Скорее всего, архивист будет предоставлять возможность поиска для институтов бахаи, которым он служит, т.к. администраторы бахаи, как правило, часто слишком заняты, чтобы осуществлять поиск в архивах самостоятельно. Как только различные отделы поймут, что они могут оперативно получать историческую или иную информацию из архивов, частота запросов, вероятнее всего, возрастет. Т.к. архивист лучше всех знает содержимое коллекции, он может порекомендовать те материалы из архивов, которые могут оказаться полезными Собранию, комитету или другому институту для их работы. Это усилит эффект от работы архивов ощущаемый Собранием и его подразделениями, и может повлиять в сторону увеличения количества сотрудников архива и выделяемого финансирования. По этой причине архивисту следует быть в курсе того, какие архивные материалы чаще всего бывают востребованы различными отделами, и использовать это знание для планирования приоритетов приобретения и обработки архивных материалов.

 

Архив также может предоставлять справочные услуги для других институтов бахаи и исследователей, которые не могут лично посетить архив. Запросы поступают по телефону, почте, электронной почте и факсу. Архивисту необходимо вести учет всех запросов. Журнал регистрации можно вести в виде таблицы. Иногда бывает полезным знать, ответы на какие запросы уже предоставлялись. Это поможет избежать повторной работы. Также следует вести статистику предоставляемых выписок. Подобная статистика показывает, какие темы наиболее часто запрашиваются, что поможет разработать стратегию новых приобретений и определить цели в обработке материала. Также это позволит выяснить, кто является основным потребителем услуг архива. На рисунке 12 изображен бланк справочного запроса, используемый в Национальном архиве бахаи США.

Имеется достаточно постоянный спрос на биографическую информацию, которую не всегда легко найти в материалах Духовного Собрания. Специальные коллекции могут быть созданы для хранения копий документов с биографическими данными.

Чтобы более эффективно использовать время работы архивиста, может оказаться полезным создать компьютерную базу данных для часто запрашиваемой информации, такой как список всех членов вашего Местного или Национального Духовного Собрания или даты формирования Местного Духовного Собрания.

Для тех Духовных Собраний, где имеются активные медиа-службы или издательские комитеты, архивные коллекции фотографий и биографической информации будут очень кстати для выпусков видео, журналов и других программ. Для Местных Духовных Собраний архив может быть полезным ресурсом при организации событий по провозглашению или подготовки газетных статей.

При организации, сохранении и описании архивных материалов архивист преследует одну цель: сделать коллекции доступными для исследователей. Следовательно, один из самых важных аспектов работы архивиста – это взаимодействие с исследователями и предоставление им доступа к архивным фондам. Среди пользователей архива могут быть администраторы бахаи, их помощники или комитеты, а также ученые, писатели и другие частные исследователи. Архив в консультации с институтом, которому он принадлежит, должен выработать правила, определяющие, кто может пользоваться архивом. Независимо от того, кому разрешено использовать архив, архивист обязан осуществлять строгий контроль над доступом к материалам.

Так как многие архивные материалы уникальны, контроль должен быть намного строже, чем в библиотеке, где материалы по большей части возможно заменить.

Необходимо вести учет всех, кто и когда пользуется архивом. Это можно сделать, обязав посетителей перед началом работы заполнять карточки или формы с обязательным указанием даты, имени, адреса, цели и темы исследования и требовать, чтобы они каждый раз расписывались в журнале посещений. Исследователи должны работать только под наблюдением сотрудников архива. Архивист должен вести учет того, какие коллекции использовались, когда и кем. Это можно контролировать путем заполнения исследователем бланка запроса (См. рисунок №13) для каждого затребованного документа. По мере разрушения старого мирового порядка, кража стала серьезной угрозой для архивов любого рода, и архивист должен принять меры предосторожности в отношении сохранности коллекций, за которые он несет ответственность.

Поскольку многие исследователи не знакомы с архивами и тем, как ими пользоваться, задача архивиста подготовить текст свода правил, который будет выдаваться посетителю. Среди этих правил должен быть обозначен запрет на еду, напитки и курение в помещении, где идет работа с архивными материалами. При работе с рукописями также должны быть запрещены ручки, т.к. вред причинённый документу чернилами может оказаться катастрофическим. Исследователь должен быть проинформирован относительно правил касающихся авторского права, литературной собственности и библиографического цитирования материалов с которыми он работает. Подобная информация может быть отражена в описи. Архивист должен четко объяснить, что это обязанность исследователя, а не архива, получить разрешение у обладателя литературной собственности на публикацию любой части неопубликованной рукописи. Обладателем литературной собственности обычно является автор рукописи или его наследники.

Архив может ограничить доступ к некоторым документам в целях обеспечения конфиденциальности информации или неприкосновенности частной жизни людей. Архивисту следует совместно с Духовным Собранием разработать политику доступа к документам Собрания. Обычно к документам Духовного Собрания, которые не являются публичными, доступ закрыт на определенный срок, как правило, не более пятидесяти лет, и для доступа к таким материалам необходимо получить разрешение Духовного Собрания или его секретаря. В отношении личных бумаг донор может указать ограничения во время передачи документов. Архив также может ограничить доступ к материалам, которые представляют особую ценность, хрупки или нуждаются в реставрации. С подобных материалов необходимо снять копии или сделать микрофильмы и исследователям разрешать пользоваться только копиями. Однако в архивной практике в целом стараются накладывать как можно меньше ограничений, т.к. считается, что способствовать научным исследованиям наилучшим образом можно – предоставляя свободный доступ к информации.

Архивисту следует помнить, что он в позиции служения по отношению к исследователю, но он не должен проводить исследование за него. Хотя в настоящее время это обычно не является проблемой, в будущем архивисты бахаи должны будут принимать решения о том, какие услуги их ограниченное время позволит им выполнять.