Завершающим этапом обработки архивного фонда, неважно, состоит ли он из неопубликованных документов или других материалов, является подготовка указателей. Указатели предназначены для обеспечения пользователей и сотрудников архива информацией о содержимом коллекции. С такой подробной информацией под рукой исследователь может обратиться за конкретными материалами, касающимися людей, учреждений, или предметов, которые он изучает, а не тратить время на лишние поиски. Хотя архивная наука располагает самыми различными средствами ручного поиска, четыре основных типа это – карточный каталог, опись (или реестр), указатель дат и путеводитель.

С распространением компьютеров, описи и указатели могут быть подготовлены с использованием любого стандартного программного обеспечения для обработки текста или базы данных и храниться как компьютерные файлы. Описи и указатели могут быть распечатаны для использования исследователями. Бумажные копии описей могут быть отправлены по обычной или электронной почте.

Карточный каталог предоставляет основную информацию о том, какие документы и рукописи хранятся в архиве, подобно тому, как эту функцию выполняет библиотечный каталог в отношении книг библиотеки. Карточный каталог содержит по крайне мере одну карточку с названием на каждую коллекцию, а также включает в себя карточки, делающие тематическое разбиение материалов по основным темам, именам, местам и институтам. Информация записанная в карточке является первым уровнем описания, как об этом сказано в первой главе.

Чтобы создать карточный каталог, архивист подготавливает для каждой коллекции карточку размером 7.62х12,7 см (3”x 5”) на которой указывает название коллекции, количество материала, номер коллекции, образователя коллекции, и краткое описание материалов коллекции. На тематической карточке тема печатается вначале и дается ссылка «См.: (название коллекции)». Примеры именных, по названию коллекции, и тематических карт приведены на рисунке 10. Все карточки, будь то именные или тематические, размещаются в алфавитном порядке в общем каталоге. Специализированные карточные каталоги также могут быть разработаны для других подразделений архивов, например, каталог получателей и предметный каталог для оригиналов священных Писаний или писем Шоги Эффенди. Архивы с большим количеством коллекций, возможно, будут только создавать описи и путеводители. Это позволит избежать дублирования информации между карточным каталогом и описями.

Описи, в соответствии со своим названием, предоставляют описание материала коллекции и ее темы (См. рисунок 11). Описи могут быть и краткими и подробными, в зависимости от ценности коллекции и имеющегося у архивиста времени. Описи следует выполнить для всех коллекций, имеющихся в архиве, включая личные бумаги, чтобы описи выступали в роли указателей для архивистов и помогали в работе исследователям. В описи может быть представлен один или все уровни описания, приведенные в первом параграфе в разделе «Организация архивного материала».

Опись должна начинаться с нескольких параграфов, обычно называемых «Область и содержание», в которых указывается название коллекции, объем, история, образователь, а также приводится краткое описание типа материала включенного в коллекцию. Описательный параграф в начале описи может использоваться для сообщения о различных материалах и их содержании. Здесь также можно указать примечательные данные о коллекции, которые могут заинтересовать потенциального исследователя. Всё необычное в этой коллекции, например, пробелы во временной шакале, должно быть перечислено в этом параграфе.

После описания, как правило, следует перечисление коробов и содержащихся в них папок. Список названий папок дает исследователю представление о содержании коллекции. Если позволяет время и возможности, архивист может также составить список всех писем в хронологической последовательности, чтобы помочь исследователям, заинтересованным в поиске всей корреспонденции за определенный период времени. В конце описи указывается список всех материалов, которые были отделены от коллекции и их текущее местоположение. Исследователь может воспользоваться описью для определения необходимых в его работе частей коллекции и запросить только нужный короб, а не всю коллекцию.

После того, как опись коллекции составлена, она помещается в скоросшиватель. Копия описи может храниться с коллекцией в первом коробе сверху. Все записи об изъятии материалов из коллекции и помещении их в другие части архива должны быть подшиты вместе с описью коллекции. Все описи хранятся вместе либо в отдельном ящичке в папках, либо подшиваются в кольцевой скоросшиватель.

Указатель дат – это перечень, как правило, в хронологическом порядке, отдельных документов, включающий следующую информацию: имена авторов и получателей, дату, место, краткое описание содержания, тип рукописи, и число страниц или листов. Список может быть всеобъемлющим или выборочным. Поскольку календарь перечисляет документы в хронологическом порядке, к нему необходим индекс для простоты использования. Так как на создание указателей дат уходит много времени, большинство архивов делают их только для своих самых ценных документов. В архиве бахаи указатель дат будет полезен для нахождения священных Писаниях и писем Шоги Эффенди или Всемирного Дома Справедливости. Данные для календаря могут быть сходны тому, что соответствует наименьшему уровню описание.

В путеводителе, который может публиковаться и распространяется за пределами архивов, перечисляются все коллекции, размещенные в архиве (или основных разделах архива) и дается краткое описание каждой коллекции. Для каждой коллекции указано название, количество, даритель, ограничения на использование коллекции, и краткое описание. Путеводители являются источником информации о коллекциях для исследователей и позволяют им планировать значительную часть работы до обращения в архив.

Существует и специализированное программное обеспечение для архивов, и можно воспользоваться коммерческими программами по созданию баз данных, такими как Microsoft Access. Национальный архив бахаи создал именную (но не тематическую) базу данных для всех своих фондов. Он также разработал специализированные базы данных для других типов материалов, таких как аудио записи, фильмы, плакаты и прокламации. Архив должен быть готов осуществлять перевод своих баз данных на новый вид или версию программ баз данных, чтобы база данных оставалась доступной для использования. Если Духовное Собрание имеет информационный отдел, то он может взять на себя обновление программного обеспечения.