем, при этом фотография находится на стекле, чтобы не продавить бумагу и не испортить изображение. Специальные карандаши для письма на фотографиях можно приобрести у поставщиков архивной продукции. Затем фотография в соответствии с основным содержанием определяется в одну из следующих категорий:

Тематические категории, используемые в Национальном архиве бахаи Соединенных Штатов

1. Бахаулла (включая фотографии, одежду, Писания, здания и другие предметы, ассоциируемые с Богоявлениями)
2. Баб (включая фотографии, одежду, Писания, здания и другие предметы, ассоциируемые с Богоявлениями)
3. Предыдущие Богоявления        
   1. C1. Мухаммад        
   2. C2. Христос
4. Абдул-Баха
5. Шоги Эффенди
6. Всемирный Дом Справедливости
7. Величайший Святой Лист
8. Семьи и родственники предыдущих Богоявлений
9. Семья Баба
10. Семья Бахауллы        
    1. J1. Наичистейшая Ветвь        
    2. J2. Навваб        
    3. J3. Святая Мать        
    4. J4. Братья Бахауллы
11. Баби        
    1. K1. Буквы Живого        
    2. K2. Мученики
12. Десницы Дела Божьего, Континентальная Коллегия Советников, Вспомогательные Коллегии, ассистенты членов Вспомогательных Коллегий, и т.п.
13. Национальные Духовные Собрания^[1]
14. Национальные комитеты, отделы, и издательства
15. Региональные и окружные административные институты
16. Местные Духовные Собрания
17. Местные комитеты и т.п.
18. Международные съезды
19. Международные конференции и конгрессы
20. Национальные съезды
21. Окружные съезды
22. Национальные конференции и конгрессы
23. Региональные конференции
24. Местные конференции
25. Святые места во Всемирном Центре
26. Дома Поклонения и прилегающие постройки
27. Национальные Хазратуль-Кудс^[1]
28. Местные Хазратуль-Кудс
29. Школы бахаи
30. Институты бахаи
31. Местные общины
32. Отдельные лица
33. Нарушители Завета
34. Конференции и конгрессы небахаи
35. Фотоальбомы

Эта система всего лишь пример того, как может быть организован фотоархив. Естественно, порядковые номера могут быть присвоены фотографиям вне зависимости от темы. В некоторых случаях могут понадобиться определенная сортировка и анализ, чтобы соотнести фотографии с контекстом их происхождения, включая пленку или комплект, а также источник поступления. Тематическое определение может быть дано в описании и быть доступным через базу данных или индекс, подобный приведенному выше списку, чтобы сделать пользование коллекцией удобным.

Возможно, понадобится создать отдельный каталог или компьютерную базу данных для секции с фотографиями. После того как посетитель архива выяснит, что в архиве имеются фотографии на интересующую его тему, он будет обращаться уже к конкретным папкам, чтобы найти нужные фотографии.

Национальный архив бахаи Соединенных Штатов хранит свои фотографий и негативы в папках из бескислотной бумаги, в коробах из бескислотного же материала. Папки кладутся, а не ставятся в короба. Фотографии не должны храниться на деревянных полках, так как древесина выделяет перекись, которая может повредить фотографию. Все короба, папки и конверты, используемые для хранения фотографий и негативов, должны быть изготовлены из материалов не содержащих кислоту, иначе выделяемые материалом химические вещества будут приводить к выцветанию фотографий. При работе с фотографиями и сотрудники и исследователи должны одевать хлопчатобумажные или резиновые перчатки. Это защитит фотографии от выделяемого руками жира.

Не храните фотографии и негативы в прозрачных конвертах из пергамина, таких, в которых обычно выдаются негативы после проявки их в коммерческой фотолаборатории. Также не следует использовать конверты из ацетатной плёнки. Конверты из пергамина выделяют химические вещества, а ацетатные материалы могут удерживать влагу. Пригодные конверты и бумагу для хранения фотографий можно найти в каталогах товаров для архивной деятельности.

Негативы хранятся в отдельной папке, на которой указываются номера соответствующих фотографий. Если исследователь хочет скопировать какой-либо отпечаток, необходимо использовать негатив. Если негатив не сохранился, можно сделать новый с фотографии. Этот негатив становится собственностью архива. Исследователь может использовать его для изготовления отпечатков желаемого размера. Не передавайте исследователям оригиналы фотографий во временное пользование.

[1]В алфавитном порядке по стране или местности

[1]В алфавитном порядке по странам

Обычно архивы не хранят большое количество опубликованных материалов, хотя небольшая библиотека используемой литературы иногда поддерживается для обеспечения нужд работников архива. Архивы не отделяют аннотированные книги от коллекции аннататора. Книги с автографами бахаи или книги, которые могут послужить хорошим выставочным экспонатом, также могут храниться в архиве. Большинство других печатных материалов обычно отделяется и отправляется в библиотеку или используется иным другим способом. Подобные меры необходимы ввиду ограниченности полезного пространства архива. Коллекции личных бумаг часто содержат личную библиотеку человека, а среди документов административных институтов находится большое количество книг, буклетов и периодической литературы. В небольших общинах один и тот же человек может быть назначен МДС в качестве ответственного и за архив и за библиотеку, хотя обычно предпочтительнее разделять эти обязанности.

Исследователи хотят работать и с опубликованными и с неопубликованными материалами, но обычно начинают работу с опубликованных. Поэтому крайне полезно располагать библиотеку бахаи рядом с архивом бахаи. Опубликованные материалы, поступившие в архив, могут быть переданы в библиотеку, тем самым обогатив ее фонд. Если опубликованные материалы хранятся в архиве, для их организации необходимо использовать библиотечные процедуры, такие как каталогизация, размещение и т.п.

Национальный архив бахаи Соединенных Штатов отвечает за Национальную библиотеку бахаи и использует в ней систему классификации разработанную библиотекой во Всемирном Центре в Хайфе. Копии этой системы классификации можно получить из Национального архива бахаи Соединенных Штатов по письменному запросу.[1]

[1] Система классификации, используемая в библиотеках бахаи, доступна на сайте Сообщества библиотекарей и архивистов бахаи (Network of Bahá’í Librarians and Archivists) по адресу: http://members.cox.net/bahai.libraries.archives/Classification/classification.html.

Организация магнитофонных и кинолент сходна организации памятных предметов. В каталоге необходимо для любого типа материала указывать: название, количество пленок, тип или размер пленки, а также скорости записи, дарителя, инвентарный номер и любую другую существенную техническую информацию. Последовательная нумерация должна осуществляться для каждого наименования, как это делается в других каталогах. Номер должен быть указан на каждой коробке с лентой.

Магнитные ленты, будь то аудио или видео, сохраняются всего несколько десятков лет. Архивам необходимо проверять состояние своих фондов по крайне мере каждые пять лет и перезаписывать их по мере необходимости. Аудиозаписи никогда не следует помещать вблизи сильных магнитных полей, таких, которые образуются, например, вокруг силовых электрических кабелей проложенных в стенах. При помещении лент на хранение, они должны быть не туго намотаны (т.е. не следует использовать перемотку (fast-forward или rewound)). Если этого не сделать, будут возникать деформации, когда лента станет расширяться и сжиматься при изменении влажности в помещении. Перед тем, как прослушать ленту, ее необходимо перемотать на магнитофоне, чтобы освободить имеющееся в ленте напряжение. Наилучший способ сделать это, просто прокрутить ленту на обычной скорости проигрывания и оставить на хранение «хвостом наружу», таким образом ставя слушателя перед необходимостью перематывания ленты перед прослушиванием. После того как ленту прослушали, полностью перемотайте ее без остановок, чтобы освободить ее от натяжения, возникшего в результате пауз во время прослушивания. Храните ленты вертикально, чтобы они поддерживались осью, никогда не располагайте ленты на хранение лежа.

Магнитофонные кассеты обычно сохраняются меньше, чем катушечная пленка, и чаще рвутся, т.к. магнитная лента в них тоньше. Магнитофонные кассеты, представляющие постоянную ценность, должны быть переписаны на более прочные, более стойкие ленты.

Вся кинопленка, хранящаяся в архивных целях, должна быть изготовлена на ацетатной основе. Пленки, изготовленные до 1952 г. зачастую сделаны на нитратной основе, которая очень неустойчива и легко воспламеняется. Нет никаких способов приостановить медленное разложение пленки на нитратной основе. Поэтому все такие пленки должны быть скопированы на ацетатные пленки, а оригиналы уничтожены. Один из способов определить, является ли пленка нитратной – это сжечь небольшой кусочек. Нитратная пленка сгорает быстро в ярко-желтом пламени, а пленку на ацетатной основе трудно поджечь, и она не сгорает полностью. На пленке на ацетатной основе обычно с краю имеется надпись safety film ("безопасная плёнка").

Кинопленка, в отличие от магнитной ленты, должна храниться горизонтально (лежа) в жестяных коробках, в металлических ящиках или на полках. Цветные кинопленки должны храниться в холодном помещении, таком, как морозильная камера без образования изморози, чтобы замедлить выцветание. При взятии фильма для просмотра дайте пленке полностью нагреться до комнатной температуры, перед тем как зарядить ее в проектор.