Протоколы Собрания можно считать среди самых важных документов, которые хранятся в современных архивах бахаи. Соответственно, чрезвычайно важно качество составления протоколов. Поэтому служба «Архивы — память общины» собрала на этой странице некоторые рекомендации о том, как составлять протоколы.
Эти же рекомендации подходят для составления протоколов комитета, Регсовета, а также любого другого института или агентства бахаи. Вы также можете поделиться своим опытом и впечатлениями от составления и прочтения протоколов.
Протокол Духовного Собрания
Протоколы — это запись действий Духовного Собрания. Протоколы должны быть написаны в форме, которая делает их понятными даже для читателей, которые не принимали участия во встрече. Нужно помнить о том, что протоколы — это как учебники по истории, которые будут рассказывать о развитии общины будущим поколениям. Протоколы, по возможности, должны печататься на бумаге самого высокого качества, чтобы обеспечить их долговременную сохранность.
Составление протокола
Лучше всего начинать готовить протокол еще до заседания. В протокол можно включить информацию, полученную до встречи.
Все решения и предшествующая им информация должны быть записаны. Также в протокол должны быть включены все важные нерешенные вопросы с пометкой о том, как Собрание планирует разрешить данный вопрос.
Для удобства отдельные вопросы можно разбивать на пункты: описание сути вопроса; высказанные идеи, которые могут оказаться полезными в будущем; внесенные предложения; принятые решения.
Смотрите также страницу "Ведение протоколов: в помощь Духовному Собранию"
Какую информацию указывать в протоколе
В протоколах следует четко указывать (см. Пример протокола МДС):
- Название Собрания, населенный пункт;
- Дата встречи;
- Кто присутствует. Если кто-либо из членов отсутствует, необходимо указать причину отсутствия;
- Кто из приглашенных был на встрече;
- Утверждение протокола предыдущей встречи. Любые изменения в протоколе должны быть четко записаны;
- Решения и исходные данные;
- Подпись составителя;
- Подпись председателя / зампредседателя;
Что включается в исходные данные?
В исходных данных можно указать следующую информацию:
- Объяснение рассматриваемого вопроса.
- Предыстория и факты, касающиеся вопроса.
- Что Собрание уже сделало, чтобы найти решение данного вопроса (изучило цитаты; секретарь позвонил людям, имеющим отношение к вопросу, чтобы получить дополнительную информацию; и т.п.).
- Что привело Собрание к принятию решения (краткое описание обсуждения без упоминания имен говоривших).
Советы, как составлять протоколы
Группировка информации в протоколе
Протоколы должны быть составлены таким образом, чтобы вся информация по вопросу была записана вместе. Порядок не обязательно должен соответствовать порядку рассмотрения на встрече.
Исходные данные должны быть краткими, но с достаточными деталями, чтобы любой читающий протоколы понял последующее решение. Предшествующая информация должна быть записана в протоколах рядом с самим решением, если только решение не очевидно и не требует указывания исходных данных.
Не нужно записывать весь ход дискуссии, лишние детали, упомянутые в ходе обсуждения вопроса, а также имена лиц, делающих предложения. Однако необходимо указывать имена людей, которым даются поручения или от которых были получены отчеты по особым поручениям или ситуациям.
Запись решений в протоколе
Некоторые Собрания выделяют решения в отдельные абзацы с отступом, другие Собрания печатают текст решения заглавными буквами — таким образом, видно, где предшествующая информация, а где решение Собрания. Еще одним способом выделения действий Собрания является нумерация каждого решения, которая иногда продолжается в течение года. Например: «Решение №175.8.1.1. Утвердить протокол №7/175 от 12 сентября 2018 г.» (Перед номером решения полезно добавлять еще и год по календарю Бади, чтобы потом решение можно было легко отыскать в архиве протоколов, собранном за несколько лет. После года идет номер протокола (8), номер раздела и номер решения).
Утверждение протокола
Все члены Собрания должны проверять протоколы каждой встречи. Утверждение протокола и любые необходимые изменения должны быть записаны в протоколе следующей встречи. Утвержденный протокол заверяется подписью.
Протокол должен быть написан сразу же после встречи и предоставлен членам Собрания, чтобы помочь выполнить решения, принятые во время встречи.
Как вы обеспечиваете сохранность протоколов для истории? Советы о том, как вести архив бахаи, размещены в базе знаний на сайте «Архивы — память общины». Вы также всегда можете обратиться в нашу службу за советом о том, как лучше составлять те или иные документы бахаи и сохранять их.
Также смотрите: Пример протокола Местного Духовного Собрания.
Рекомендуем для дальнейшего изучения:
- Семинар по ведению текущих документов Местного Духовного Собрания
- Рекомендуемое программное обеспечение для установки на компьютер администратора бахаи
- «Местное Духовное Собрание». Подборка исследовательского отдела Всемирного Дома Справедливости.
- Отчет Духовного Собрания (как составлять)
