Постоянная забота архивиста – это обеспечение сохранности архивного фонда как можно более продолжительное время. Архивные материалы, будь то на бумажной, тканевой, древесной основе или сделанные из любого другого материала, имеют своих заклятых врагов: люди, огонь, вода, температура, влажность, кислота, свет, насекомые, грызуны, плесень и время. Крайне важно, чтобы архивист создал и поддерживал условия, которые бы защищали архивный фонд от этих опасностей. Архив, хранящийся в частном доме, находится в менее выгодном положении, чем архив, размещенный в здании, принадлежащим учреждению бахаи. Но архивист, тем не менее, должен приложить все усилия, чтобы обеспечить наилучшие возможные условия. Инициативный архивист, задействуя ограниченные местные ресурсы, может сделать достаточно много для обеспечения надлежащей защиты. Необходимо рассмотреть применимость следующих далее предложений к существующей ситуации.

В мире проводятся многочисленные исследования на тему сохранения различных материалов, в особенности бумаги. Поэтому архивисту необходимо знакомиться с литературой по архивистке, чтобы быть в курсе новых разработок.

В следующих параграфах предлагаются некоторые общие советы по обеспечению безопасности архива. В библиографии, помещенной в конце этого руководства, перечислены некоторые дополнительные источники, в которых более детально описываются процедуры обеспечения сохранности архивов.

Люди путем хищения, преднамеренной или непреднамеренной порчи материала могут причинить наибольший вред архиву. Работники архива должны быть бдительными и предотвращать любые из этих угроз. Все исследования должны проводиться под наблюдением, чтобы предотвратить возможное повреждение материалов. Работники архива должны видеть, как исследователи обращаются с материалами и при необходимости объяснять, почему с документами нужно обращаться с осторожностью.

Доступ к коллекциям должен быть строго контролируем, чтобы предотвратить хищения. Архивист должен вести учет использования архивных материалов, будь то внутри здания архива или за его пределами. Архивные материалы могут выноситься из помещения только по особым случаям. Исследователям можно разрешать работать с материалами только в специально предназначенном для этого месте и под наблюдением, а не в зоне хранения документов. Помещения должны запираться, а за нахождением ключей осуществляться контроль.

Существует достаточно литературы на тему предотвращения пожара, включая издания Национальной ассоциации по предотвращению пожаров.

Архивист может обратиться к подобным публикациям в отношении того, что должно быть сделано в плане противопожарной безопасности. В архивах, как минимум, должны быть установлены огнетушители. Архивист должен содержать архив в чистоте и порядке, и быть бдительным в отношении потенциальных угроз возникновения пожара, таких как неисправная электропроводка. В случае возникновения огня, первые пятнадцать минут решающие – начнется ли настоящий пожар. Поэтому важно обнаружить и выявить источник возгорания как можно скорее. Полноценные архивы, в особенности те, которые располагаются в зданиях бахаи, должны установить тепло детекторы и детекторы дыма и разбрызгиватели или другую систему автоматического пожаротушения. Также потребуется разработать план эвакуации архива на случай стихийного бедствия, чтобы быстро реагировать при приближении опасности.

Особо ценные предметы, такие как священные Писания и памятные вещи должны храниться в несгораемых шкафах, сейфах или банковских ячейках.

Все материалы должны храниться в сухом месте, в стороне от любых возможностей затопления или протекания труб. Никогда не ставьте коробки с архивными материалами прямо на пол, на случай, если в комнату проникнет вода. Имейте представление о любых потенциальных источниках затопления и знайте расположение труб сверху и в стенах, а также местоположение сточных отверстий.

Необходимо поддерживать постоянную температуру и влажность 24 часа в сутки. Гидрометры и пращевые психрометры – инструменты, которые обычно используются для измерения температуры и относительной влажности. Сейчас существуют небольшие электронные гидрометры, которые подключаются к компьютеру и позволяют создавать графики колебания температуры и влажности.

Высокие температуры опасны, потому что тепло ускоряет химическое разрушение бумаги и способствует росту плесени. Исследования показывают, что чем ниже температура, тем дольше будут сохраняться документы. Крайне важно поддерживать температуру между 60° и 70° по Фаренгейту (15-21°С). 60° – предпочтительнее, но также необходимо принимать во внимание комфорт тех, кто работает в архиве. Поэтому в рабочих областях и комнате для чтения может поддерживаться температура 68°, а где находятся полки 60°. Целесообразно, однако, не создавать большого температурного контраста между помещением для хранения и читальной комнаты, чтобы не образовывался конденсат, когда документы переносятся из холодного помещения в теплое.Следует избегать высокой относительной влажности (более 68 процентов), поскольку она будет стимулировать рост плесени. По этой причине, а также из-за опасности затопления, архивы не должны храниться в подвалах, только если уровень влажности не взят под строгий контроль, а опасность затопления сведена к минимуму. Необходимо приложить максимум усилий, чтобы поддерживать влажность на постоянном уровне, в идеале от 45 до 60 процентов.У архивиста в списке необходимого кондиционирование должно иметь высокий приоритет, чтобы можно было обеспечить поддержание постоянной температуры и влажности. Кондиционирование воздуха также может быть использовано для фильтрации аэрозолей и вредных газов, загрязняющих воздух, особенно двуокиси серы. Если постоянная система кондиционирования воздуха не представляется возможной, архивист может использовать портативные кондиционеры, увлажнители, осушители, и силикагелевые осушители. Естественно, контроль температуры и влажности должен стать приоритетом, прежде всего, в хранилищах.

Если предметы будут храниться в банковской ячейке для хранения ценностей, убедитесь, что банк имеет адекватный контроль влажности в хранилище. Старые банки, особенно те, у которых хранилище расположено ниже уровня земли, могут не иметь адекватного контроля влажности. В общем случае, старайтесь не использовать сейфы расположенные ниже уровня земли. Один из способов проверить влажность в банковском хранилище, это прийти туда в жаркий летний день и провести рукой по внешней поверхности ячеек. Если присутствуют капли влаги, ищите другой банк, т.к. в этом возможное повреждение архивных материалов практически гарантировано.

Кислота является одной из основных причин разрушения архивных материалов и, к сожалению, проблема коренится внутри большинства видов бумаг. Повреждение кислотой проявляется постепенно, поэтому его легко не заметить.

Кислота, содержащаяся в большинстве видов бумаги, разрушает волокна и делает бумагу ломкой, бумага меняет цвет и со временем рассыпается. Кислота может попасть в бумагу во время ее производства, во время нахождения бумаги в загрязнённом воздухе, содержащем двуокись серы, при использовании чернил на основе кислоты, а также путем переноса с прилегающих материалов. Кислота может остаться в бумаге после того, как она была произведена, если ее делали из древесной массы, содержащей лигнин, алюм или если в ней остались отбеливающие вещества. Дешевая бумага, как, например, газетная, производится из такой древесной массы, тогда как большинство высокосортной бумаги, которая не 100% хлопок, или новая стойкая долговечная бумага содержит проклеивающие квасцовые добавки. Чернила на основе железистых соединений галловой кислоты (Iron gall ink) дают соединения серной кислоты, которая переходит в волокна бумаги. Чернила на угольной основе, такие как тушь, обычно не содержат кислоту, хотя она может содержаться в различных современных чернилах. Из-за опасности представляющей переход кислоты, такие материалы с избыточной кислотностью, как газетные вырезки должны храниться отдельно от других документов, если конечно первые не прошли специальную обработку по раскислению. Альтернативой может служить копирование газетных статей и телеграмм на хлопковую бумагу. Если телеграмма представляет ценность сама по себе, ее следует переложить листами бескислотной бумаги.

Чтобы предотвратить переход кислоты, архивисты используют для хранения документов папки и коробки, сделанные из материалов не содержащих кислоту. Единственный способ навсегда избавиться от кислоты – раскисление. В процессе раскисления в бумагу вводят щелочной реагент, который нейтрализует имеющуюся кислоту и препятствует проникновению кислоты с других материалов.

Кислотность бумаги измеряется уровнем pH. По шкале от 1 до 14: кислотная – от 1 до 7, щелочная – от 7 до 14. Существуют специальные измерения, которые может провести архивист, чтобы определить приблизительный уровень кислотности документов или расходных материалов.